招标档案管理办法

招标档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司招标档案管理，规范招标档案整理、归档、保管和利用等工作，确保招标档案的完整、准确、系统和安全，提高公司招标工作的效率和质量，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司范围内各类招标项目档案的管理，包括工程建设项目招标、货物采购招标、服务采购招标等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司招标档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、归档、保管和提供利用。2.完整性原则确保招标档案全面、完整地反映招标活动的全过程，包括招标前期文件、招标公告、投标文件、评标报告、中标通知书等各类文件资料。3.准确性原则招标档案内容应真实、准确，与招标活动实际情况相符，不得虚假、篡改。4.规范性原则严格按照国家法律法规、行业标准及公司规定的程序和要求进行招标档案管理，确保档案格式规范、标识清晰、分类合理。5.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的招标档案，应严格保密，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善公司招标档案管理制度，并组织实施。2.负责招标档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，建立健全招标档案管理台账。3.对招标档案进行分类、编号、编目，编制检索工具，方便档案的查询和利用。4.定期对招标档案进行检查、鉴定，对已超过保管期限的档案，按照规定进行销毁处理。5.负责为公司内部各部门及外部相关单位提供招标档案查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。6.组织开展招标档案管理培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。（二）招标业务部门职责1.负责本部门招标项目文件资料的收集、整理，并在招标活动结束后及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好招标档案的整理、归档等工作，提供必要的业务指导和支持。3.按照档案管理部门的要求，及时补充、完善招标档案中存在的缺项或不规范之处。4.在办理招标业务过程中，严格遵守档案管理规定，确保文件资料的形成、积累和归档工作与招标活动同步进行。（三）监督检查部门职责1.负责对公司招标档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合法律法规和公司制度要求。2.对违反招标档案管理规定的行为进行查处，提出整改意见并督促落实。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标前期文件包括招标项目立项批复、可行性研究报告、资金来源证明、招标方案等。2.招标公告包括招标公告、资格预审公告、变更公告等。3.投标文件包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等。4.评标文件包括评标委员会组成名单、评标办法、评标记录、评标报告等。5.中标文件包括中标通知书、中标合同等。6.其他相关文件包括答疑纪要、澄清文件、投诉处理决定等。（二）收集要求1.招标业务部门应指定专人负责招标项目文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.收集的文件资料应真实、有效，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照公司电子档案管理规定进行存储和备份。（三）整理原则1.遵循文件形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.分类按照招标项目的性质、类别、时间等因素进行分类，如工程建设项目招标可分为建筑工程、安装工程、市政工程等类别；货物采购招标可分为设备采购、材料采购等类别。2.编号为每份招标档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用“年份+项目类别代码+顺序号”的形式，如“2023G001”，其中“2023”表示年份，“G”表示工程建设项目类别代码，“001”表示顺序号。3.编目编制招标档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写文件形成的日期。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，不得使用金属钉装订。四、档案归档（一）归档时间招标业务部门应在招标活动结束后[X]个工作日内，将整理好的招标档案移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.招标业务部门填写《招标档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、编号等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对，确认无误后在《招标档案移交清单》上签字盖章。3.档案管理部门按照规定的整理方法对归档档案进行进一步整理、编目，并将其放入专门的档案柜或存储设备中保管。五、档案保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司重大权益、重要资产、核心技术等具有长期保存价值的招标档案，应永久保管。2.定期保管其他招标档案的保管期限为[X]年，自档案形成之日起计算。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.电子档案应存储在安全可靠的存储设备中，并定期进行备份，备份数据应异地存放。（三）档案保管要求1.按照档案编号顺序排列档案，便于查找和管理。2.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息。3.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。六、档案利用（一）利用原则1.严格遵守国家法律法规和公司保密制度，确保档案信息安全。2.本着方便工作、提高效率的原则，为公司内部各部门及外部相关单位提供档案利用服务。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅招标档案的，可按照规定办理相关手续。2.外部相关单位因审计、监督、纠纷处理等需要查阅、借阅招标档案的，应经公司相关部门批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（三）利用程序1.查阅程序（1）查阅人填写《招标档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。（2）申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。（3）档案管理部门对申请表进行审核，符合条件的，安排专人陪同查阅，并在指定地点查阅档案。查阅人不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。（4）查阅结束后，查阅人应在《招标档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅程序（1）借阅人填写《招标档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息。（2）申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。（3）档案管理部门将档案借给借阅人，并在《招标档案借阅登记表》上登记借阅日期、归还日期、借阅人等信息。（4）借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并按照公司规定进行处理。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立由档案管理部门、招标业务部门、监督检查部门等相关人员组成的档案鉴定小组，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.已超过保管期限，且确无保存价值的档案。2.重复、冗余或内容不完整，无法反映招标活动真实情况的档案。3.因保管不善等原因导致档案损坏、变质，无法修复的档案。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，编制《到期档案鉴定清单》，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对《到期档案鉴定清单》中的档案进行逐一鉴定，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据档案鉴定小组的鉴定意见，对确无保存价值的档案进行登记造册。（四）销毁程序1.编制《招标档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.《招标档案销毁清单》经档案管理部门