支付收款管理办法

支付收款管理办法一、总则（一）目的为加强公司支付收款管理，规范支付收款行为，保障资金安全，提高资金使用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构的支付收款业务管理。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及公司内部规章制度，确保支付收款业务合法合规。2.安全性原则采取有效措施保障资金安全，防范支付风险和资金损失。3.准确性原则确保支付收款信息准确无误，避免因信息错误导致的资金流转不畅或其他问题。4.及时性原则及时处理支付收款业务，提高资金周转效率，满足公司正常经营和业务发展需要。二、支付管理（一）支付申请1.各部门、各分支机构在办理支付业务前，应根据业务实际情况填写支付申请表。支付申请表应包括以下内容：支付事项说明，详细描述支付的业务内容、用途等。收款单位信息，包括名称、账号、开户行等。支付金额，明确具体的支付金额。支付方式，如支票、网银转账、电汇等。申请支付日期。申请人签名及部门负责人审批意见。2.支付申请表应附相关证明材料，如合同协议、发票、费用报销单等，确保支付业务真实、合法、有效。（二）支付审批1.支付申请表提交后，按照公司内部审批流程进行审批。审批流程应根据支付金额大小、业务性质等因素设定不同的审批层级。对于小额支付（具体金额标准由公司另行规定），一般由部门负责人审批后即可办理支付。对于中等金额支付，需经部门负责人审核、财务部门负责人复核后，报分管领导审批。对于大额支付（具体金额标准由公司另行规定），除上述审批环节外，还需经公司总经理或董事长审批。2.审批人员应认真审核支付申请的真实性、合理性、合规性，对不符合要求的支付申请应及时退回，并说明理由。（三）支付执行1.经审批通过的支付申请，由财务部门负责办理支付手续。财务人员应根据支付方式的不同，按照相应的操作规程进行操作。支票支付：财务人员应根据支付申请表填写支票，确保支票内容准确无误。支票签发后，应及时登记支票使用台账，记录支票号码、支付日期、收款单位、金额等信息。网银转账支付：财务人员应登录公司网银系统，按照支付申请表录入收款单位信息、支付金额等数据，并进行身份验证和授权操作。转账成功后，应及时打印转账凭证，并与支付申请表、相关证明材料一并归档保存。电汇支付：财务人员应根据支付申请表填写电汇凭证，确保电汇信息准确无误。电汇凭证填写完毕后，应加盖公司财务专用章和法定代表人或授权代理人印章，并及时送交银行办理电汇手续。银行受理电汇业务后，应及时获取电汇回单，并与支付申请表、相关证明材料一并归档保存。2.在支付执行过程中，如发现支付信息有误或其他异常情况，财务人员应立即停止支付操作，并及时与相关部门和人员沟通协调，采取相应的措施进行处理。（四）支付记录与核对1.财务部门应建立健全支付记录制度，对每一笔支付业务进行详细记录。支付记录应包括支付日期、支付金额、收款单位、支付方式、支付用途、审批人员等信息。2.财务人员应定期与银行对账单进行核对，确保公司银行账户余额与银行对账单余额一致。如发现不一致情况，应及时查明原因，并编制银行存款余额调节表进行调整。3.同时，财务人员应定期与收款单位进行对账，核对往来款项的金额、账目等信息，确保双方账目一致。如发现差异，应及时与收款单位沟通协调，查明原因并进行处理。三、收款管理（一）收款渠道1.公司的收款渠道主要包括银行账户收款、现金收款、电子支付收款等。银行账户收款：公司应根据业务需要，合理开设银行账户，并确保银行账户信息准确无误。客户通过银行转账等方式将款项汇入公司指定的银行账户。现金收款：对于部分业务，如零售业务、小额交易等，可采用现金收款方式。公司应制定现金收款管理制度，明确现金收款流程、收款人员职责等，确保现金收款安全、准确。电子支付收款：随着信息技术的发展，电子支付方式越来越广泛应用。公司应积极拓展电子支付收款渠道，如微信支付、支付宝支付、银联在线支付等，为客户提供便捷的支付方式。同时，公司应加强电子支付收款的管理，确保电子支付信息安全、准确。2.公司应根据业务特点和客户需求，合理选择收款渠道，并制定相应的收款操作规程。（二）收款流程1.业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确收款方式、收款时间、收款金额等条款，并将相关信息及时传递给财务部门。2.销售或业务人员在收到客户款项后，应及时将收款信息传递给财务部门。收款信息应包括收款日期、收款金额、付款单位、付款方式等。3.财务部门收到收款信息后，应及时进行核对，并与银行账户记录或现金收款记录进行比对。如核对无误，应及时确认收款，并进行账务处理。4.对于电子支付收款，财务人员应及时登录电子支付平台，查看收款记录，并进行相应的操作。如确认收款成功，应及时将收款信息与业务部门传递的信息进行核对，并进行账务处理。（三）收款监控与催款1.财务部门应建立收款监控机制，定期对公司的收款情况进行统计分析，及时掌握应收账款的余额、账龄、客户分布等信息。2.对于逾期未收款的客户，财务部门应及时与业务部门沟通协调，了解原因，并采取相应的催款措施。催款措施可包括电话催款、邮件催款、上门催款等。3.在催款过程中，财务人员应注意方式方法，避免给客户造成不良影响。同时，应及时记录催款情况，包括催款时间、催款方式、客户反馈等信息。4.对于长期拖欠款项的客户，公司应采取进一步的措施，如通过法律途径追讨欠款等。