新疆印章管理办法

新疆印章管理办法一、总则（一）目的为加强新疆地区印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于新疆地区内公司/组织及其所属各部门、分支机构、子公司等所涉及的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）基本原则1.依法管理原则印章的刻制、使用、保管等活动必须严格遵守国家法律法规，确保印章管理工作合法合规。2.规范操作原则明确印章管理流程和操作规范，确保印章使用的各个环节都有章可循、规范有序。3.安全保密原则加强印章的安全防范措施，防止印章被盗用、冒用、伪造等情况发生，确保印章信息安全。4.责任明确原则明确印章管理各环节的责任主体，对印章管理不善导致的后果依法追究相关人员责任。二、印章的刻制（一）刻制申请1.公司/组织各部门因工作需要刻制印章的，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人审核签字后，报公司/组织办公室。2.办公室对申请进行初审，审核申请的必要性和合规性，初审通过后报公司/组织分管领导审批。3.分管领导审批同意后，由办公室负责统一办理印章刻制手续。（二）刻制流程1.办公室选择具有合法资质的印章刻制单位，并与其签订印章刻制合同，明确双方权利义务。2.刻制单位按照合同要求和相关标准刻制印章，确保印章质量和规格符合规定。3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交付办公室，并提供印章刻制证明等相关资料。4.办公室对收到的印章进行验收，核对印章规格、样式、文字等是否与申请一致，确认无误后在《印章刻制申请表》上签字确认，并将印章登记备案。（三）印章备案1.办公室负责将新刻制的印章信息录入公司/组织印章管理系统，包括印章名称、编号、规格、启用时间、保管人等，并生成印章备案登记表。2.印章备案登记表应一式两份，一份由办公室留存，一份报公司/组织财务部门备案，作为财务核算和审计的依据。3.印章备案信息应及时更新，确保印章管理系统信息与实际情况一致。三、印章的使用（一）使用范围1.公章用于公司/组织对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等的签署。2.合同专用章用于公司/组织签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章用于公司/组织财务结算、票据开具、资金收付等相关财务业务。4.法定代表人章用于公司/组织法定代表人授权的特定业务或文件签署。5.部门章用于本部门内部文件、通知、报表等的制作和使用。6.业务专用章用于特定业务领域的文件、凭证、报表等的制作和使用，如销售专用章、采购专用章等。（二）使用审批1.印章使用前，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并按照以下审批流程进行审批：一般性文件、信函等用印，由部门负责人审核签字后，报办公室负责人审批。合同、协议等重要法律文件用印，需经部门负责人、法务部门审核签字后，报公司/组织分管领导审批；涉及重大事项或金额较大的合同，还需报公司/组织法定代表人审批。财务专用章使用，按照公司/组织财务管理制度规定的审批流程执行，由财务负责人审核签字后，报分管财务领导审批。法定代表人章使用，需经法定代表人本人书面授权或同意，由办公室负责人审核签字后，报分管领导审批。部门章使用，由部门负责人审批。业务专用章使用，由相关业务部门负责人审批。2.审批人应认真审核用印事项的真实性、合法性和必要性，对不符合规定的用印申请予以退回，并说明理由。（三）用印登记1.印章保管人应在印章使用前，对《印章使用申请表》及相关文件进行核对，确认审批手续齐全、用印内容无误后，方可在用印登记本上进行登记，登记内容包括用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人姓名、审批人姓名等。2.用印登记本应妥善保管，以备查阅和审计。（四）印章使用1.印章保管人应严格按照审批后的《印章使用申请表》内容进行用印，确保印章使用位置准确、清晰，不得在空白纸张、合同等文件上加盖印章。2.用印过程中，印章保管人应始终在场，监督用印情况，防止他人擅自使用印章。3.用印完成后，印章保管人应及时将印章归位保管，并在《印章使用申请表》上加盖“已用印”章，注明用印日期。四、印章的保管（一）保管责任1.公司/组织应明确印章保管责任人，实行专人专管制度。公章、合同专用章、财务专用章等重要印章一般应由办公室指定专人保管；法定代表人章可由法定代表人本人或其授权的专人保管；部门章由各部门指定专人保管；业务专用章由相关业务部门指定专人保管。2.印章保管责任人应与公司/组织签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务，确保印章安全。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.印章保管场所应保持清洁、干燥，防止印章受潮、生锈或损坏。3.印章保管责任人应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人使用，不得在非工作时间将印章带出办公场所。如因工作需要确需带出的，须经公司/组织分管领导批准，并办理相关借用手续，用印完毕后及时归还。4.印章保管责任人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告办公室，并采取相应的补救措施。（三）印章交接1.印章保管责任人因工作调动、离职等原因需要交接印章的，应提前办理印章交接手续。2.交接时，交接双方应填写《印章交接清单》，详细记录印章名称、编号、规格、数量、交接时间、交接人姓名、监交人姓名等信息，并签字确认。3.监交人应由办公室负责人或其他指定人员担任，负责监督印章交接过程，确保交接手续完整、规范。4.印章交接完成后，原保管责任人应将印章及相关资料移交给新保管责任人，并协助新保管责任人熟悉印章管理流程和注意事项。五、印章的废止与销毁（一）废止情形1.公司/组织名称变更、重组、分立、合并等原因导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用、冒用、伪造等原因需要废止的。3.因业务调整、工作需要等原因，经公司/组织研究决定废止的印章。（二）废止程序1.印章使用部门或保管责任人发现印章需要废止的，应及时填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因，并经部门负责人审核签字后，报办公室。2.办公室对申请进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导审批。3.分管领导审批同意后，办公室负责发布印章废止通知，明确废止印章的名称、编号、规格等信息，并要求各部门停止使用该印章。（三）销毁处理1.废止印章应及时进行销毁，防止印章被非法使用。2.销毁印章时，应由办公室、财务部门等相关人员共同在场监督，确保销毁过程真实、彻底。3.印章销毁可采用粉碎、熔化等方式进行，销毁后应填写《印章销毁登记表》，详细记录印章名称、编号、规格、数量、销毁时间、销毁方式、监销人姓名等信息，并签字确认。4.《印章销毁登记表》应一式两份，一份由办公室留存，一份报公司/组织财务部门备案。六、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对印章管理情况进行审计监督，检查印章管理制度的执行情况、印章使用审批流程的合规性、印章保管的安全性等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.办公室应加强对印章使用和保管情况的日常检查，定期对印章保管场所进行巡查，确保印章安全。对发现的问题应及时督促整改，并将检查情况记录在案。（二）外部监督1.公司/组织应积极配合相关政府部门、监管机构等的监督检查，如实提供印章管理相关资料和信息。2.对于涉及印章管理的重大事项或违法违规行为，应及时向相关部门报告，并按照要求进行整改和处理。七、法律责任（一）违规责任1.公司/组织员工违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章或违规操作印章管理流程的，公司/组织将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，应依法承担赔偿责任。2.因印章被盗用、冒用、伪造等原因导致公司/组织遭受损失的，相关责任人应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任1.印章保管责任人因保管不善导致印章遗失、损坏或被盗用、冒用、伪造等，给公司/组织造成损失的，应按照损失金额