执业印章管理办法

执业印章管理办法总则目的为加强公司执业印章的管理，规范执业印章的使用，维护公司的合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司内部各部门、分支机构以及所有涉及使用执业印章的人员。定义本办法所称执业印章，是指公司在开展业务活动过程中，用于证明公司身份、资质、授权等具有法律效力的印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。管理原则执业印章的管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。公司设立专门的印章管理部门，负责执业印章的统一管理；各部门、分支机构按照职责权限，负责本部门印章的日常使用和管理；公司审计、监察等部门负责对执业印章的使用情况进行监督检查。印章的刻制与启用印章刻制1.公司因业务需要刻制执业印章时，由使用部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格、材质等信息，并经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.审批通过后，由印章管理部门统一到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须严格按照公司提供的印章样式、规格、材质等要求进行制作，确保印章质量。3.印章刻制完成后，印章管理部门应及时将印章取回，并进行登记备案。登记内容包括印章名称、编号、规格、材质、刻制日期、领取人等信息。印章启用1.新刻制的执业印章启用前，印章管理部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，印章管理部门应将印章启用的相关信息通知公司内部各部门、分支机构以及相关人员，并在公司内部发布启用公告。公告内容包括印章名称、启用日期、使用范围、管理部门及联系方式等。3.印章启用后，印章管理部门应将印章的印模留存一份，作为印章使用的样本和备案依据。同时，应将印章的相关信息录入公司印章管理系统，实现信息化管理。印章的保管保管部门公司设立专门的印章保管部门，负责执业印章的统一保管。印章保管部门应指定专人负责印章的日常保管工作，确保印章安全。保管要求1.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告印章管理部门，并采取相应的措施进行处理。印章交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、编号、规格、材质、数量、交接日期等信息，并经交接双方签字确认。2.交接清单一式三份，交接双方各执一份，印章管理部门留存一份。交接完成后，印章管理部门应及时对印章的使用情况进行检查，确保印章交接过程中无异常情况。印章的使用使用范围执业印章的使用必须严格按照公司规定的使用范围进行，不得超出规定范围使用。具体使用范围如下：1.公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；公司内部的重要文件、报告、通知等的发布；公司对外的各类证明、介绍信等的开具。2.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。3.财务专用章：用于公司财务收支、结算、报销等业务的印章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关业务的印章。使用流程1.用印申请：使用部门或个人需要使用执业印章时，应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.审批签字：公司分管领导根据用印申请的内容进行审批，在《用印申请表》上签字确认。如涉及重大事项或金额较大的合同等，需经公司法定代表人审批签字。3.印章使用：印章保管人员根据审批通过的《用印申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖相应的印章，并在《用印登记簿》上进行登记。登记内容包括用印日期、用印事项、用印文件名称、份数、用印人等信息。4.用印监督：印章使用过程中，印章保管人员应进行现场监督，确保用印文件与《用印申请表》内容一致，用印位置正确，印章加盖清晰、完整。5.用印文件存档：用印完成后，印章保管人员应将用印文件及《用印申请表》等相关资料进行整理归档，妥善保管。特殊情况用印1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程进行用印审批时，使用部门或个人应电话请示公司分管领导同意后，先进行用印，并在事后及时补办用印审批手续。2.因业务需要在异地用印时，使用部门或个人应提前与印章管理部门沟通协调，并按照印章管理部门的要求进行操作。异地用印时，应确保用印过程的安全、规范，并及时将用印情况反馈给印章管理部门。印章的停用与销毁停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用执业印章时，由印章管理部门填写《印章停用申请表》，注明印章名称、停用日期、停用原因等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，印章管理部门应及时将印章停用的相关信息通知公司内部各部门、分支机构以及相关人员，并在公司内部发布停用公告。公告内容包括印章名称、停用日期、停用原因、管理部门及联系方式等。3.印章停用后，印章保管人员应将印章妥善保管，不得擅自使用或丢弃。销毁1.对于已停用且不再使用的执业印章，由印章管理部门提出销毁申请，填写《印章销毁申请表》，注明印章名称、编号、规格、材质、停用日期、销毁原因等信息，并经公司分管领导审批。2.审批通过后，印章管理部门应会同公司审计、监察等部门，按照规定的程序对印章进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存记录。3.印章销毁完成后，印章管理部门应填写《印章销毁清单》，详细记录印章名称、编号、规格、材质、销毁日期、销毁方式等信息，并经销毁人员签字确认。销毁清单一式三份，印章管理部门、审计部门、监察部门各执一份。监督检查与责任追究监督检查1.公司审计、监察等部门应定期对执业印章的管理和使用情况进行监督检查，检查内容包括印章的保管、使用、交接、停用、销毁等环节。2.监督检查过程中，发现问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。对于违反印章管理规定的行为，应及时进行纠正，并按照相关规定进行处理。责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管执业印章，或因保管不善导致印章遗失、损坏等情况，给公司造成损失的，公司将依法追究相关责任人的责任。2.构成犯罪的，将依法移送司法机关追究刑事责