招标费用管理办法

招标费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司招标费用管理，规范招标活动中的费用支出，提高资金使用效益，确保招标工作合法、合规、高效进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司范围内所有招标项目的费用管理，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等各类招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：招标费用的管理必须符合国家法律法规和行业标准的要求，确保各项费用支出合法合规。2.合理性原则：费用预算和支出应根据招标项目的实际需求和市场行情进行合理安排，避免浪费和不合理支出。3.效益性原则：通过科学管理招标费用，提高资金使用效益，实现公司资源的优化配置。4.公开透明原则：招标费用的预算、审批、支付等环节应公开透明，接受公司内部监督和审计。二、管理职责（一）招标管理部门1.负责制定招标计划，明确招标项目的范围、方式、时间等要求。2.组织编制招标文件，对招标文件中的费用条款进行审核。3.负责招标活动的组织实施，包括发布招标公告、资格预审、开标、评标等工作。4.协助财务部门进行招标费用的预算编制和控制，提供相关费用数据和信息。5.负责与中标单位签订合同，对合同中的费用条款进行审核。（二）财务部门1.负责招标费用预算的编制、审核和汇总，纳入公司年度预算管理。2.按照财务制度和本办法的规定，对招标费用进行核算、支付和监督。3.定期对招标费用的使用情况进行分析和评价，为公司决策提供财务数据支持。4.协助招标管理部门对招标文件和合同中的费用条款进行审核，提出财务意见和建议。（三）审计部门1.负责对招标费用的预算执行情况和使用效果进行审计监督。2.对招标活动中的违规违纪行为进行调查和处理，提出审计意见和建议。3.协助完善招标费用管理制度，促进公司内部管理的规范化和科学化。（四）其他部门1.根据招标项目的需求，提供相关技术参数、规格要求等信息，参与招标文件的编制和评审工作。2.配合招标管理部门做好招标活动的组织实施工作，对招标过程中的相关事项进行协助和支持。3.按照合同约定，负责对中标单位提供的货物、工程或服务进行验收，确保符合要求。三、招标费用预算管理（一）预算编制1.招标管理部门应根据公司年度工作计划和业务发展需要，提前制定招标计划，并将招标项目的详细信息提供给财务部门。2.财务部门结合招标计划和市场行情，对招标费用进行分类预测，编制招标费用预算草案。预算内容应包括招标文件编制费、招标公告发布费、资格预审费、评标费、中标服务费、合同公证费、其他相关费用等。3.招标费用预算草案应经招标管理部门、财务部门和相关部门审核后，报公司管理层审批。审批通过后的预算作为招标费用控制的依据。（二）预算调整1.在招标项目实施过程中，如因特殊原因需要调整招标费用预算，招标管理部门应提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。2.财务部门对预算调整申请进行审核，并根据公司财务状况和资金安排提出意见。3.预算调整申请经公司管理层审批后，方可实施。调整后的预算应及时通知相关部门和人员。（三）预算执行与控制1.招标管理部门应严格按照批准的招标费用预算组织实施招标活动，控制各项费用支出。如遇预算不足的情况，应及时申请追加预算。2.财务部门应建立招标费用台账，对每笔费用的支出进行详细记录，并定期与招标管理部门核对账目。3.审计部门应定期对招标费用预算的执行情况进行检查和监督，发现问题及时督促整改，确保预算执行的严肃性。四、招标费用支出管理（一）招标文件编制费1.招标文件编制费用应根据招标项目的复杂程度、规模大小等因素合理确定。一般情况下，可委托专业招标代理机构或自行组织编制。2.如委托招标代理机构编制招标文件，应签订委托合同，明确服务内容、收费标准、支付方式等条款。支付费用时，应提供合法有效的发票和相关服务成果文件。3.自行组织编制招标文件的，应按照公司内部规定的流程进行审批，并对编制过程中的费用支出进行控制。（二）招标公告发布费1.