报账凭证管理办法

报账凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司报账凭证的管理，规范报账行为，保证会计信息的真实、准确、完整，提高财务管理水平和资金使用效益，根据国家有关法律法规和财务制度，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司等（以下统称“各单位”）的报账凭证管理。（三）基本原则1.合法性原则：报账凭证必须符合国家法律法规和财务制度的规定。2.真实性原则：报账凭证所反映的经济业务必须真实发生，内容完整、准确。3.完整性原则：报账凭证应具备规定的要素，手续齐全。4.及时性原则：报账凭证应在规定的时间内取得或填制，并及时报账。二、报账凭证的种类及基本要求（一）种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票等。2.财政票据：如行政事业性收费票据、政府性基金票据等。3.自制凭证：如工资表、奖金发放表、差旅费报销单、费用报销单、借款单等。4.其他凭证：如收据、火车票、飞机票、船票、完税凭证等。（二）基本要求1.发票发票必须是由税务机关统一印制的，并加盖发票专用章。发票内容应填写齐全，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、合计金额、价税合计（大写、小写）、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等。发票上的字迹应清晰，不得压线、错格。发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票。取得的增值税专用发票应在规定的时间内进行认证抵扣。2.财政票据财政票据必须是由财政部门统一印制的，并加盖财政票据监制章。财政票据内容应填写齐全，包括票据名称、票据号码、开票日期、交款人、项目、金额、执收单位、收款人、票据监制章等。财政票据上的字迹应清晰，不得涂改、刮擦、挖补。3.自制凭证自制凭证应具备规定的要素，包括凭证名称、填制日期、编号、经济业务内容摘要、金额、填制单位或部门、填制人、经办人的签名或盖章等。自制凭证的格式应符合公司财务制度的规定，内容应真实、准确、完整。自制凭证应由相关负责人审核签字后，方可作为报账依据。4.其他凭证其他凭证应具备规定的要素，如火车票、飞机票、船票等应注明日期、出发地、目的地、票价、座位号等；完税凭证应注明税种、税目、税款所属期、实缴税额等。其他凭证的内容应真实、准确、完整，符合相关法律法规和财务制度的规定。三、报账凭证的取得与填制（一）取得1.各单位在购买商品、接受服务以及从事其他经营活动支付款项时，应当向收款方取得发票。取得发票时，不得要求变更品名和金额。2.不符合规定的发票，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。3.从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或盖章。对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章。4.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。5.一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。6.发生销货退回的，除填制退货发票外，还必须有退货验收证明；退款时，必须取得对方的收款收据或者汇款银行的凭证，不得以退货发票代替收据。7.职工公出借款凭据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款收据。8.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。（二）填制1.自制凭证应按照规定的格式和内容进行填制，做到字迹清晰、内容完整、数字准确、手续完备。2.记账凭证应根据审核无误的原始凭证填制，摘要应简明扼要，能准确反映经济业务的内容；会计分录应正确无误，借贷方金额应相等。3.记账凭证应连续编号，以便于查找和核对。编号方法可以采用顺序编号法、分数编号法等。4.记账凭证填制完毕后，应进行审核。审核的内容包括：记账凭证是否附有原始凭证，原始凭证的内容是否与记账凭证相符；记账凭证的会计分录是否正确，借贷方金额是否相等；记账凭证的摘要是否简明扼要，能准确反映经济业务的内容；记账凭证的编号是否连续，有无重号、漏号等情况。四、报账凭证的审核（一）审核内容1.合法性审核：审核报账凭证是否符合国家法律法规和财务制度的规定，是否有违反财经纪律的行为。2.真实性审核：审核报账凭证所反映的经济业务是否真实发生，内容是否完整、准确，有无虚假、伪造等情况。3.完整性审核：审核报账凭证应具备的要素是否齐全，手续是否完备，如发票是否加盖发票专用章、自制凭证是否有相关负责人签字等。4.准确性审核：审核报账凭证的金额计算是否准确，大小写金额是否一致，会计分录是否正确等。5.及时性审核：审核报账凭证是否在规定的时间内取得或填制，并及时报账。（二）审核流程1.报账人应将报账凭证整理齐全后，填写费用报销单或借款单等自制凭证，并签字确认。2.部门负责人应根据本部门的业务情况，对报账凭证的真实性、合理性进行审核，并签字确认。3.财务部门应指定专人对报账凭证进行审核，审核内容包括合法性、完整性、准确性、及时性等。审核无误后，在费用报销单或借款单等自制凭证上签字，并加盖“审核”章。4.财务负责人应对审核后的报账凭证进行复审，重点审核重大经济事项、金额较大的支出等。复审无误后，在费用报销单或借款单等自制凭证上签字，并加盖“复审”章。5.公司领导应根据公司的财务制度和审批权限，对报账凭证进行审批。审批通过后，在费用报销单或借款单等自制凭证上签字，并加盖“审批”章。（三）审核结果处理1.经审核无误的报账凭证，财务部门应及时办理报销或付款手续。2.经审核发现报账凭证存在问题的，应及时与报账人沟通，要求其补充或更正相关凭证。如报账人拒绝补充或更正，财务部门有权拒绝报销或付款。3.对于违反财经纪律的报账凭证，财务部门应及时向上级领导报告，并按照相关规定进行处理。五、报账凭证的传递与保管（一）传递1.报账人应将整理好的报账凭证及时传递给部门负责人进行审核。2.部门负责人审核通过后，应将报账凭证传递给财务部门进行审核。3.财务部门审核通过后，应将报账凭证传递给财务负责人进行复审。4.财务负责人复审通过后，应将报账凭证传递给公司领导进行审批。5.公司领导审批通过后，应将报账凭证传递回财务部门进行报销或付款处理。（二）保管1.财务部门应指定专人负责报账凭证的保管工作，确保报账凭证的安全、完整。2.报账凭证应按照类别、年度、月份等进行分类整理，并装订成册。装订时应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止号码等。3.报账凭证的保管期限应按照国家有关法律法规和财务制度的规定执行。一般情况下，原始凭证的保管期限为30年，记账凭证的保管期限为30年。4.保管期满的报账凭证，应按照规定的程序进行销毁。销毁时应编制销毁清册，报经单位负责人批准后，由专人负责监销。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期或不定期对各单位的报账凭证管理情况进行审计监督，检查报账凭证的取得、填制、审核、传递、保管等环节是否符合规定。2.财务部门应加强对报账凭证的日常管理，定期对报账凭证进行自查，发现问