招标需求管理办法

招标需求管理办法一、总则（一）目的为规范公司招标需求管理工作，确保招标活动合法合规、高效有序进行，提高采购质量和效益，保障公司利益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司范围内各类货物、工程和服务的招标需求管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保招标需求管理活动合法合规。2.准确性原则：明确、准确地表述招标需求，避免模糊不清或歧义性条款。3.完整性原则：全面涵盖招标项目的各项要求，包括技术规格、质量标准、服务要求等。4.公平性原则：对待所有潜在供应商一视同仁，不得设置不合理的歧视性条款。5.效益性原则：在满足需求的前提下，合理控制成本，提高采购效益。二、职责分工（一）需求部门1.负责提出招标项目的需求，详细描述项目的功能、技术规格、质量标准、服务要求等。2.对需求的合理性、必要性和可行性进行论证。3.配合采购部门进行需求沟通、招标文件编制等工作。（二）采购部门1.组织协调招标需求管理工作，指导需求部门编制需求文件。2.审核需求文件的合规性、完整性和准确性，提出修改意见。3.负责与需求部门、技术部门等沟通协调，确保需求明确、一致。4.组织招标活动，发布招标公告，接收投标文件，组织开标、评标等工作。（三）技术部门1.对招标项目的技术需求提供专业技术支持和指导。2.协助需求部门和采购部门制定技术规格、质量标准等技术要求。3.参与评标工作，对技术方案进行评审。（四）法务部门1.审查招标需求文件和相关合同，确保符合法律法规要求。2.提供法律咨询和建议，处理招标过程中的法律事务。（五）财务部门1.参与招标需求的审核，提供预算控制等财务方面的意见。2.负责对招标项目的成本进行核算和分析，协助制定合理的采购价格。三、需求提出与论证（一）需求提出1.需求部门应根据公司业务发展需要，及时提出招标项目需求。需求应明确项目名称、背景、目标、主要内容等基本信息。2.需求部门应组织相关人员对需求进行初步梳理和讨论，确保需求清晰、准确、完整。（二）需求论证1.对于重大招标项目，需求部门应组织相关部门和专家进行需求论证。论证内容包括需求的合理性、必要性、可行性、技术先进性、经济合理性等。2.需求论证应形成书面报告，报告内容包括论证过程、结论和建议等。需求部门应根据论证意见对需求进行修改和完善。四、需求文件编制（一）编制要求1.需求文件应按照国家法律法规、行业标准和公司相关规定编制，内容应完整、准确、清晰。2.需求文件应包括项目概述、技术规格、质量标准、服务要求、验收标准、投标文件格式等内容。（二）技术规格1.技术规格应明确、具体，能够准确描述招标项目的技术要求。技术规格应采用国际标准、国家标准、行业标准或企业标准，也可根据项目实际情况制定特定的技术要求。2.技术规格应避免使用模糊不清、歧义性或倾向性的语言，确保所有潜在供应商能够准确理解技术要求。（三）质量标准1.质量标准应明确招标项目的质量要求，包括产品质量、工程质量、服务质量等方面。质量标准应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.质量标准应规定质量检验的方法、程序和标准，以及质量验收的条件和方式。（四）服务要求1.服务要求应明确招标项目的服务内容、服务期限、服务地点、服务标准等方面的要求。服务要求应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.服务要求应规定服务响应时间、售后服务内容、培训要求等方面的内容，确保供应商能够提供及时、有效的服务。（五）验收标准1.验收标准应明确招标项目的验收依据、验收程序、验收内容和验收标准等方面的要求。验收标准应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.验收标准应规定验收报告的格式和内容，以及验收结果的处理方式。（六）投标文件格式1.投标文件格式应明确投标文件的组成内容、格式要求和装订要求等方面的内容。投标文件格式应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.投标文件格式应规定投标报价表、技术方案、商务条款偏离表、资格证明文件等方面的内容，确保投标文件的规范性和完整性。五、需求文件审核（一）初审1.采购部门收到需求部门提交的需求文件后，应组织相关人员进行初审。初审内容包括需求文件的合规性、完整性和准确性等方面。2.采购部门应在规定时间内完成初审工作，并将初审意见反馈给需求部门。需求部门应根据初审意见对需求文件进行修改和完善。（二）会审1.对于重大招标项目，采购部门应组织需求部门、技术部门、法务部门、财务部门等相关部门进行会审。会审内容包括需求文件的合理性、必要性、可行性、技术先进性、经济合理性等方面。2.会审应形成书面报告，报告内容包括会审过程、结论和建议等。需求部门应根据会审意见对需求文件进行修改和完善。（三）终审1.需求文件经初审和会审修改完善后，由采购部门提交公司领导进行终审。终审内容包括需求文件的合规性、完整性、准确性、合理性、必要性和可行性等方面。2.公司领导应在规定时间内完成终审工作，并签署终审意见。需求部门应根据终审意见对需求文件进行最终修改和完善。