整改追踪管理办法

整改追踪管理办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织的规范化管理，确保各项工作符合相关法律法规及行业标准，及时发现并纠正存在的问题，提高工作质量和效率，特制定本整改追踪管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部各部门、各岗位及各项业务活动的整改追踪管理。（三）基本原则1.依法依规：整改工作必须严格遵循国家法律法规、行业标准及公司/组织内部的规章制度。2.问题导向：以发现的问题为出发点，明确整改目标，制定切实可行的整改措施。3.责任明确：明确各部门、各岗位在整改工作中的职责，确保整改工作落实到人。4.及时有效：对发现的问题及时进行整改，确保整改措施有效执行，问题得到彻底解决。5.持续改进：通过整改追踪，总结经验教训，不断完善公司/组织的管理体系，实现持续改进。二、整改追踪管理职责（一）整改追踪管理小组成立整改追踪管理小组，负责统筹协调公司/组织的整改追踪工作。管理小组由公司/组织高层领导担任组长，各相关部门负责人为成员。其主要职责包括：1.制定和修订整改追踪管理办法。2.审批重大问题的整改方案和整改报告。3.协调解决整改工作中的重大问题。4.对整改工作进行监督和检查。5.定期向上级领导汇报整改工作进展情况。（二）问题发现部门各部门是问题的直接发现者，负责对本部门工作中存在的问题进行自查自纠，并及时向整改追踪管理小组报告。其主要职责包括：1.定期开展部门内部自查工作，及时发现问题并记录。2.对发现的问题进行初步分析，提出整改建议。3.负责组织实施本部门问题的整改工作。4.向整改追踪管理小组提交整改报告，汇报整改工作进展情况和整改结果。（三）整改责任人针对每个具体问题，明确整改责任人。整改责任人负责制定详细的整改措施，组织实施整改工作，并按时完成整改任务。其主要职责包括：1.深入分析问题产生的原因，制定切实可行的整改措施。2.按照整改措施组织开展整改工作，确保整改工作按时、按质、按量完成。3.及时向部门负责人和整改追踪管理小组汇报整改工作进展情况。4.对整改工作进行总结，形成整改报告，提交给部门负责人和整改追踪管理小组。（四）监督检查部门设立专门的监督检查部门，负责对整改工作进行全程监督检查。其主要职责包括：1.制定监督检查计划，明确检查内容、检查方式和检查频率。2.按照监督检查计划对整改工作进行实地检查，查阅相关资料，核实整改措施的执行情况和整改效果。3.对发现的整改不力或未按时完成整改任务的部门和个人，提出批评和整改要求，并及时向整改追踪管理小组报告。4.定期对整改工作进行总结分析，为完善整改追踪管理办法提供参考依据。三、问题发现与报告（一）问题发现途径1.内部自查：各部门定期开展内部自查工作，通过对工作流程、业务数据、文件资料等进行全面梳理，发现存在的问题。2.日常监督：公司/组织内部的监督检查部门在日常工作中对各部门的工作进行监督检查，发现问题及时反馈。3.客户反馈：收集客户的意见和建议，对客户反映的问题进行分析和整理，作为整改的依据。4.数据分析：通过对公司/组织的业务数据进行分析，发现潜在的问题和风险。5.外部审计与评估：接受外部审计机构的审计和评估，对审计和评估中发现的问题进行整改。（二）问题报告流程1.问题发现部门或个人应及时填写《问题报告单》，详细描述问题的发生时间、地点、表现形式、影响范围等情况，并初步分析问题产生的原因。2.将填写好的《问题报告单》提交给本部门负责人。3.部门负责人对问题进行审核，确认问题属实后，签署意见，并将《问题报告单》提交给整改追踪管理小组。4.整改追踪管理小组对上报的问题进行汇总分析，根据问题的性质和严重程度，确定整改责任部门和整改责任人，并下达《整改通知书》。四、整改方案制定（一）整改责任人接到《整改通知书》后，应立即组织相关人员对问题进行深入分析，找出问题的根源，制定针对性的整改措施。（二）整改措施应明确整改目标、整改内容、整改期限、整改责任人等要素，确保整改工作具有可操作性和可衡量性。（三）整改方案应经部门负责人审核后，报整改追踪管理小组审批。整改追踪管理小组对整改方案进行评估，如发现整改措施不完善或不可行，应及时提出修改意见，要求整改责任人重新制定整改方案。五、整改措施实施（一）整改责任人按照批准的整改方案组织实施整改工作。在整改过程中，应定期向部门负责人汇报整改工作进展情况，及时解决整改过程中遇到的问题。（二）部门负责人应加强对本部门整改工作的指导和监督，协调解决整改工作中涉及的资源调配、人员协调等问题，确保整改工作顺利进行。（三）整改工作需要多个部门协同配合的，由整改追踪管理小组负责协调各部门之间的工作，明确各部门的职责和工作接口，确保整改工作形成合力。六、整改过程监督（一）监督检查部门按照监督检查计划对整改工作进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括整改措施的执行情况、整改工作的进度、整改效果等。（二）监督检查部门在检查过程中发现整改工作存在问题的，应及时下达《整改监督意见书》，要求整改责任人限期整改。整改责任人应按照《整改监督意见书》的要求，认真落实整改措施，按时完成整改任务。（三）整改追踪管理小组对整改工作进行全程跟踪，及时掌握整改工作进展情况。对于整改难度较大、涉及面较广的问题，整改追踪管理小组应组织相关部门进行专题研究，协调解决整改工作中的重大问题。七、整改效果评估（一）整改工作完成后，整改责任人应及时向部门负责人提交《整改报告》。《整改报告》应包括整改工作的开展情况、整改措施的执行情况、整改效果及存在的问题等内容。（二）部门负责人对整改报告进行审核，确认整改工作已达到预期目标后，签署意见，并将整改报告提交给整改追踪管理小组。（三）整改追踪管理小组组织相关人员对整改效果进行评估。评估方式可以包括现场检查、数据分析、客户反馈等。通过评估，验证整改措施是否有效，问题是否得到彻底解决。（四）如整改效果未达到预期目标，整改追踪管理小组应要求整改责任人重新分析原因，制定进一步的整改措施，继续进行整改，直至问题得到彻底解决。八、整改资料归档（一）整改工作过程中形成的各类文件资料，包括《问题报告单》、《整改通知书》、《整改方案》、《整改监督意见书》、《整改报告》等，均应及时进行整理归档。（二）整改资料的归档应按照公司/组织档案管理的相关规定进行，确保资料的完整性、准确性和规范性。（三）整改资料作为公司/组织的重要管理文件，应妥善保管，以备查阅和追溯。九、责任追究（一）对在整改工作中敷衍了事、拒不整改或整改不力，导致问题长期存在，给公司/组织造成损失的部门和个人，将按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。（二）责任追究方式包括但不限于批评教育、警告、罚款、降