往来单位管理办法

往来单位管理办法一、总则（一）目的为加强公司往来单位的管理，规范往来业务流程，防范经营风险，提高资金使用效率，保障公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与所有往来单位之间的经济业务往来管理，包括但不限于供应商、客户、合作伙伴、金融机构等。（三）管理原则1.合法性原则：往来单位管理必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.风险防控原则：加强对往来单位的风险评估与监控，有效防范各类风险。3.规范化原则：建立健全规范的往来业务流程和管理制度，确保业务操作的标准化、规范化。4.动态管理原则：对往来单位进行动态跟踪与评估，根据实际情况及时调整管理策略。二、往来单位的分类与信息管理（一）分类标准1.按业务性质分类：分为供应商、客户、合作伙伴等。2.按规模大小分类：分为大型、中型、小型往来单位。3.按信用等级分类：根据往来单位的信用状况，分为A、B、C、D四个等级。（二）信息收集1.基本信息：包括往来单位的名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围等。2.财务信息：如资产负债表、利润表、现金流量表等财务报表，以及银行信用记录、纳税记录等。3.信用信息：通过信用评级机构、行业协会、其他往来单位等渠道收集的信用评价信息。4.业务信息：以往与本公司的业务往来记录，包括交易金额、交易频率、付款方式、交货期等。（三）信息录入与维护1.设立专门的往来单位信息管理系统，将收集到的信息及时准确录入系统。2.定期对往来单位信息进行更新和维护，确保信息的真实性、完整性和时效性。3.对重要信息的变更，如法定代表人变更、经营范围变更等，要及时进行审核和记录，并通知相关部门。三、往来单位的选择与准入（一）选择原则1.信誉良好：优先选择信用记录良好、商业信誉高的往来单位。2.实力匹配：根据公司业务需求和规模，选择与公司实力相匹配的往来单位。3.合作意愿：往来单位具有较强的合作意愿，能够积极配合公司开展业务。4.价格合理：在保证产品质量和服务水平的前提下，选择价格合理的往来单位。（二）准入流程1.业务部门提出往来单位合作申请，填写《往来单位准入申请表》，详细说明合作的业务内容、合作期限、预计交易金额等。2.财务部门对申请单位进行初步的财务状况审查，评估其偿债能力和资金流动性。3.风险管理部门对申请单位进行信用评估和风险审查，根据信用等级分类标准确定其信用等级。4.法务部门对申请单位进行法律合规审查，确保合作符合法律法规要求。5.经各部门审核通过后，报公司管理层审批。管理层根据公司战略和业务需求，决定是否批准往来单位的准入申请。6.对于批准准入的往来单位，由业务部门与其签订合作协议，明确双方的权利义务、业务流程、交易价格、付款方式等条款。四、往来业务流程管理（一）采购业务流程1.采购申请：使用部门根据实际需求填写《采购申请表》，注明采购物资的名称、规格、数量、预计采购日期等信息。2.采购审批：采购申请表经部门负责人、财务负责人、分管领导审批后，交采购部门执行。3.供应商选择：采购部门根据批准的采购申请，在合格供应商名录中选择合适的供应商，向其发送《采购询价单》。4.报价与谈判：供应商收到询价单后，在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较和分析，与供应商进行谈判，确定最终采购价格和合同条款。5.合同签订：采购部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。6.订单下达：采购部门根据采购合同下达《采购订单》，通知供应商组织生产和发货。7.到货验收：物资到货后，采购部门通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照合同约定的质量标准对物资进行检验，出具《验收报告》。8.付款结算：采购部门根据验收报告和采购合同，填写《付款申请单》，经相关部门审批后，交财务部门办理付款手续。财务部门核对无误后，按照合同约定的付款方式支付货款。（二）销售业务流程1.销售报价：业务部门根据客户需求，向客户提供产品或服务的报价单，注明产品规格、价格、数量、交货期等信息。