六、招标文件编制与发布（一）招标文件编制1.采购部门应根据审核通过的需求文件编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术规格、投标文件格式等内容。2.招标文件应按照国家法律法规、行业标准和公司相关规定编制，内容应完整、准确、清晰。招标文件应避免使用模糊不清、歧义性或倾向性的语言，确保所有潜在供应商能够准确理解招标文件的要求。（二）招标文件审核1.招标文件编制完成后，采购部门应组织相关人员进行审核。审核内容包括招标文件的合规性、完整性、准确性、合理性、必要性和可行性等方面。2.审核应形成书面报告，报告内容包括审核过程、结论和建议等。采购部门应根据审核意见对招标文件进行修改和完善。（三）招标文件发布1.招标文件审核通过后，采购部门应按照规定的方式和渠道发布招标公告。招标公告应包括招标项目名称、招标项目编号、招标项目内容、投标人资格要求、招标文件获取方式、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.采购部门应确保招标公告的发布范围广泛、及时、准确，吸引足够数量的潜在供应商参与投标。七、投标文件接收与开标（一）投标文件接收1.采购部门应按照招标文件规定的时间和地点接收投标文件。投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标人公章。2.采购部门应检查投标文件的密封情况和完整性，对不符合要求的投标文件应予以拒收。（二）开标1.采购部门应按照招标文件规定的时间和地点组织开标。开标应公开进行，所有投标人应派代表参加。2.开标时，采购部门应检查投标文件的密封情况和完整性，宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等。开标过程应记录在案，并由投标人代表签字确认。八、评标（一）评标委员会组建1.采购部门应按照国家法律法规和公司相关规定组建评标委员会。评标委员会由公司内部相关部门的代表和外部专家组成，成员人数应为单数。2.评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，熟悉招标项目的技术要求和评标标准。评标委员会成员应遵守评标纪律，不得泄露评标信息。（二）评标标准制定1.采购部门应根据招标项目的特点和需求，制定科学合理的评标标准。评标标准应包括技术、商务、价格等方面的内容，确保评标结果客观、公正、公平。2.评标标准应在招标文件中明确公布，不得在评标过程中随意更改。（三）评标过程1.评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审。评审内容包括技术方案、商务条款、投标报价、售后服务等方面。2.评标委员会成员应独立评审，不得相互串通或影响其他成员的评审意见。评标委员会成员应认真阅读投标文件，对投标文件中的疑问或不清楚的地方应及时向投标人提出询问。3.评标委员会应根据评审结果，推荐中标候选人名单。中标候选人名单应按照得分高低顺序排列，得分相同的，按照投标报价由低到高顺序排列；投标报价也相同的，由评标委员会投票确定。九、中标通知与合同签订（一）中标通知1.采购部门应根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人。采购部门应在规定时间内发出中标通知书，通知中标人中标。2.中标通知书应包括招标项目名称、招标项目编号、中标人名称、中标金额、中标日期等内容。中标通知书具有法律效力，中标人应按照中标通知书的要求与招标人签订合同。（二）合同签订1.中标人应在收到中标通知书后的规定时间内，与招标人签订合同。合同应按照招标文件和中标人的投标文件的内容签订，明确双方的权利和义务。2.合同签订前，采购部门应组织需求部门、法务部门等相关部门对合同条款进行审核。审核内容包括合同的合规性、完整性、准确性、合理性、必要性和可行性等方面。3.合同签订后，采购部门应将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。十、验收与付款（一）验收1.需求部门应按照合同约定的验收标准和程序组织验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格、型号等方面，以及工程的质量、进度、安全等方面，服务的内容、标准、期限等方面。2.验收应形成书面报告，报告内容包括验收过程、验收结果和验收结论等。验收合格的，需求部门应签署验收意见；验收不合格的，需求部门应要求中标人限期整改，整改后再次进行验收。（二）付款1.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。付款前，财务部门应审核验收报告、发票等相关凭证，确保付款依据充分、合规。2.财务部门应严格控制付款进度，确保公司资金安全。对于验收不合格或未按照合同约定履行义务的中标人，财务部门应暂停付款，并及时通知采购部门和需求部门处理。十一、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对招标需求管理工作进行审计监督，检查招标需求管理活动是否合法合规、程序是否规范、文件是否完整准确等。2.公司内部审计部门