2010新闻发布会 公关第一步

新闻发布会——

公关的第一步2021年6月讲师介绍李振环

广东省广告股份第一事业部 筹划总监

公关活动组组长案例：2006年-2021年 广汽集团 北京、上海、广州国际车展2021年 广汽长丰 北京车展、地方巡展2021年 广东省委宣传部“感动广东30年的人和事件评选活动〞新闻发布会2004年-2021年 潍柴动力 商务大会2004年-2005年 潍柴动力 全国客车大赛赞助活动2021年 广东移动 业务新闻发布会2005年 广东电信 第二届中国中小企业博览会暨中法中小企业博览会2004年 广东电信 宽带极速之旅巡回展目录从问题开始新闻发布会的根本原那么如何组织新闻发布会如何定义“成功〞新闻发布会对组织者的要求问题讨论课后作业：写篇新闻稿从问题开始公关及其内涵是否要组织新闻发布会组织新闻发布会的思考路径组织过程中应该注意的问题对组织者的要求是否到达效果公关——公共关系及其内涵公共关系分类新闻公关新闻公关也称新闻行销，即是以新闻报道的形式行产品或企业宣传之目的，此乃属形而上层次的高明行销手段。同样是将产品信息传达给消费者，广告的张扬与自夸，可能让人不胜烦扰，而新闻公关的表现方式那么显得客观、公正，在不动声息娓娓道来之余让君自动入瓮。可以说，新闻公关是公共关系与营销策略之间的一种巧妙组合。新闻公关的核心在于传播。传播目的在于张扬企业良性信息、提高企业知名度，最后到达促进产品销售或塑造企业品牌的目的。出色的新闻公关有三个层面的应用：思维创新、品牌传播与事件营销。不同层面的新闻公关应用会有不同的效果。传播案例——脑白金新闻公关的重要手段——新闻发布会新闻新闻公关重点：文字图片视频平媒电视台电台网络新闻发布会的几个原那么思考路径筹备现场总结工程筹划预算及协议工程执行布置彩排工程总结财务总结流程监控人员接待人事件物品预算资源先搞清楚几个问题清楚目标明确类型或活动风格核心传播信息预算工程预期成立筹划执行小组筹划执行团队架构专业原那么专业的人做专业的事，知人善任。譬如重要嘉宾或政府官员邀请、媒体邀请及资料准备、活动执行等要有专门的小组来跟进。平衡原那么因事设组。根据具体的工作内容和需求设置工作组，并尽量确保工作量的平衡。分工原那么分工应该明确。职责要清楚，以防止互相推诿的现象，隶属分工和横向协作都要明确。扁平原那么在中型的活动中，不宜层级太多，以保证灵活机动。人员不要太多，精干、高效为要义筹备期活动筹划：时间建议：尽量避开对传播不利的时间段〔譬如两会、世界杯等〕以及禁忌日，但也应考虑一些可以借势的时间〔如：517、春节、学生假期等〕尽量避开记者不能出席的时间点〔譬如周一上午、截稿或做版时间、竞争对手等〕地点建议：交通便利，方便嘉宾、记者寻找品位与风格与企业、发布信息比较一致考虑实用性与经济性主题筹划:主题应出现在背景板中，传播过程中也将被高频率提到，应以简洁、上口为要，字数一般不宜太多，同时要尽量反映需传递的核心信息有两种形式供选择：直接出现“XXX发布会〞，如：康佳影像K08暨影像战略发布会大主题＋正题，如：独具“酱〞心全“心〞上市——亨氏美味源全新上市发布会筹备期活动筹划：流程及活动形式筹划流程：要确保顺畅、紧凑，一般在1～2个小时内结束。形式方面：除了念稿件，例行演示等环节外，可以做得活泼一些，尤其是会议的开幕。与品牌的风格和需求一致，能起到气氛渲染的作用。但要防止唱歌跳舞等跟发布信息不匹配的筹划。现场布置设计与企业的风格相一致要考虑安装、预算等问题，不宜过于复杂，简洁大气、能反映主体信息确定出席人员：它的变化将直接影响到整个发布会的规格与规模，效劳发布内容需要的原那么，选择相关性强的人员参加。嘉宾：比方政府官员、行业协会、意见领袖、消费者代表、名人等媒体：根据发布内容和发布需求选择适宜的媒体，譬如是否邀请电视台和电台，新产品发布可以考虑邀请时尚媒体等筹备期活动筹划：临聘人员根据发布会要求建议适宜的临聘人员，如主持人、表演团体、摄影摄像等确保建议的临聘人员有档期，并符合工程需求确保整个活动亮点突出表达对工程需求和事件的深刻理解和把握，包括但不限于场地建议、布置建议和流程建议等令参会人员印象深刻，甚至对传播的核心信息起到一定的补充作用，譬如善于利用明星的MOTO发布，划时代的微软Vista时尚发布做好应急预案〔如：天气、时间等不可控因素对活动造成重大影响时〕价格预算划分及协议管理好工程的期望值，明确执行各方责任明确财务流程及预算管理一切实施过程中变动的事项，应以书面文字形式对工程涉及各方进行确认，尤其是尚未渡过磨合期的工程涉及各方。