文档保管管理办法

文档保管管理办法一、总则（一）目的为加强公司文档的保管与管理，确保文档的完整性、准确性和安全性，便于文档的查阅、使用和维护，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及全体员工在工作过程中形成的各类文档，包括但不限于合同协议、文件通知、报告报表、技术资料、会议纪要、人事档案等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司文档实行集中统一管理，由专门的文档管理部门负责统筹协调。2.分类管理原则：根据文档的性质、来源、用途等进行分类，便于管理和查找。3.安全保密原则：确保文档的安全，防止泄露、丢失和损坏，对涉及公司机密的文档采取严格的保密措施。4.方便利用原则：在保证安全保密的前提下，充分考虑文档的利用需求，提高文档的使用效率。二、文档分类与编号（一）分类标准1.行政类：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文等。2.人事类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。3.财务类：财务报表、预算文件、审计报告、合同等。4.业务类：与公司业务相关的各类文件，如销售合同、采购订单、项目文档等。5.技术类：技术研发资料、产品说明书、技术标准等。6.其他类：不属于以上分类的其他文档。（二）编号规则1.编号结构：采用“年份+类别代码+顺序号”的结构。2.年份：用四位数字表示文档形成的年份。3.类别代码：根据文档分类标准，用两位字母表示类别。例如，行政类为“XZ”，人事类为“RS”等。4.顺序号：按照文档形成的先后顺序，用四位数字表示。例如，2023年形成的第123号行政类文档编号为“2023XZ0123”。三、文档收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责文档的收集工作，确保本部门产生的文档及时、完整地收集上来。2.文档形成后，承办人应在规定时间内将文档交至本部门文档收集责任人处。3.对于外来文件，如政府部门的通知、合作单位的函件等，由相关部门负责签收，并及时交至文档管理部门。（二）整理要求1.文档收集责任人应按照分类标准对收集到的文档进行初步整理，剔除重复、无效的文档。2.对整理后的文档进行编号，并填写文档目录清单，注明文档名称、编号、日期、来源等信息。3.文档应按照类别顺序排列，同一类别内的文档按照编号顺序排列。四、文档保管（一）保管部门公司设立专门的文档保管室，负责公司各类文档的集中保管。文档管理部门应配备必要的保管设备，如文件柜、保险柜、防火防潮设备等。（二）保管方式1.纸质文档：按照分类顺序存放在文件柜中，确保排列整齐、便于查找。对于重要的纸质文档，应进行备份，并分别存放。2.电子文档：存储在公司的服务器或专用存储设备上，按照分类建立文件夹，进行分类存储。电子文档应定期进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。（三）保管期限1.长期保管：涉及公司核心业务、重要资产、法律纠纷等方面的文档，保管期限为永久。2.定期保管：其他文档根据其重要性和使用频率，确定保管期限。一般分为3年、5年、10年等。保管期限届满后，经文档管理部门审核，报公司领导批准后进行销毁。（四）安全管理1.文档保管室应安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保文档的安全。2.严格限制非文档管理人员进入文档保管室，确因工作需要进入的，须经文档管理部门负责人批准，并进行登记。3.定期对文档保管情况进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、文档查阅与借阅（一）查阅规定1.公司员工因工作需要查阅文档的，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅文档的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到文档管理部门查阅。2.文档管理部门应根据申请内容，提供相应的文档，并限定查阅时间和地点。查阅人员应在规定时间内归还文档，不得擅自将文档带出指定地点。3.涉及公司机密的文档，查阅人员须签署保密协议，并按照保密规定进行查阅和使用。（二）借阅规定1.公司员工因工作需要借阅文档的，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档的名称、编号、借阅期限等信息，经所在部门负责人和文档管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得在文档上涂改、污损、丢失。如发现文档有损坏或丢失情况，应及时报告文档管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员归还文档时，文档管理部门应进行认真核对，确认文档无损坏、无丢失后，予以办理归还手续。六、文档销毁（一）销毁条件1.保管期限届满的文档，经文档管理部门审核，报公司领导批准后，予以销毁。2.因公司业务调整、机构变更等原因，不再需要保存的文档，经相关部门确认后，报公司领导批准后，予以销毁。3.文档存在严重损坏、丢失等情况，无法继续使用的，经文档管理部门核实后，报公司领导批准后，予以销毁。（二）销毁程序1.文档管理部门负责编制《文档销毁清单》，注明拟销毁文档的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《文档销毁清单》经公司领导批准后，由文档管理部门组织实施销毁。销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。3.对于涉及公司机密的文档，应采用专门的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文档信息无法恢复。七、文档数字化管理（一）数字化范围根据公司实际情况，逐步推进文档的数字化管理。优先对重要的、使用频率高的文档进行数字化处理，如合同协议、财务报表、人事档案等。（二）数字化流程1.扫描录入：采用专业的扫描设备对纸质文档进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。扫描后的图像应进行格式转换，存储为通用的电子文档格式，如PDF等。2.数据录入：对扫描后的文档进行数据录入，建立文档索引，以便于查询和检索。数据录入应确保准确无误，录入完成后进行核对。3.存储管理：将数字化后的文档存储在公司的电子文档管理系统中，按照分类进行存储，并建立相应的目录结构。电子文档管理系统应具备权限管理、检索查询、备份恢复等功能。（三）数字化维护1.定期对数字化文档进行检查，确保文档的完整性和可读性。如发现文档损坏或丢失，应及时进行修复或补充。2.对电子文档管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。定期备份电子文档管理系统中的数据，防止数据丢失。八、监督与考核（一）监督检查1.文档管理部门应定期对公司各部门的文档保管与管理情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.公司内部审计部门应定期对文档管理工作进行审计，检查文档管理制度的执行情况、文档保管的安全性和完整性等，对发现的问题提出审计建议。（二）考核机制1.将文档管理工作纳入公司各部门的绩效考核体系，对文档管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励。2.对违反文档管理制度的部门和个人，视情节轻重给予批