政协文件管理办法

政协文件管理办法一、总则（一）目的为加强政协文件管理工作，确保文件的规范生成、妥善保管、高效流转和有效利用，提高政协工作的规范化、科学化水平，依据国家相关法律法规和政协工作实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于政协各级组织及所属部门在履行职能过程中形成的各类文件材料的管理，包括但不限于政协全体会议、常委会议、主席会议等重要会议文件，提案、调研报告、视察报告等工作文件，以及各类函件、通知、简报等日常文件。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和政协章程，确保文件管理工作合法合规。2.集中统一原则：政协文件实行集中统一管理，明确管理职责，避免文件分散、混乱。3.高效规范原则：优化文件管理流程，提高文件处理效率，保证文件管理工作规范有序。4.安全保密原则：加强文件安全保密措施，防止文件丢失、泄露和损坏，确保文件信息安全。二、文件的形成与处理（一）文件起草1.明确职责：文件起草工作由相关职能部门或具体承办人员负责，根据工作需要和领导要求确定文件主题、内容框架和起草思路。2.深入调研：起草人员应开展必要的调查研究，收集相关资料，确保文件内容真实、准确、全面，具有针对性和可操作性。3.规范格式：文件起草应符合国家公文格式标准和政协文件排版要求，做到字体规范、排版整齐、页面清晰。（二）文件审核1.初审：文件起草完成后，由起草部门负责人进行初审，重点审核文件内容是否符合工作要求、逻辑是否清晰、文字表述是否准确等，提出修改意见。2.复审：初审通过的文件，提交给相关业务分管领导进行复审，对文件的政策依据、重要观点、工作措施等进行把关，确保文件质量。3.终审：复审后的文件，报政协主要领导进行终审，主要领导对文件的整体框架、核心内容和发文必要性等进行审定，签署审批意见。（三）文件签发1.签发权限：根据文件内容和性质，明确不同文件的签发权限。重要文件由政协主要领导签发；一般性文件由分管领导签发；涉及多个部门的联合发文，由相关部门负责人会签后，报分管领导或主要领导签发。2.签发程序：文件签发人应认真审阅文件内容，确认无误后签署姓名和日期。如对文件内容有修改意见，应及时反馈给起草部门进行修改完善后再行签发。（四）文件印发1.编号登记：文件签发后，由办公室负责对文件进行编号登记，建立文件管理台账，记录文件的文号、标题、发文日期、发文部门、主送单位、抄送单位等信息。2.排版印刷：根据文件签发意见，办公室对文件进行排版印刷，确保文件格式规范、字迹清晰、装订整齐。3.分发传递：文件印发后，按照文件规定的主送单位、抄送单位进行分发传递。重要文件可通过专人送达、机要交换等方式传递；一般性文件可通过公文系统、电子邮件等方式发送。三、文件的分类与编号（一）文件分类1.按文件性质分类：分为政协工作文件、行政事务文件、业务指导文件等。2.按文件密级分类：分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公开文件等。3.按文件来源分类：分为上级来文、本级发文、平行文等。4.按文件时间分类：分为年度文件、季度文件、月度文件等。（二）文件编号1.文号编制规则：文件文号由发文机关代字、年份、序号组成。发文机关代字应简洁明了、易于识别；年份应采用公元纪年全称，并用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位，不加“第”字。2.编号方法：办公室负责按照文号编制规则为每份文件编制唯一的文号，并在文件管理台账中进行记录。四、文件的收文与传阅（一）收文登记1.渠道与范围：通过机要交换、公文系统、邮寄等渠道接收的文件，由办公室专人负责签收登记。收文范围包括上级来文、平行单位来文、下级单位报送的文件等。2.登记内容：详细记录文件的来文机关、文号、标题、发文日期、密级、份数、附件等信息，确保收文信息完整准确。（二）文件传阅1.传阅流程：办公室收到文件后，根据文件内容和领导分工，确定传阅范围，填写《文件传阅单》，将文件呈送相关领导传阅。领导传阅文件时应在《文件传阅单》上签署姓名和日期，注明传阅意见。2.跟踪催办：办公室负责对文件传阅情况进行跟踪催办，及时提醒领导传阅文件，确保文件传阅及时、高效，避免文件积压。3.传阅记录：建立文件传阅记录档案，详细记录文件传阅的时间、地点、人员、传阅意见等信息，以便查询和追溯。五、文件的归档与保管（一）归档范围1.重要会议文件：政协全体会议、常委会议、主席会议等重要会议形成的会议通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。2.工作文件：提案、调研报告、视察报告、建议案等工作文件，以及各类工作计划、总结、统计报表等文件材料。3.日常文件：各类函件、通知、简报、请示、批复等日常文件材料。4.其他文件：与政协工作相关的重要文件、资料、照片、音像等。（二）归档要求1.整理规范：归档文件应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，进行系统排列。2.质量要求：归档文件应齐全完整、真实准确、字迹清晰，载体应符合耐久性要求。3.时间要求：每年定期对当年形成的文件进行归档整理，确保归档工作及时、规范。（三）保管期限1.永久保管：反映政协重要职能活动、具有长远利用价值的文件材料，如政协章程、重要会议决议、重大历史事件记录等，应永久保管。2.长期保管：在较长时间内对政协工作有查考利用价值的文件材料，如一般性会议文件、重要工作文件等，保管期限为30年。3.短期保管：在较短时间内对政协工作有参考价值的文件材料，如日常文件、临时性工作文件等，保管期限为10年。（四）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保纸质档案的安全保管。2.电子档案保管：建立电子档案管理系统，对电子文件进行分类存储、备份管理，确保电子档案的可读性和完整性。同时，定期对电子档案进行检测和维护，防止数据丢失或损坏。六、文件的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅：政协机关工作人员因工作需要查阅文件，可在档案管理人员的协助下，按照规定程序进行查阅。查阅重要文件应经相关领导批准。2.外部查阅：外单位因工作需要查阅政协文件，应提前向政协办公室提出申请，说明查阅目的、范围和时间等，经政协分管领导批准后，在指定地点查阅，并由档案管理人员现场监督。查阅绝密文件须经政协主要领导批准。（二）查阅登记1.查阅登记内容：对文件查阅情况进行详细登记，记录查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅文件名称、查阅目的、查阅意见等信息。2.查阅记录保管：查阅登记记录应妥善保管，保存期限与文件保管期限相同，以便日后查询和统计。（三）文件利用1.提供服务：档案管理人员应根据查阅人的需求，及时、准确地提供所需文件，并做好文件的借阅、归还等服务工作。2.利用反馈：鼓励查阅人对文件利用情况提出意见和建议，档案管理人员应及时整理反馈，不断改进文件管理和服务工作。七、文件的保密与销毁（一）保密措施1.人员管理：加强对文件管理人员的保密教育，签订保密责任书，明确保密责任和义务，提高保密意识。2.场所管理：档案库房应设置门禁系统，安装监控设备，确保档案库房安全。对涉及机密文件的处理场所应进行单独隔离，严格限制人员进出。3.文件管理：严格按照文件密级进行分类保管，对绝密文件实行专人专管、专柜存放。在文件传递、传阅、使用过程中，采取必要的保密措施，防止文件泄露。（二）销毁程序1.鉴定审批：定期对保管期满或已失去保存价值的文件进行鉴定，提出销毁意见，报经政协领导批准。2.销毁实施：对批准销