招标公告应在国家指定的媒介或公司认可的其他媒体上发布。发布费用应根据媒体的类型、版面大小、发布时间等因素确定。2.发布招标公告前，应填写《招标公告发布申请表》，经招标管理部门负责人审核后，报公司管理层审批。审批通过后，由专人负责办理发布手续，并及时支付发布费用。3.应妥善保存招标公告发布的相关凭证，包括媒体的收费发票、发布页面截图等，作为费用报销的依据。（三）资格预审费1.对于需要进行资格预审的招标项目，应合理确定资格预审文件的编制和评审费用。2.资格预审文件编制费用的支付方式和管理要求与招标文件编制费相同。评审费用应根据参与评审的专家人数、评审时间等因素计算，并按照公司规定的标准支付给评审专家。3.支付资格预审评审费用时，应提供专家评审意见、评审签到表等相关资料，确保费用支出的合理性和真实性。（四）评标费1.评标费用是指支付给评标委员会成员的劳务报酬和相关费用。评标委员会成员应从公司建立的专家库中随机抽取，并严格按照评标程序进行评标。2.评标费用的标准应符合国家和地方有关规定，并在招标文件中明确公布。支付评标费用时，应提供评标报告、评标委员会成员签到表、专家评审费发放表等相关资料。3.严禁向评标委员会成员发放任何形式的额外报酬或礼品，确保评标活动的公正性和客观性。（五）中标服务费1.中标服务费是指招标人与中标人签订合同后，按照合同约定支付给中标人的费用。中标服务费的收取标准应在招标文件中明确规定，并符合国家和地方有关规定。2.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，按照合同约定缴纳中标服务费。招标人应在收到中标服务费后，及时向中标人开具发票。3.如中标人未按时缴纳中标服务费，招标人有权按照合同约定采取相应的措施，如没收投标保证金、追究违约责任等。（六）合同公证费1.对于涉及重大经济利益或法律关系复杂的招标项目，可根据需要办理合同公证手续。合同公证费用应根据公证机构的收费标准确定。2.办理合同公证前，应填写《合同公证申请表》，经招标管理部门和财务部门审核后，报公司管理层审批。审批通过后，由专人负责办理公证手续，并支付公证费用。3.应妥善保存合同公证书及相关费用凭证，作为合同管理和费用报销的依据。（七）其他相关费用1.招标活动中发生的其他相关费用，如场地租用费、设备租赁费、差旅费等，应按照公司相关规定进行审批和报销。2.各项费用的支出应严格控制在预算范围内，不得擅自扩大开支范围或提高标准。如因特殊情况需要增加费用支出，应按照预算调整的程序进行审批。五、支付与结算管理（一）支付申请1.招标费用支出前，承办部门应填写《招标费用支付申请表》，详细说明费用的用途、金额、支付对象等信息，并附上相关的合同、发票、审批文件等资料。2.《招标费用支付申请表》应按照公司内部审批流程进行签字审批，确保支付申请的真实性、合法性和准确性。（二）支付审核1.财务部门收到支付申请后，应按照财务制度和本办法的规定进行审核。审核内容包括费用的合理性、支付凭证的真实性和完整性、审批手续的合规性等。2.如发现支付申请存在问题，财务部门应及时与承办部门沟通，要求其补充或更正相关资料。审核通过后的支付申请方可进行支付。（三）支付方式1.招标费用的支付方式应根据合同约定和公司财务制度执行。一般情况下，可采用银行转账、支票、汇票等方式支付。2.支付金额较大的招标费用，应采用银行转账方式支付，并确保资金的安全和及时到账。（四）结算管理1.招标项目结束后，承办部门应及时与中标单位或相关服务提供商进行结算。结算内容包括合同价款、变更费用、质保金等。2.结算过程中，应严格按照合同约定进行核对和支付。如发现问题，应及时与对方协商解决，确保结算工作的顺利进行。3.财务部门应定期对招标项目的结算情况进行清理和核对，确保账目清晰、准确。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门应定期对招标费用的管理情况进行审计监督，检查费用预算的执行情况、支出的合规性、支付手续的完整性等。2.审计部门可通过查阅账目、核对凭证、实地走访等方式进行审计，并出具审计报告。对审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改。（二）外部监督1.招标活动应接受国