政采协议管理办法

政采协议管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强政府采购协议的管理，规范政府采购行为，提高政府采购效率，保证政府采购质量，促进廉政建设，维护国家利益和社会公共利益。（二）适用范围本办法适用于公司/组织参与的所有政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.公开透明原则政府采购活动应遵循公开透明的原则，公开采购信息、采购程序和采购结果，接受社会监督。2.公平竞争原则政府采购活动应遵循公平竞争的原则，为供应商提供平等的竞争机会，不得歧视任何供应商。3.公正原则政府采购活动应遵循公正的原则，按照事先公布的采购标准和采购程序进行采购，不得偏袒任何一方。4.诚实信用原则政府采购活动应遵循诚实信用的原则，供应商应诚实守信，不得提供虚假材料或采取不正当手段谋取中标、成交。二、采购计划管理（一）采购需求确定1.各部门根据工作需要，提出采购需求，填写《政府采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求等内容。2.采购部门对各部门提交的采购需求进行汇总、整理和分析，结合公司/组织的实际情况，确定采购项目的预算和采购方式。（二）采购预算编制1.采购部门根据采购需求，编制采购预算，填写《政府采购预算申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容。2.财务部门对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。采购预算经审核通过后，报公司/组织领导审批。（三）采购计划制定1.采购部门根据采购需求和采购预算，制定采购计划，填写《政府采购计划申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划经公司/组织领导审批后，由采购部门组织实施。采购部门应按照采购计划的要求，及时开展采购活动，确保采购项目按时完成。三、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购部门在采购活动开始前，应对供应商的资格进行审查，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。2.供应商应提供营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等相关证明材料，供采购部门审查。3.采购部门对供应商提供的证明材料进行审核，必要时可进行实地考察，确保供应商的资格真实有效。（二）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的供应商参与采购活动。供应商的选择应遵循公平、公正、公开的原则，不得指定或变相指定供应商。2.采购部门可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式选择供应商。采购方式的选择应根据采购项目的特点和需求，按照相关法律法规和行业标准的要求进行。3.采购部门在选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、服务、信誉等因素，选择最优的供应商。（三）供应商评价与考核1.采购部门应建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的产品质量、价格、服务、信誉等方面进行评价与考核。2.供应商评价与考核的内容包括：产品质量、交货期、售后服务、价格水平、信誉状况等。3.采购部门根据供应商评价与考核的结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，可采取警告、暂停采购、取消供应商资格等处罚措施。四、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购文件的合法性、公正性和规范性。（二）采购文件审核1.采购部门编制完成采购文件后，应提交给公司/组织内部的相关部门进行审核，包括法律部门、财务部门、技术部门等。2.法律部门负责审核采购文件的合法性和合规性，确保采购文件符合相关法律法规的要求；财务部门负责审核采购文件的预算和资金来源，确保采购文件的预算合理、资金来源合法；技术部门负责审核采购文件的技术参数和质量要求，确保采购文件的技术参数和质量要求合理、可行。3.采购部门根据相关部门的审核意见，对采购文件进行修改和完善，确保采购文件的质量。（三）采购文件发放1.采购文件审核通过后，采购部门应将采购文件发放给潜在供应商。采购文件的发放应按照相关法律法规和行业标准的要求进行，确保潜在供应商能够及时、准确地获取采购文件。2.采购部门应记录采购文件的发放时间、发放对象、发放方式等信息，确保采购文件的发放过程可追溯。五、采购活动实施（一）采购公告发布1.采购部门根据采购项目的特点和需求，选择合适的媒体发布采购公告，包括政府采购网、招标网、报纸、杂志等。2.采购公告应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、采购方式、采购程序、评标标准、报名时间、报名地点、开标时间、开标地点等内容。3.采购公告应符合相关法律法规和行业标准的要求，确保采购公告的合法性、公正性和规范性。（二）供应商报名与资格审查1.潜在供应商应在采购公告规定的时间内，按照采购公告的要求，向采购部门报名，并提交相关证明材料。2.采购部门对潜在供应商提交的证明材料进行审核，必要时可进行实地考察，确保潜在供应商的资格真实有效。3.采购部门根据资格审查的结果，确定合格的供应商名单，并向合格的供应商发放采购文件。（三）开标、评标与定标1.采购部门按照采购文件规定的时间和地点，组织开标、评标与定标活动。开标、评标与定标活动应遵循公开、公平、公正的原则，接受社会监督。2.开标活动由采购部门主持，邀请所有供应商参加。开标时，采购部门应宣布开标纪律，公布供应商名单，宣读采购文件的主要内容，公布投标报价、交货期、售后服务等信息。3.评标活动由采购部门组织评标委员会进行。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。4.定标活动由采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。采购部门应向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的供应商。（四）合同签订与履行1.中标供应商应在中标通知书发出之日起三十日内，按照采购文件规定的合同条款，与采购人签订政府采购合同。2.政府采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量要求、服务要求、合同金额、交货期、售后服务等内容。3.采购部门应督促中标供应商按照政府采购合同的要求，及时履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。六、采购验收管理（一）验收准备1.采购部门在采购项目完成后，应组织相关部门和人员进行验收准备工作，包括制定验收方案、组建验收小组、准备验收文件等。2.验收方案应明确验收的标准、方法、程序、时间安排等内容。验收小组应由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数。验收文件应包括采购合同、采购文件、投标文件、验收报告等。（二）验收实施1.验收小组按照验收方案的要求，对采购项目进行验收。验收过程中，验收小组应认真检查采购项目的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同和采购文件的要求。2.验收小组可采取实地考察、抽样检验、功能测试等方式进行验收。验收小组应如实记录验收过程和验收结果，形成验收报告。3.验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、合同金额、验收标准、验收方法、验收程序、验收结果等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。（三）验收结果处理1.验收结果分为验收合格和验收不合格两种情况。验收合格的采购项目，采购部门应按照采购合同的要求，及时支付采购款项。2.验收不合格的采购项目，采购部门应要求中标供应商限期整改，直至验收合格为止。整改期间，采购部门可暂停支付采购款项。3.中标供应商拒绝整改或整改后仍不符合要求的，采购部门可按照采购合同的约定，追究中标供应商的违约责任，包括扣除履约保证金、要求赔偿损失等。七、监督检查与投诉处理（一）监督检查1.公司/组织内部的审计部门、纪检监察部门等应定期对政府采购活动进行监督检查，确保政府采购活动的合法性、公正性和规范性。2.监督检查的内容包括：采购计划的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购活动的实施情况、采购合同的签订与履行情况、采购验收情况等。3.监督检查部门应如实记录监督检查过程和监督检查结果，形成监督检查报告。监督检查报告应由监督检查部门负责人签字确认。（二）投诉处理1.供应商对政府采购活动有异议的，可在规定的时间内，向采购人或采购代理机构提出质疑。采购人或采购代理机构应在规定的时间内，对供应商的质疑进行答复。2.供应商对采购人或采购代理机构的答复