筹备期工程执行活动局部：制定工程推进方案，进行筹备小组分工，确定沟通例会制度强调时间管理，组织安排各阶段的执行进度，及时将理解的意图贯彻落实明确小组的职责、汇报路线及机制文字资料准备〔ForEvent〕嘉宾发言稿、现场演示资料主持人串词流程表ActionPlan工程清单现场执行流程人员联系表物资表工程简报文档筹备期筹备期工程执行媒体局部：名单拟定：在媒体已经确认的情况下，注意邀请最利于报道的记者对有历史经验的媒体进行详细筛选，找到最利于报道的记者文字资料撰写邀请函：以电子为主，视发布会规模和级别判断是否提供信件稿件：深度稿、新闻稿、产品稿等背景资料准备：企业简介、重要嘉宾背景、发布内容文字介绍及图片、视频等准备问答提纲、专访提纲及问答指引〔Q&A〕对外文字资料必须按不同工程统一形式，专业、标准、美观准备新闻资料夹：流程表、稿件、背景资料、企业手册、产品单页、光盘等准备资料袋、小礼品、媒体交通费筹备期工程执行媒体局部：媒体邀请：邀请、发送邀请函、跟进接收情况、落实出席情况，进行至少4轮邀请工作提早并持续追踪出席情况，以便及时调整策略并与达成共识与媒体及时沟通发布的主要信息，特别是专访或深度合作的媒体，但注意不要透露细节或者重大信息防止将新闻稿件提前泄露给某些记者，造成新闻的提前发布，务必为所有媒体创造平等公正的新闻环境注意与领导进行预沟通，充分了解公司内决策层对此工程的预期如发布信息非常重要，可考虑提前安排公司领导与重要媒体进行会面，达成合作共识视情况准备媒体应急预案〔如：遇到竞争品牌在新闻发布会前的挑衅或破坏行为〕筹备期工程执行嘉宾邀请协调公司内相关负责方完成该项工作协助准备正式的邀请函、相关背景资料财务局部：提前准备预付款，保障供给链正常运转；本钱预算：根据工程资金使用情况进行制定本钱预算，并在使用过程中注意控制费用，尽量不超过预算申请费用：提前3～4天申请给供给链的预算费用，并注意申请一局部不可预测费用，总额不超过现金申请局部的10％尽量使用?问题确认单?，针对合同外的额外效劳或突发问题等紧急情况，需由供给商在现场提出并加以确认，确认工作量如发生临时需要支出的费用，在保障工程顺利进行的前提下，向公司内部工程总负责人提出申请现场执行现场执行会前最后落实：各项物资到位，如签到物品、道具等现场最后检查：灯光、音响、布置、工程组人员到位、第三方到位，人员着装媒体接待：提前半小时提醒媒体到场资料发放：记者签名，并发放资料袋〔包括PressKit、礼物等〕特定工作人员指引座位与问答环节的首位提问记者进行再确认和沟通嘉宾接待：安排适宜的人员到场地门口或签到处迎接嘉宾提请签名，安排礼仪人员帮助佩戴胸花、引导进入VIPRoom安排场地方提供效劳休息室内应有公司高层与供给商现场负责人在场，并由工程负责人或了解双方的人员引荐介绍；如该VIP需要参与到流程中，那么需要提供VIPBriefingBook，并于活动前15分钟PR公司高层对VIP作Briefing，提醒本卷须知，如流程安排、高层需要表现姿态、核心传递信息、记者关心的问题。如规格较高的活动，现场需安排摄影摄像进行拍摄会谈场景现场执行现场监控合作方协调提醒、流程监控：保持一个声音：现场不能出现两种声音，混淆第三方视听，造成现场混乱。如发生突发意外事件，一般应由现场总指挥统一管理，现场总指挥可由PR公司和公关相关负责人员共同组成。现场提问环节〔Q&A〕：提前安排首位提问的记者，控制第一个问题的调性提问时负责人员应站在目标记者的附近，适时提醒记者提问时间控制在20-30分钟以内，不宜太长，气氛热烈为宜。主持人要控制与活动无关的问题和负面问题，并提前5分钟提示最后一个问题。专访环节：控制专访记者的人数；非提前邀请的记者如要求参加，应迅速明确是否同意该记者参加；并应了解临时要求参加专访的记者特性，一般不建议其参加，但也可以灵活处理，建议让其旁听；临时要求专访的记者，可提前5分钟与其进行沟通，获取其提问信息，同时由公关团队负责人传达观点和意见；接受专访的高层要明确需传递的核心信息；专访由公关团队人员控制现场，尽量防止负面信息，并适时结束专访。现场执行发布跟进第一时间将文字资料、图片发给到会及未到会媒体发送ThankYouLetter或短信道谢搜集媒体反响，以获取媒体对本次活动的意见调查内容包括：对本次活动安排的意见和建议、喜欢的环节与局部、以后是否还有兴趣参加同一类型的活动、有否进一步所需资料等等沟通新闻角度，并补充更多资料召开活动总结会外部：向供给商提出明确意见及建议，从而促进供给商时候补救或日后改进；内部：就工程各环节出现的问题进行总结、回忆，分享经验确保刊出率预防负面报道TIPS:提示板：通常为领导发言专门准备的视频播放装备；提案器：手持无线PPT翻页及激光笔；话筒：演讲台最好准备2个话筒，以备不时之需；垫脚：方便上台发言领导身高不同而保持同样的视觉效果；对讲机：保持对接通畅，临时应变快；一对舒适的软底鞋；随身物品注意交接给信任的人后再上台致辞；后期财务总结内部：本钱预算表、追加工程确认凭证、第三方费用支付外部：由供给商发送工程总体费用统计给工程负责人并获得确认，获得结算申请