杂志档案管理办法

杂志档案管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织杂志档案的科学管理，有效保护和利用杂志档案资源，提高工作效率，依据《中华人民共和国档案法》及相关行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在杂志编辑、出版、发行等过程中形成的各类档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：杂志档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照杂志档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于管理和查找利用。3.安全保密原则：采取有效措施，确保杂志档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：在确保档案安全保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的利用服务。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责杂志档案的日常管理工作。（二）职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织杂志档案管理的规章制度并组织实施。2.负责杂志档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全杂志档案的检索系统，编制各类档案目录、索引等，方便档案的查找利用。4.负责杂志档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全完整。5.按照规定的期限和程序，对杂志档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。6.积极开展档案利用工作，为公司/组织的各项工作提供档案信息支持，做好档案借阅、查阅等服务工作，并做好记录。7.负责对公司/组织各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.参与公司/组织有关杂志项目的验收、评估等工作，负责档案资料的审核和归档。9.负责与上级档案管理部门及相关单位的档案业务联系与交流，及时报送档案统计报表等资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.杂志编辑过程中形成的各类稿件，包括约稿函、作者投稿、修改意见、审稿记录、编辑加工记录等。2.杂志排版过程中形成的排版文件、校对记录、排版样稿等。3.杂志印刷过程中形成的印刷合同、印刷样书、印刷质量检验记录等。4.杂志发行过程中形成的发行计划、发行合同、发行统计报表、读者反馈信息等。5.杂志相关的会议文件、纪要、决议等，包括选题策划会、编委会、审稿会等会议资料。6.杂志获得的各类奖项、荣誉证书等相关材料。7.与杂志有关的其他文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门杂志档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集到的档案资料应进行初步整理，剔除重复、无用的材料，按照档案形成的时间顺序或类别进行简单排序。4.档案资料应在规定的时间内移交至档案管理部门，不得积压或擅自留存。（三）整理方法1.分类：按照杂志档案的内容和性质，分为编辑类、排版类、印刷类、发行类、会议类、荣誉类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。4.装订：对纸张规格不一致、破损的档案资料进行整理和修复，按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐美观。5.上架：将整理好的档案资料按照编号顺序上架存放，便于保管和利用。四、档案的分类与编号（一）分类1.编辑类档案：包括约稿函、作者投稿、审稿意见、编辑加工记录、稿件退修单等。2.排版类档案：包括排版文件、校对记录、排版样稿等。3.印刷类档案：包括印刷合同、印刷样书、印刷质量检验记录等。4.发行类档案：包括发行计划、发行合同、发行统计报表、读者反馈信息等。5.会议类档案：包括选题策划会、编委会、审稿会等会议文件、纪要、决议等。6.荣誉类档案：包括杂志获得的各类奖项、荣誉证书等相关材料。7.其他类档案：与杂志有关的其他文件、资料、图片、音像等。（二）编号1.档案编号采用“年度类别顺序号”的结构。2.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.类别：用两位字母表示档案的类别，如“BJ”表示编辑类，“PB”表示排版类，“YS”表示印刷类，“FX”表示发行类，“HY”表示会议类，“RY”表示荣誉类，“QT”表示其他类。4.顺序号：用四位数字表示该类别档案的顺序号，从“0001”开始编号。例如，2023年编辑类的第一份档案编号为“2023BJ0001”。五、档案的保管（一）保管期限1.杂志档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，如杂志创刊号、重要选题策划资料、重大获奖证书等。3.长期保管的档案：在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。4.短期保管的档案：在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（二）保管要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对磁性载体档案、电子档案等特殊载体档案，应采取特殊的保管措施，如定期进行检查、复制等，防止信息丢失或损坏。4.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等，并定期进行维护和检查。5.档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量和质量与档案目录一致。六、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅杂志档案。2.外部单位因工作需要查阅、借阅杂志档案，须经公司/组织相关部门批准。3.个人因学术研究、文化交流等需要查阅、借阅杂志档案，须经公司/组织相关部门批准，并按照规定办理查阅、借阅手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、归还日期等，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。档案管理部门批准后，办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、标注等，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。2.查阅、借阅档案时，利用者应在档案查阅登记表或借阅登记簿上签字，注明查阅或借阅的日期、内容、用途等。3.利用者归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。4.涉及公司/组织机密的档案，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的杂志档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册。（二）销毁1.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限、销毁原因等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。4.档案销毁记录应包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式、销毁人员等内容，销毁记录应保存[X]年。八、档案的统计与移交（一）统计1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对杂志档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.档案统计报表应准确、及时、完整，如实反映档案管理工作的基本情况。3.档案统计数据应作为档案管理工作考核、决策的重要依据。（二）移交1.公司/组织因机构变动、业务调整等原因，需要对杂志档