捐款捐物管理办法

捐款捐物管理办法一、总则（一）目的为规范本公司/组织的捐款捐物行为，确保捐赠活动的公开、透明、高效，保障捐赠资金和物资能够合理、合法、及时地用于受助对象，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织内部开展的所有捐款捐物活动，包括但不限于向社会公益事业、受灾地区、困难群体等进行的捐赠。（三）基本原则1.合法合规原则：捐款捐物活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保捐赠行为的合法性和规范性。2.自愿自主原则：鼓励员工和相关方自愿参与捐款捐物活动，尊重其自主意愿，不得强制摊派或变相强制。3.公开透明原则：捐赠活动的全过程应保持公开透明，接受内部和社会监督，及时公示捐赠信息。4.专款专用原则：捐赠资金和物资应严格按照既定用途使用，不得挪作他用。5.高效管理原则：建立健全捐赠管理机制，提高捐赠资金和物资的管理效率，确保及时、准确地送达受助对象。二、捐赠组织与职责（一）捐赠管理小组成立由公司/组织高层领导、财务部门负责人、行政部门负责人等组成的捐赠管理小组，负责全面统筹和指导公司/组织的捐款捐物活动。其主要职责包括：1.制定和修订捐款捐物管理办法。2.审议捐赠活动方案，确定捐赠对象、捐赠方式、捐赠额度等重要事项。3.监督捐赠活动的实施过程，协调解决捐赠过程中出现的问题。4.审核捐赠资金和物资的使用情况报告，确保专款专用。（二）财务部门1.负责设立专门的捐赠资金账户，对捐赠资金进行独立核算，确保资金安全。2.按照国家财务制度和本管理办法的规定，及时、准确地记录捐赠资金的收支情况，并进行账务处理。3.定期编制捐赠资金财务报表，向捐赠管理小组汇报捐赠资金的使用情况。（三）行政部门1.负责捐赠物资的接收、登记、保管、运输等工作，确保物资的安全和完整。2.与受助对象或相关接收单位进行沟通协调，及时办理物资交接手续。3.协助财务部门做好捐赠资金的收缴和管理工作，提供必要的行政支持。（四）其他部门及员工1.各部门负责组织本部门员工参与捐款捐物活动，宣传动员员工积极奉献爱心。2.员工应按照公司/组织的要求，认真履行捐款捐物义务，积极配合做好相关工作。三、捐赠活动流程（一）捐赠发起1.当社会发生重大灾害、公益事业需要支持等情况时，由公司/组织高层领导或相关部门提出捐赠倡议。2.倡议内容应包括捐赠背景、捐赠对象、捐赠方式、捐赠时间等基本信息，并提交捐赠管理小组审议。（二）方案制定捐赠管理小组根据审议通过的捐赠倡议，组织相关部门制定具体的捐赠活动方案。方案应包括以下内容：1.捐赠目的和意义。2.捐赠对象的详细情况，如受灾地区、困难群体的现状和需求等。3.捐赠方式，如现金捐赠、物资捐赠等，并明确每种捐赠方式的具体要求。4.捐赠额度的设定，可根据公司/组织的实际情况、员工意愿等综合确定。5.捐赠活动的时间安排，包括宣传发动、捐款捐物收集、物资运输、资金拨付等各个环节的时间节点。6.信息公开计划，明确如何向内部员工和社会公众公开捐赠信息。（三）宣传动员1.通过公司内部公告、邮件、微信群等渠道，向全体员工传达捐赠活动方案，宣传捐赠的意义和目的，鼓励员工积极参与。2.如有需要，可利用公司网站、社交媒体等外部平台发布捐赠信息，扩大活动影响力，吸引更多社会力量参与。（四）捐款捐物收集1.现金捐赠员工可通过公司指定的捐款渠道进行捐款，如银行转账、在线支付等。财务部门应及时记录每笔捐款信息，包括捐款人姓名、部门、金额、捐款时间等。设立捐款专用账户，确保捐款资金及时足额入账。财务部门应定期核对捐款账目，保证账实相符。2.物资捐赠行政部门负责设立物资接收点，接收员工和社会各界捐赠的物资。物资接收时，应详细登记物资的名称、数量、规格、捐赠人姓名、联系方式等信息，并进行分类存放。