拍摄费用管理办法

拍摄费用管理办法一、总则（一）目的为加强公司拍摄费用的管理，规范拍摄费用的支出行为，提高资金使用效益，确保拍摄工作的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及拍摄活动所产生的费用管理，包括但不限于广告拍摄、宣传片拍摄、活动记录拍摄、产品展示拍摄等各类拍摄项目。（三）基本原则1.预算控制原则拍摄费用应纳入公司年度预算管理，严格按照预算安排支出，确保费用支出在预算范围内。2.合规性原则拍摄费用的支出必须符合国家法律法规、财务制度以及行业相关标准的要求。3.效益性原则在保证拍摄质量的前提下，合理控制拍摄成本，提高资金使用效益，力求以最小的投入获得最大的产出。4.审批流程规范原则明确拍摄费用的审批流程，确保每一笔费用支出都经过严格的审核和批准，防止不合理支出。二、职责分工（一）拍摄项目发起部门1.负责拍摄项目的策划和需求提出，明确拍摄的目的、内容、要求等。2.按照公司预算管理要求，编制拍摄项目费用预算，提交至财务部门审核。3.负责拍摄项目的组织实施，包括选择合适的拍摄团队、签订拍摄合同等。4.对拍摄项目的费用支出进行初步审核，确保费用支出与拍摄内容相符，并及时提交相关费用报销凭证至财务部门。（二）财务部门1.负责审核拍摄项目费用预算，提出预算调整意见，确保预算的合理性和可行性。2.对拍摄费用报销凭证进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性，按照财务制度规定办理报销手续。3.定期对拍摄费用进行统计分析，提供费用支出情况报告，为公司决策提供数据支持。4.监督拍摄费用的使用情况，对违反规定的费用支出有权拒绝报销，并及时向上级汇报。（三）审批部门1.根据公司授权，对拍摄项目的必要性、预算合理性、合同条款等进行审批，确保拍摄项目符合公司整体战略和业务需求。2.对拍摄费用报销进行最终审批，签署审批意见，决定费用是否予以报销。三、拍摄费用预算管理（一）预算编制1.拍摄项目发起部门应在拍摄项目启动前，根据拍摄项目的详细需求和预计工作量，编制拍摄费用预算。预算应包括但不限于拍摄设备租赁费用、拍摄人员劳务费用、道具服装费用、场地租赁费用、后期制作费用等各项明细。2.预算编制应充分考虑市场行情和历史数据，确保预算的准确性和合理性。同时，应预留一定的弹性空间，以应对可能出现的预算调整情况。3.拍摄费用预算应按照公司财务预算编制要求进行格式规范和内容填写，提交至财务部门审核。（二）预算审核1.财务部门收到拍摄项目费用预算后，应组织相关人员对预算进行审核。审核内容包括预算项目的合理性、费用标准的合规性、预算金额的准确性等。2.对于预算金额较大或存在疑问的项目，财务部门可要求拍摄项目发起部门提供详细的预算说明和相关依据，必要时可进行实地调研或市场询价。3.财务部门根据审核结果，提出预算调整意见，反馈给拍摄项目发起部门。拍摄项目发起部门应根据反馈意见对预算进行修改和完善，重新提交审核。（三）预算执行1.拍摄项目费用预算经审核批准后，应严格按照预算执行。拍摄项目发起部门不得擅自调整预算，如因特殊原因需要调整预算，应按照公司预算调整流程办理相关手续。2.在拍摄项目实施过程中，拍摄项目发起部门应密切关注费用支出情况，及时掌握预算执行进度。如发现费用支出可能超出预算，应及时采取措施进行控制，并向财务部门和审批部门报告。3.财务部门应定期对拍摄项目费用预算执行情况进行检查和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进建议。（四）预算调整1.因拍摄项目需求变更、市场价格波动、不可抗力等原因导致原预算无法满足拍摄项目实际需要时，拍摄项目发起部门可提出预算调整申请。2.预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的项目和金额，并提供相关证明材料。申请经拍摄项目发起部门负责人签字后，提交至财务部门审核。3.财务部门对预算调整申请进行审核后，提出审核意见，报审批部门审批。审批部门根据公司实际情况和资金状况，决定是否批准预算调整申请。4.预算调整申请经批准后，拍摄项目发起部门应按照调整后的预算执行，并及时更新相关预算报表和记录。