报销结算管理办法

报销结算管理办法一、总则（一）目的为了加强公司报销结算管理，规范报销流程，确保公司资金的合理使用和安全，提高财务管理效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销结算业务。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际发生情况。2.合理性原则：报销费用应符合公司的相关规定和实际工作需要，不得铺张浪费。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.准确性原则：报销金额、报销项目等信息应准确无误，不得虚报、漏报。二、报销范围及标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务需要乘坐飞机、火车、轮船等交通工具的，按照公司规定的标准执行。市内交通费用，根据实际情况给予适当补贴。2.住宿费用按照出差目的地的不同，分为不同的住宿标准档次。员工应选择经济实惠、符合安全要求的住宿场所。3.餐饮补贴根据出差天数和地区差异，给予相应的餐饮补贴。（二）业务招待费1.因业务需要招待客户的，应提前填写《业务招待费申请表》，经审批后执行。2.招待费用应严格控制在合理范围内，不得超支。（三）办公用品及设备购置1.办公用品的购置应根据实际工作需要，按照公司的采购流程进行。2.设备购置需经过相关部门的审批，确保设备的必要性和合理性。（四）通讯费1.按照员工的工作岗位和实际需要，给予相应的通讯费补贴。2.补贴标准根据不同岗位进行设定。（五）其他费用1.培训费用：员工参加公司组织的培训，按照公司规定报销相关费用。2.会议费用：因工作需要参加会议的，凭会议通知等相关凭证报销费用。三、报销流程（一）费用发生员工在业务活动中发生费用支出时，应取得合法有效的报销凭证，并妥善保管。（二）填写报销单1.员工根据费用的性质和类别，填写相应的报销单。2.报销单应填写清晰、完整，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用项目、金额等信息。（三）部门负责人审批1.报销单填写完毕后，提交给部门负责人进行审批。2.部门负责人应根据业务实际情况，对报销费用的真实性、合理性进行审核，并签署审批意见。（四）财务审核1.部门负责人审批通过后，报销单提交至财务部门。2.财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核报销金额是否符合标准、报销凭证是否齐全、审批手续是否完备等。3.对于不符合规定的报销凭证，财务人员有权要求报销人补充或更正。（五）总经理审批1.经财务审核通过的报销单，提交给总经理进行最终审批。2.总经理根据公司的财务状况和相关规定，对报销费用进行全面审核，并签署审批意见。（六）报销支付1.总经理审批通过后，财务部门按照公司的财务制度和支付流程，及时将报销款项支付给报销人。2.支付方式可以选择银行转账、现金支付等。四、报销凭证要求（一）发票1.报销必须提供合法有效的发票，发票应加盖发票专用章。2.发票内容应与实际业务相符，包括发票抬头、日期、项目、金额等。3.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证和抵扣。（二）其他凭证1.除发票外，还可能需要提供其他相关凭证，如收据、合同、审批单等。2.其他凭证应符合相关法律法规和公司规定的要求，能够证明费用的真实性和合理性。五、特殊情况处理（一）预借差旅费1.员工因公务需要预借差旅费的，应填写《借款单》，注明借款金额、借款用途、预计归还日期等信息。2.经部门负责人和财务审核后，报总经理审批。3.预借的差旅费应在出差结束后及时办理报销手续，多退少补。（二）零星采购无发票1.对于零星采购无法取得发票的情况，应提供对方出具的收款收据，并注明采购物品名称、数量、单价、金额等信息。2.收款收据应加盖对方单位公章或财务专用章。3.同时，应提供采购审批单等相关证明材料，经部门负责人和财务审核后，报总经理审批。（三）多人共同出差1.多人共同出差的费用，应分别填写报销单，并注明共同出差的人员姓名、出差事由等信息。2.报销时应按照各自的费用标准进行报销。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对报销结算业务进行审计，检查报销流程是否合规、报销凭证是否真实有效、费用支出是否合理等。2.对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务监督1.财务部门负责对报销结算业务进行日常监督，对不符合规定的报销凭证和费用支出及时进行纠正。2.定期对报销数据进行统计和分析，为公司的财务管理提供决策依据。（三）员工监督1.鼓励公司员工对报销结算业务进行监督，如发现违规行为，可向公司相关部门举报。2.对于举报属实的，公司将给予举报人一定的奖励。七、违规处理（一）虚报、冒领费用1.对于虚报、冒领费用的员工，一经查实，将追回虚报、冒领的费用，并按照公司规定给予相应的纪律处分。2.情节严重的，将依法追究其法律责任。（二）审批失职1.对于在报销审批过程中把关不严、失职渎职的部门负责人和审批人员，将视情节轻重给予相应的批评教育、纪律处分。2.因审批失职给公司造成经济损失的，将承担相应的赔偿责任。（三）其他违规行为1.对于违反本办法其他规定的行为，将按照公司相关制度进行处理。2.涉及违反法律