在采取法律措施前，公司应咨询法律顾问的意见，确保追讨欠款的行为合法合规。四、账户管理（一）银行账户开设与变更1.公司因业务需要开设银行账户时，应由财务部门提出申请，经公司总经理或董事长审批后，按照银行相关规定办理开户手续。2.银行账户开设后，财务部门应及时将银行账户信息（包括账户名称、账号、开户行等）通知相关部门和人员，并确保银行账户信息准确无误。3.如因业务变更、银行账户注销等原因需要变更银行账户信息时，财务部门应及时办理相关手续，并将变更后的银行账户信息通知相关部门和人员。（二）银行账户使用与管理1.公司银行账户只能用于公司正常的经营业务收支，不得出租、出借、转让银行账户。2.财务人员应妥善保管银行账户密码、网银密钥等重要信息，不得泄露给他人。3.银行账户的资金应按照公司财务管理制度进行管理和使用，确保资金安全、合理、有效。4.财务人员应定期对银行账户进行检查和核对，确保银行账户资金余额与银行对账单余额一致。如发现异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（三）银行账户销户1.当公司银行账户不再使用时，财务部门应及时办理销户手续。销户前，应确保银行账户内的资金已全部结清，无未处理的业务事项。2.办理销户手续时，财务人员应按照银行相关规定填写销户申请表，并提交相关证明材料。银行审核通过后，方可办理销户手续。3.销户手续办理完毕后，财务部门应及时将销户情况通知相关部门和人员，并对销户资料进行归档保存。五、票据管理（一）票据种类公司涉及的票据主要包括支票、汇票、本票、发票等。（二）票据购买与保管1.财务部门应指定专人负责票据的购买、保管和使用。票据购买人员应按照公司实际业务需要，定期到银行购买所需票据，并确保票据的真实性、完整性。2.票据保管人员应妥善保管票据，设立票据专用保险柜或专柜，将票据与印章分开保管。同时，应建立票据登记台账，详细记录票据的种类、号码、购买日期、使用情况、作废情况等信息。3.票据保管人员应定期对票据进行盘点，确保票据数量与登记台账一致。如发现票据丢失、被盗、损坏等情况，应及时报告财务部门负责人，并采取相应的措施进行处理。（三）票据使用1.票据使用人员在使用票据时，应严格按照票据操作规程进行操作。支票使用时，应填写完整、准确，加盖公司财务专用章和法定代表人或授权代理人印章。汇票、本票使用时，应按照相关规定进行背书转让、提示付款等操作。2.票据使用人员应及时登记票据使用情况，包括票据号码、支付日期、收款单位、金额等信息，并将票据存根联与相关证明材料一并归档保存。3.对于作废的票据，票据使用人员应在票据上加盖“作废”戳记，并将作废票据与存根联一并妥善保管，定期进行销毁。销毁时，应编制作废票据销毁清单，由财务部门负责人和相关人员签字确认。六、风险管理（一）风险识别与评估1.公司应建立支付收款风险管理机制，定期对支付收款业务进行风险识别与评估。风险识别应涵盖支付收款业务的各个环节，包括支付申请、审批、执行、记录与核对，收款渠道、流程、监控与催款，账户管理，票据管理等。2.风险评估应根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行分析和评价，确定风险等级。风险等级可分为高风险、中风险、低风险。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，公司应制定相应的风险应对措施。对于高风险业务，应采取严格的审批流程、加强监控、增加风险防范措施等方式进行管理。例如，对于大额支付业务，应实行双人复核制度，加强对支付信息的审核和验证，确保支付安全。对于中风险业务，应采取适当的控制措施，如加强内部审计、定期进行风险排查等。例如，对于银行账户管理，应定期进行账户余额核对和账户信息检查，防范账户风险。对于低风险业务，应保持适当的关注和管理，确保风险处于可控范围内。例如，对于小额现金收款业务，应加强对收款人员的培训和监督，确保现金收款安全。2.公司应建立风险预警机制，及时发现和预警潜在的风险。当风险指标达到设定的预警值时，应及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取相应的措施进行处理。（三）应急处理1.公司应制定支付收款业务应急预案，明确应急处理流程和责任分工。应急预案应包括风险事件发生时的应急响应措施、资金保障措施、信息报告与沟通机制等。2.在发生支付收款风险事件时，相关部门和人员应立即启动应急预案，采取有效的应急措施进行处理，最大限度地降低风险损失。同时，应及时向上级领导报告风险事件的情况，以便公司及时做出决策和采取进一步的措施。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对支付收款业务进行审计监督，检查支付收款业务是否符合法律法规、公司内部规章制度的要求，是否存在违规操作、资金风险等问题。2.内部审计人员应通过查阅相关文件、凭证、记录，访谈相关人员，实地观察等方式进行审计检查，并形成审计报告。审计报告应包括审计发现的问题、问题产生的原因、整改建议等内容。3.对于内部审计发现的问题，相关部门应及时进行整改，并将整改情况反馈给内部审计部门。内部审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。（二）外部监督1.公司应积极配合外部监管机构的监督检查，如实提供支付收款业务相关资料和信