损益凭证管理办法

损益凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司损益凭证的管理，规范凭证的填制、审核、传递、保管等工作流程，确保公司财务信息的真实性、准确性、完整性和及时性，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中涉及的各类损益凭证的管理。（三）定义1.损益凭证：是指记录公司在一定会计期间内各项收入、成本、费用、利润等经济业务的书面证明，是编制财务报表的重要依据。2.原始凭证：是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证，如发票、收据、入库单、出库单等。3.记账凭证：是根据审核无误的原始凭证编制的，用以确定会计分录，作为登记账簿直接依据的凭证。（四）管理原则1.合法性原则：损益凭证的管理应符合国家法律法规和公司财务制度的规定。2.真实性原则：凭证所记录的经济业务必须真实发生，内容与实际情况相符。3.准确性原则：凭证的填制应准确无误，数字计算正确，摘要清晰明了。4.完整性原则：凭证应具备完整的要素，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等。5.及时性原则：经济业务发生后，应及时填制凭证，并按照规定的流程进行审核、传递和保管。二、原始凭证管理（一）原始凭证的种类1.外来原始凭证：是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证，如购买货物取得的发票、支付费用取得的收据等。2.自制原始凭证：是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证，如入库单、出库单、工资表、差旅费报销单等。（二）原始凭证的填制要求1.内容真实：原始凭证所填列的经济业务内容和数字，必须真实可靠，符合实际情况。2.项目齐全：原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全，不得遗漏和省略。3.手续完备：单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名盖章。4.书写清楚、规范：原始凭证要按规定填写，文字要简要，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。5.编号连续：各种原始凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、收据等，在写坏作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。6.不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。7.填制及时：原始凭证应在经济业务发生或完成时及时填制，并按规定的程序和手续传递给有关部门和人员。（三）原始凭证的审核1.审核内容真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证日期、业务内容、数据等是否真实可靠。合法性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家法律法规和公司财务制度的规定，是否履行了必要的审批手续。合理性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。完整性审核：审核原始凭证的内容是否齐全，包括凭证的名称、日期、编号、经济业务内容摘要、填制单位签章、有关人员签章、接受凭证单位名称、经济业务所涉及的数量、单价和金额等要素是否完备。正确性审核：审核原始凭证的摘要是否填写清楚，日期是否真实，数字是否准确，小数点位置是否正确，大小写金额是否一致等。2.审核流程经办人员取得原始凭证后，应首先进行自我审核，确保凭证内容真实、完整、准确。将原始凭证提交给部门负责人进行初步审核，部门负责人应重点审核经济业务的合理性和合法性。财务部门收到原始凭证后，由财务人员进行详细审核，审核无误后在凭证上签字盖章，并据以编制记账凭证。对于审核中发现的问题，应及时与经办人员沟通，要求其补充、更正或重新填制原始凭证。如问题较为严重，应拒绝受理，并向上级领导报告。（四）原始凭证的传递与保管1.传递原始凭证应按照规定的流程和时间及时传递，确保财务信息的及时性。经办人员应在经济业务发生后及时将原始凭证传递给相关部门和人员，不得积压。涉及多个部门的经济业务，原始凭证应按照业务流程依次传递，每个环节的经办人员应在规定时间内完成审核和传递工作。2.保管财务部门应指定专人负责原始凭证的保管工作，确保凭证的安全和完整。原始凭证应按照类别、日期等进行分类整理，装订成册，并建立相应的索引和目录，便于查找和核对。对于重要的原始凭证，如发票、合同等，应进行单独保管，并采取必要的安全措施，如保险柜存放、加密存储等。原始凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。三、记账凭证管理（一）记账凭证的编制要求1.根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，确保记账凭证所记录的经济业务与原始凭证一致。2.记账凭证应具备完整的要素，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等。3.摘要应简明扼要，能够准确反映经济业务的内容，便于登记账簿和查阅账目。4.会计科目应使用正确，符合国家统一的会计制度规定，不得随意变更。5.金额填写应准确无误，借贷方金额必须相等，合计金额的大小写必须一致。6.记账凭证应连续编号，以便查考和核对。编号方法可以采用顺序编号法、分类编号法等，但应保持编号的连续性和系统性。7.记账凭证如有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。8.记账凭证填制完成后，如有附件，应在记账凭证上注明附件张数，并将附件粘贴在记账凭证后面，附件应整齐、牢固，不得脱落。（二）记账凭证的审核1.审核内容内容完整性审核：审核记账凭证的日期、编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等要素是否齐全。科目准确性审核：审核记账凭证所使用的会计科目是否正确，是否符合国家统一的会计制度规定，借贷方科目对应关系是否清晰。金额正确性审核：审核记账凭证的金额计算是否正确，借贷方金额是否相等，合计金额的大小写是否一致。摘要合理性审核：审核记账凭证的摘要是否能够准确反映经济业务的内容，是否简明扼要。附件完整性审核：审核记账凭证所附原始凭证是否齐全，内容是否与记账凭证相符，原始凭证的张数是否与记账凭证上注明的附件张数一致。2.审核流程记账凭证编制完成后，由编制人员进行自我审核，确保凭证内容准确无误。将记账凭证提交给财务主管进行审核，财务主管应重点审核凭证的科目使用、金额计算、摘要填写等是否正确，附件是否齐全。审核通过的记账凭证由财务主管签字盖章后，方可据以登记账簿。如审核中发现问题，应及时与编制人员沟通，要求其进行修改和完善。（三）记账凭证的传递与保管1.传递记账凭证编制完成后，应及时传递给登记账簿的人员，确保账簿记录的及时性。传递过程中，应注意凭证的安全，避免丢失、损坏。2.保管记账凭证应按照类别、日期等进行分类整理，装订成册，并建立相应的索引和目录，便于查找和核对。记账凭证的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。对于电算化记账凭证，应定期进行备份，并妥善保管备份数据，防止数据丢失。四、凭证的装订与归档（一）装订要求1.记账凭证应定期装订成册，防止散失。2.装订前应将记账凭证所附原始凭证整理整齐，对大于记账凭证的原始凭证，应按记账凭证的面积尺寸进行折叠，使折叠后的尺寸与记账凭证一致，并避开装订线，以便翻阅。3.装订时应使用棉线在左上角装订，装订应牢固、整齐，不得有压角、掉页等现象。4.在装订线上侧和左侧粘贴封签，并在封签处加盖装订人员印章。5.装订后的记账凭证应在封面上注明单位名称、年度、月份、记账凭证种类、起讫日期、起讫号码、记账凭证张数、附件张数等内容，并由装订人员和会计主管人员在封面上签字盖章。（二）归档要求1.装订成册的记账凭证应按照档案管理的要求进行归档保管，建立档案索引和目录，便于查找和查阅。2.档案管理人员应定期对凭证档案进行检查和整理，确保档案的安全和完整。3.凭证档案的保管期限应按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对损益凭证的管理情况进行自查，检查凭证的填制、审核、传递、保管等环节是否符合本办法的规定。2.内