抵押权证管理办法

抵押权证管理办法一、总则（一）目的为加强公司抵押权证的管理，规范抵押权证的取得、保管、使用、处置等行为，保障公司资产安全，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在各类经济活动中涉及的抵押权证管理，包括但不限于房地产抵押权证、土地使用权抵押权证、机器设备抵押权证等。（三）基本原则1.合法性原则抵押权证的管理必须严格遵守国家法律法规，确保各项操作合法合规。2.安全性原则采取有效措施保障抵押权证的安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。3.规范性原则规范抵押权证的管理流程，明确各环节的职责和操作要求，确保管理工作有序进行。4.效益性原则在保障抵押权证安全的前提下，提高管理效率，降低管理成本，为公司创造最大效益。二、抵押权证的取得（一）抵押合同签订1.在签订抵押合同前，业务部门应会同法务部门对抵押人主体资格、抵押物产权状况等进行尽职调查，确保抵押合同合法有效。2.抵押合同应明确约定双方的权利义务、抵押物的详细情况、抵押担保的范围、抵押期限等条款。3.抵押合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交给权证管理部门备案。（二）抵押登记申请1.根据抵押合同约定，由业务部门负责向有权登记机关提出抵押登记申请，并提交相关资料。2.提交的资料应包括抵押登记申请书、抵押合同、抵押物的产权证书、抵押人的身份证明等。3.业务部门应确保提交资料的真实性、完整性和有效性，对资料的真实性负责。（三）抵押登记办理1.权证管理部门负责跟踪抵押登记办理进度，及时与登记机关沟通协调，确保抵押登记顺利完成。2.如在办理过程中出现问题或需要补充资料，权证管理部门应及时通知业务部门，并协助业务部门解决问题。3.抵押登记完成后，权证管理部门应及时领取抵押权证，并进行核对，确保抵押权证内容与抵押登记申请资料一致。三、抵押权证的保管（一）保管方式1.抵押权证应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。2.抵押权证应存放在专门的保险柜或档案柜中，并设置必要的安全防护设施，如监控设备、报警装置等。3.对于异地存放的抵押权证，应采取安全可靠的运输方式，并确保运输过程中的安全。（二）保管要求1.保管人员应建立抵押权证保管台账，详细记录抵押权证的名称、编号、取得日期、保管期限等信息。2.抵押权证应分类存放，便于查找和管理。同时，应定期对抵押权证进行盘点，确保账实相符。3.未经批准，任何人不得擅自查阅、复制、出借抵押权证。确因工作需要查阅的，应履行严格的审批手续，并在指定地点查阅，不得带离保管场所。4.如发现抵押权证丢失、损坏或被盗等情况，保管人员应立即报告上级领导，并采取相应措施防止损失扩大。同时，应及时向公安机关报案，并协助公安机关进行调查处理。四、抵押权证的使用（一）使用范围抵押权证仅用于与抵押担保相关的业务活动，如贷款发放、债务清偿、抵押物处置等。（二）使用流程1.业务部门因工作需要使用抵押权证时，应填写《抵押权证使用申请表》，详细说明使用目的、使用期限、归还时间等内容，并提交相关业务资料。2.《抵押权证使用申请表》经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，权证管理部门根据审批意见向业务部门发放抵押权证，并做好发放登记手续。4.业务部门使用抵押权证完毕后，应及时将抵押权证归还权证管理部门，并办理归还登记手续。（三）使用监督1.权证管理部门应定期对抵押权证的使用情况进行检查，确保抵押权证按照规定用途使用，不得挪作他用。2.如发现业务部门违规使用抵押权证，权证管理部门应及时制止，并报告上级领导。上级领导应根据情节轻重，对相关责任人进行严肃处理。五、抵押权证的处置（一）处置条件1.当主债权得到清偿、抵押期限届满或出现其他法定或约定的情形时，应及时对抵押权证进行处置。2.在处置抵押权证前，应确保相关债务已经全部清偿或有其他合法的处置依据。（二）处置方式1.抵押物处置方式包括但不限于拍卖、变卖、折价等。具体处置方式应根据法律法规及抵押合同约定确定。2.在进行抵押物处置时，应按照相关法律法规规定的程序进行，确保处置过程合法合规、公开透明。3.处置抵押物所得价款应首先用于清偿主债权及相关费用，如有剩余，应按照抵押合同约定返还抵押人。（三）处置流程1.业务部门根据实际情况提出抵押物处置申请，并提交相关资料，如主债权清偿证明、抵押合同、抵押物评估报告等。2.申请经业务部门负责人审核签字后，报分管领导审批。3.分管领导审批同意后，成立抵押物处置工作小组，负责具体处置工作。工作小组应包括业务部门、法务部门、财务部门等相关人员。4.抵押物处置工作小组应制定详细的处置方案，明确处置方式、处置程序、时间安排等内容，并报公司领导批准。5.根据处置方案，组织实施抵押物处置工作，如委托拍卖机构进行拍卖、与买受人签订变卖协议等。6.抵押物处置完成后，业务部门应及时将处置结果报告公司领导，并办理相关手续，如注销抵押登记等。同时，权证管理部门应将抵押权证收回并进行妥善处理。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对抵押权证管理情况进行审计监督，检查抵押权证的取得、保管、使用、处置等环节是否符合本办法规定，是否存在违规操作行为。2.审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部检查1.公司应积极配合外部监管部门的检查，如实提供抵押权证管理相关资料，接受监管部门的监督指导。2.对于外部监管部门提出的整改要求，公司应认真落实，及时整改到位，并将整改情况报告监管部门。七、责任追究（一）责任界定1.因业务部门、权证管理部门及相关人员的过错，导致抵押权证管理出现问题，给公司造成损失的，应根据过错程度追究相关人员的责任。2.对于违反法律法规及本办法规定，擅自处置抵押权证或违规使用抵押权证的人员，应依法追究其法律责任。（二）责任追究方式1.责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、降职、撤职等。2.对于给公司造成重大损失的，应依法追究相关人员的赔偿责任，并视情节轻重追究其刑事责任。八、附则（一）