四、拍摄费用报销管理（一）报销凭证要求1.拍摄费用报销应提供真实、合法、有效的报销凭证，包括发票、收据、合同、清单等。发票应符合国家税务部门的规定，内容完整、字迹清晰、印章齐全。2.报销凭证上应注明拍摄项目名称、费用明细、金额、日期等信息，并与拍摄合同和费用预算相符。3.对于涉及多个拍摄项目的费用报销，应分别提供每个项目的报销凭证，并注明项目名称和费用归属。（二）报销流程1.拍摄项目完成后，拍摄项目发起部门应及时整理相关费用报销凭证，并填写费用报销单。费用报销单应按照公司财务报销制度的要求进行填写，包括报销人姓名、部门、报销日期、拍摄项目名称、费用明细、金额等信息。2.拍摄项目发起部门负责人对费用报销凭证和报销单进行初审，审核通过后签字确认，提交至财务部门。3.财务部门对报销凭证和报销单进行审核，检查凭证的真实性、合法性、完整性，以及报销金额是否符合公司财务制度和预算规定。审核通过后，财务部门签字盖章，提交至审批部门。4.审批部门根据公司授权对报销进行最终审批，签署审批意见。审批通过后，报销凭证和报销单返回财务部门，财务部门按照规定办理报销手续，支付报销款项。（三）报销时间限制1.拍摄项目完成后，拍摄项目发起部门应在规定的时间内办理费用报销手续。一般情况下，应在拍摄项目结束后的[X]个工作日内提交报销申请。2.对于逾期未办理报销手续的，财务部门有权拒绝受理。如因特殊原因需要延期报销的，拍摄项目发起部门应提前向财务部门说明情况，并经财务部门同意后方可延期。五、拍摄合同管理（一）合同签订1.拍摄项目发起部门在选择拍摄团队后，应按照公司合同管理规定，与拍摄团队签订详细的拍摄合同。合同应明确双方的权利和义务、拍摄内容、拍摄时间、拍摄费用、付款方式、质量要求、违约责任等条款。2.拍摄合同的签订应遵循公平、公正、自愿、协商一致的原则，确保合同条款合法合规、明确具体、具有可操作性。3.拍摄合同签订前，应提交至财务部门和法律部门进行审核。财务部门主要审核合同中的费用条款是否符合公司预算和财务制度要求，法律部门主要审核合同的合法性和风险防范条款。审核通过后，方可签订合同。（二）合同执行1.拍摄合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。拍摄项目发起部门应及时向拍摄团队提供拍摄所需的资料和信息，配合拍摄团队完成拍摄工作。2.拍摄团队应按照合同约定的时间、质量要求完成拍摄任务，并及时提交拍摄成果。拍摄项目发起部门应组织相关人员对拍摄成果进行验收，如发现问题应及时要求拍摄团队进行整改。3.在合同执行过程中，如因不可抗力或其他原因需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为原合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同付款1.拍摄合同应明确付款方式和付款时间节点。付款方式一般分为预付款、进度款和尾款。预付款比例一般不超过合同总金额的[X]%，进度款根据拍摄项目进度分期支付，尾款在拍摄项目验收合格后支付。2.拍摄项目发起部门应按照合同约定的付款方式和时间节点，及时向财务部门提交付款申请。财务部门审核付款申请后，按照公司资金管理规定办理付款手续。3.在支付款项前，财务部门应检查拍摄团队是否按照合同约定履行了相应的义务，如提供了发票、拍摄成果等。如发现问题，应及时与拍摄团队沟通解决，确保付款安全。六、拍摄费用监督与审计（一）监督检查1.财务部门应定期对拍摄费用的使用情况进行监督检查，检查内容包括费用支出是否符合预算、报销凭证是否真实合法、合同执行是否到位等。2.对于监督检查中发现的问题，财务部门应及时向拍摄项目发起部门提出整改意见，并要求其限期整改。拍摄项目发起部门应积极配合整改工作，采取有效措施纠正问题。3.公司内部审计部门应定期对拍摄项目进行审计，审计内容包括项目的合规性、经济性、效益性等方面。审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出处理建议，并跟踪整改情况。（二）违规处理1.对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的