对捐赠物资进行质量检验，确保物资符合使用要求。对于不符合要求的物资，应及时与捐赠人沟通协商解决。（五）物资整理与运输1.行政部门根据受助对象的需求，对接收的物资进行整理、分类和包装，确保物资便于运输和分发。2.联系专业的运输机构或志愿者团队，负责将捐赠物资安全、及时地送达受助对象手中。运输过程中，应做好物资的保护措施，防止物资损坏或丢失。（六）资金拨付与使用1.财务部门根据捐赠管理小组的审批意见，按照规定的程序将捐赠资金拨付至受助对象或相关接收单位指定的账户。2.受助对象或接收单位应按照捐赠协议的约定，合理使用捐赠资金，并定期向公司/组织反馈资金使用情况。财务部门应加强对捐赠资金使用情况的跟踪和监督，确保专款专用。（七）信息公开1.建立捐赠信息公开制度，定期在公司内部公告栏、网站等平台公开捐赠活动的进展情况，包括捐赠资金和物资的接收、使用情况，受助对象的反馈等信息，接受员工监督。2.对于社会关注度较高的捐赠活动，应主动向社会公众公开相关信息，通过新闻媒体、公益平台等渠道发布捐赠信息和使用情况报告，提高捐赠活动的透明度和公信力。四、捐赠物资管理（一）物资接收1.行政部门在接收捐赠物资时，应认真核对物资的品种、数量、规格等信息，并与捐赠人签订物资捐赠协议（如有需要），明确双方的权利和义务。2.对接收的物资进行详细登记，建立物资台账，记录物资的来源、去向、使用情况等信息，确保物资管理的可追溯性。（二）物资保管1.根据物资的性质和特点，选择合适的保管场所和保管方式，确保物资的安全。对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物资，应采取相应的特殊保管措施。2.定期对物资进行盘点清查，核实物资的数量和质量，确保账实相符。如发现物资短缺、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。（三）物资发放1.按照捐赠协议和受助对象的需求，制定物资发放计划，明确发放的物资品种、数量、发放对象等信息。2.组织物资发放工作，确保物资准确、及时地发放到受助对象手中。发放过程中，应做好记录，要求受助对象签字确认，留存相关凭证。（四）物资处置1.对于因各种原因无法使用或不再需要的捐赠物资，经捐赠管理小组批准后，可按照相关规定进行处置。处置方式包括变卖、捐赠给其他有需要的单位或个人等。2.物资处置过程中，应严格遵守相关法律法规和财务制度，确保处置收入及时足额入账，并按照规定用途使用。五、监督与审计（一）内部监督1.捐赠管理小组定期对捐赠活动的实施情况进行检查和监督，重点检查捐赠资金和物资的管理、使用是否符合规定，信息公开是否及时、准确等。2.财务部门和行政部门应定期向捐赠管理小组汇报捐赠资金和物资的管理情况，接受监督检查。（二）社会监督1.主动接受社会公众的监督，设立举报电话、邮箱等渠道，及时受理和处理社会公众对捐赠活动的投诉和举报。2.对于社会公众提出的意见和建议，应认真研究并及时反馈处理结果，不断改进捐赠管理工作。（三）审计监督1.定期聘请专业的审计机构对捐赠资金和物资的管理使用情况进行审计，确保捐赠活动合法合规、资金使用安全有效。2.审计机构应出具审计报告，对捐赠活动的审计情况进行全面、客观的评价，并提出审计意见和建议。公司/组织应根据审计报告及时整改存在的问题。六、法律责任（一）违规处理1.对于在捐款捐物活动中违反本管理办法规定的单位和个人，公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于违反法律法规的行为，将依法追究其法律责任。（二）赔偿责任1.因个人原因导致捐赠资金或物资损失的，相关责任人应承担赔偿责任。2.如因公司/组织管理不善导致捐赠资金或物资出现问