2.销售合同签订：业务部门与客户就报价达成一致后，签订《销售合同》，明确销售产品或服务的规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款。3.订单处理：业务部门根据销售合同下达《销售订单》，安排生产或服务提供部门组织生产和发货。4.发货通知：生产或服务提供部门完成生产或服务后，通知业务部门发货。业务部门向客户发送《发货通知》，告知发货日期、预计到货日期等信息。5.销售开票：财务部门根据销售合同和发货通知，开具销售发票。6.收款结算：业务部门跟踪客户付款情况，及时与客户沟通催款。客户付款后，财务部门核对收款信息，办理收款入账手续。（三）其他往来业务流程1.借款业务：公司因业务需要向往来单位借款时，由借款部门填写《借款申请表》，注明借款金额、借款用途、借款期限等信息。经相关部门审批后，交财务部门办理借款手续。借款到期后，借款部门及时归还借款本金和利息。2.资金拆借业务：公司与往来单位之间进行资金拆借时，必须签订《资金拆借协议》，明确拆借金额、拆借期限、拆借利率、还款方式等条款。资金拆借业务必须符合国家法律法规和金融监管要求，严格控制风险。3.代收代付业务：公司与往来单位之间发生代收代付业务时，由业务部门填写《代收代付申请表》，注明代收代付的款项性质、金额、对象等信息。经相关部门审批后，交财务部门办理代收代付手续。财务部门要及时核对代收代付的款项，确保资金安全。五、往来账款管理（一）账款核对1.定期核对：财务部门每月末与往来单位核对往来账款，编制《往来账款余额调节表》，确保双方账目一致。2.差异处理：对于核对中发现的差异，财务部门要及时与往来单位沟通，查明原因，并进行相应的账务调整。3.函证管理：对于重要的往来账款，财务部门要定期向往来单位发送询证函，核实账款余额。询证函要由往来单位盖章确认后返回公司。（二）账龄分析1.财务部门定期对往来账款进行账龄分析，按照账龄长短将往来账款分为1年以内、12年、23年、3年以上等不同区间。2.根据账龄分析结果，对往来账款进行风险评估。对于账龄较长的往来账款，要重点关注，采取相应的催收措施。（三）催收管理1.建立催收制度：明确催收责任部门和责任人，制定催收计划和措施。2.催收方式：根据往来账款的性质和金额大小，采取电话催收、邮件催收、上门催收、法律诉讼等多种催收方式。3.催收记录：对每次催收情况进行详细记录，包括催收时间、催收方式、催收结果等信息。4.坏账处理：对于确实无法收回的往来账款，按照公司的坏账处理政策进行核销。坏账核销要经过严格的审批程序，并保留相关证明材料。六、往来单位的评价与动态管理（一）评价指标1.信用状况：根据往来单位的信用等级、信用记录等指标进行评价。2.业务合作情况：包括交易金额、交易频率、交货期、产品质量、售后服务等方面的表现。3.财务状况：分析往来单位的资产负债状况、盈利能力、资金流动性等财务指标。4.合规经营情况：考察往来单位是否遵守法律法规、行业规范和公司规章制度。（二）评价周期1.定期评价：每年对往来单位进行一次全面的评价，评价结果作为下一年度往来单位管理决策的重要依据。2.动态评价：在日常业务往来中，根据往来单位的表现及时进行动态评价，发现问题及时采取措施。（三）动态管理措施1.对于信用等级下降、业务合作出现问题、财务状况恶化或存在合规风险的往来单位，要及时采取预警措施，限制业务往来额度，加强风险监控。2.对于不再符合公司往来单位准入条件的单位，要及时终止合作关系，并妥善处理相关善后事宜。3.根据往来单位的评价结果，对优秀的往来单位给予适当的奖励和优惠政策，鼓励其继续与公司保持良好的合作关系。七、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对往来单位管理情况进行审计，检查往来业务流程的执行情况、往来账款的核算与管理情况、往来单位信息的真实性和完整性等。2.审计部门要出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）风险管理部门监督1.风险管理部门负责对往来单位的风险状况进行实时监控，及时发现潜在风险，并提出风险管理建议。2.对重大往来业务风险事件，风险管理部门要组织相关部门进行专项调查和分析，制定风险应对措施。（三）违规处理