收款凭证管理办法

收款凭证管理办法一、总则（一）目的为加强公司收款凭证的管理，规范收款行为，确保公司资金安全，提高财务管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构在经济业务活动中涉及的收款凭证管理。（三）基本原则1.合法性原则：收款凭证的开具、使用和保管必须符合国家法律法规及财务制度的规定。2.真实性原则：收款凭证应如实反映经济业务的内容、金额及收款情况，不得虚假开具。3.完整性原则：收款凭证的各项要素必须填写完整，包括日期、编号、客户名称、收款项目、金额、收款方式等。4.及时性原则：收款业务发生后，应及时开具收款凭证，并进行妥善保管和传递。二、收款凭证的种类及适用范围（一）发票1.增值税专用发票：适用于销售货物、提供应税劳务及应税服务给增值税一般纳税人的业务。2.增值税普通发票：适用于销售货物、提供应税劳务及应税服务给增值税小规模纳税人、其他个人以及消费者个人的业务，以及增值税一般纳税人发生的不能开具增值税专用发票的特定业务。3.其他发票：如通用机打发票、定额发票等，根据业务实际情况选择使用。（二）收款收据1.内部收款收据：用于公司内部部门之间、员工与公司之间的收款业务，如员工借款还款、内部往来款项结算等。2.外部收款收据：用于向非增值税应税项目的客户收款，如收取押金、违约金、赔偿款等。三、收款凭证的开具（一）开具要求1.收款凭证应按照规定的格式和内容开具，字迹清晰、工整，不得涂改、挖补。2.发票开具必须使用税务机关统一监制的发票，不得使用自制或其他不符合规定的发票。3.收款收据应加盖公司财务专用章或发票专用章，不得加盖其他印章。4.开具发票时，应准确填写客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息；开具收款收据时，应填写交款单位或个人名称、收款项目、金额等信息。（二）开具流程1.业务部门在发生收款业务时，应及时将收款信息传递给财务部门。2.财务部门根据业务部门提供的收款信息，审核无误后开具收款凭证。3.发票开具应通过防伪税控系统进行，确保发票信息的真实性和准确性。4.收款收据开具应使用公司统一印制的收款收据，按照编号顺序依次开具，不得跳号、重号。（三）特殊情况处理1.因客户名称、金额等信息有误需要作废收款凭证的，应在原收款凭证上注明“作废”字样，并全联次留存。同时，应重新开具正确的收款凭证。2.因销售退回、折让等原因需要开具红字收款凭证的，应按照国家税务总局的相关规定办理。开具红字发票时，应取得税务机关出具的《开具红字增值税专用发票信息表》或《开具红字增值税普通发票信息表》，并据此开具红字发票。开具红字收款收据时，应在收据上注明“冲减[原收款凭证编号]收款”字样，并将原收款凭证复印件作为附件。四、收款凭证的传递与交接（一）传递流程1.财务部门开具收款凭证后，应及时将记账联传递给会计进行账务处理，将发票联或收据联传递给业务部门。2.业务部门收到发票联或收据联后，应及时将其交付给客户，并要求客户在发票签收单或收据存根联上签字确认。3.业务部门应定期将已交付客户的发票签收单或收据存根联整理后交回财务部门，财务部门应进行核对和归档。（二）交接手续1.财务部门与业务部门之间应建立收款凭证交接登记制度，明确交接人员、交接时间、交接内容等。2.交接双方应在交接清单上签字确认，确保收款凭证的传递和交接准确无误。3.如因交接不清导致收款凭证丢失、损坏或其他问题的，应追究相关人员的责任。五、收款凭证的保管（一）保管要求1.收款凭证应妥善保管，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。2.财务部门应设立专门的收款凭证保管账簿，对收款凭证的种类、编号、开具日期、金额、客户名称等信息进行详细登记。3.收款凭证应按照类别、时间顺序进行分类存放，便于查找和核对。4.已开具的收款凭证存根联和发票登记簿应保存五年，保存期满，报经税务机关查验后销毁。（二）保管期限1.发票的保管期限按照国家税务总局的相关规定执行，一般为五年。2.收款收据的保管期限为三年，期满后经公司领导批准可进行销毁。（三）销毁程序1.收款凭证保管期满需要销毁时，应由财务部门提出销毁申请，填写《收款凭证销毁申请表》，注明收款凭证的种类、编号、数量、起止日期、销毁原因等信息。2.公司领导对销毁申请进行审批，批准后由财务部门会同审计部门等相关部门共同进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，并由参与人员签字确认。销毁记录应保存三年。六、收款凭证的审核与监督（一）审核内容1.财务部门应定期对收款凭证进行审核，审核内容包括收款凭证的真实性、合法性、完整性、准确性等。2.审核发票时，应重点审核发票的开具日期、发票号码、客户名称、纳税人识别号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、发票专用章等信息是否齐全、准确，是否与实际业务相符。3.审核收款收据时，应重点审核收款收据的开具日期、编号、交款单位或个人名称、收款项目、金额、财务专用章或发票专用章等信息是否齐全、准确，是否与收款记录一致。（二）监督检查1.公司审计部门应定期对收款凭证的管理情况进行监督检查，检查内容包括收款凭证的开具、传递、保管、审核等环节是否符合规定。2.税务机关等外部监管部门有权对公司收款凭证的管理情况进行检查，公司应积极配合，如实提供相关资料。3.如发现收款凭证管理存在问题，应及时查明原因，采取措施进行整改，并追究相关人员的责任。七、罚则（一）对违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚：1.未按照规定开具收款凭证的，责令限期改正，并处以罚款；情节严重的，吊销其收款凭证开具资格。2.未按照规定保管收款凭证的，责令限期改正，并处以罚款；造成收款凭证丢失、损坏、被盗等后果的，追究相关人员的责任。3.伪造、变造收款凭证的，依法追究刑事责任；尚不构成犯罪的，责令限期改