材料定样管理办法

材料定样管理办法一、总则（一）目的为加强公司材料定样管理，确保工程项目所使用材料符合设计要求和质量标准，有效控制工程成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司承接的各类工程项目中涉及的材料定样管理工作，包括但不限于建筑材料、装饰材料、设备及构配件等。（三）基本原则1.质量优先原则：材料定样应首先满足工程质量要求，确保所选用材料符合相关国家标准、行业标准及设计文件规定。2.合规合法原则：材料定样过程必须遵守国家法律法规，符合行业规范及公司内部管理规定。3.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的定样管理，优化材料选型，降低工程成本。4.公平公正原则：定样过程应公开透明，确保各参与方机会均等，公平竞争，避免不正当利益输送。二、职责分工（一）项目管理部门1.负责组织材料定样工作，协调设计单位、施工单位、监理单位及供应商等相关方参与定样过程。2.审核施工单位提交的材料定样申请，提出意见和建议，并报上级领导审批。3.跟踪材料定样执行情况，对定样材料的质量、供应进度等进行监督检查，及时发现和解决问题。（二）设计单位1.根据工程设计要求，提供材料选型建议和技术参数，参与材料定样评审工作。2.对定样材料的选型是否符合设计意图进行审核，提出书面意见，确保设计要求得到有效落实。（三）施工单位1.根据工程进度计划，提前向项目管理部门提交材料定样申请，详细说明材料名称、规格、型号、数量、技术要求等信息。2.负责按照定样结果组织材料采购和供应，确保所采购材料与定样一致，并对材料质量负责。3.在材料采购过程中，如遇特殊情况需要变更定样材料，应及时向项目管理部门提出申请，经批准后方可实施。（四）监理单位1.对材料定样过程进行全程监督，确保定样程序符合规定要求。2.审核施工单位提交的材料定样申请及相关资料，对定样材料的质量进行评估，提出监理意见。3.对进场的定样材料进行检验和验收，如发现质量问题，及时要求施工单位整改或退场处理。（五）采购部门1.根据定样结果，负责组织材料的采购工作，选择合格的供应商，签订采购合同。2.确保采购材料的质量、规格、型号等与定样一致，严格控制采购成本，按时完成材料供应任务。3.建立材料采购档案，妥善保管采购合同、发票、检验报告等相关资料。（六）质量检测部门1.按照相关标准和规范，对定样材料进行质量检测和试验，出具检测报告。2.对材料定样过程中的质量控制环节进行监督检查，确保定样材料质量符合要求。3.参与材料质量问题的分析和处理，提供技术支持和解决方案。三、材料定样流程（一）定样申请施工单位根据工程进度和实际需要，提前[X]个工作日向项目管理部门提交材料定样申请。申请应包括以下内容：1.工程名称、部位及材料使用明细。2.材料名称、规格、型号、数量、技术要求等详细信息。3.拟选用的供应商及产品品牌。4.材料样品（如有）及相关技术资料。（二）申请审核项目管理部门收到施工单位的材料定样申请后，应在[X]个工作日内组织设计单位、监理单位等相关人员进行审核。审核内容包括：1.材料选型是否符合设计要求和工程实际需要。2.技术参数是否满足工程质量标准。3.拟选用供应商的资质、信誉及产品质量情况。4.材料价格是否合理，是否符合成本控制要求。审核通过后，项目管理部门将审核意见报上级领导审批。（三）定样评审经上级领导批准后，项目管理部门组织召开材料定样评审会议。参加会议的人员包括项目管理部门、设计单位、施工单位、监理单位、采购部门及质量检测部门等相关人员。评审会议应按照以下程序进行：1.施工单位介绍材料定样申请情况，包括材料选型、技术要求、供应商情况等。2.设计单位对材料选型是否符合设计意图进行说明，并提出意见和建议。3.监理单位对定样材料的质量控制要点及验收标准进行明确。4.采购部门对材料市场价格及供应情况进行分析。5.质量检测部门对定样材料的质量检测要求和方法进行介绍。6.参会人员对定样材料进行充分讨论，发表意见和建议，形成定样评审意见。（四）定样确定根据定样评审意见，项目管理部门组织相关方对定样材料进行最终确定。定样材料应满足以下要求：1.符合设计要求和工程质量标准。2.技术参数明确，质量可靠。3.价格合理，具有市场竞争力。4.供应商信誉良好，具备相应的生产能力和供应保障能力。定样确定后，项目管理部门应形成书面的定样报告，明确定样材料的名称、规格、型号、技术要求、供应商等信息，并报上级领导备案。（五）定样执行1.采购部门根据定样报告与选定的供应商签订采购合同，确保采购材料与定样一致。2.施工单位按照定样要求组织材料采购和供应，严格控制材料质量，确保所采购材料符合定样标准。3.监理单位对材料采购和供应过程进行全程监督，如发现问题及时要求整改。4.质量检测部门按照相关标准和规范对进场的定样材料进行检验和验收，合格后方可使用。四、材料样品管理（一）样品提供1.供应商应根据定样要求提供材料样品，样品应具有代表性，能够真实反映所供材料的质量、规格、型号等特征。2.样品数量应满足检验和试验需要，一般每种材料不少于[X]份。3.样品应附有产品质量证明文件、检验报告、使用说明书等相关资料。（二）样品标识1.样品应进行标识，标明材料名称、规格、型号、供应商、批次等信息。2.标识应清晰、牢固，不易褪色或损坏。（三）样品保管1.项目管理部门应设立专门的样品保管场所，对样品进行妥善保管。2.样品保管场所应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合样品保存要求。3.定期对样品进行检查和维护，确保样品质量不受影响。（四）样品使用1.样品主要用于定样评审、质量检验、验收等工作，不得挪作他用。2.使用样品时，应办理相关手续，登记样品使用情况。3.使用完毕后，应及时将样品归还保管场所。五、变更管理（一）变更申请在材料定样执行过程中，如遇特殊情况需要变更定样材料，施工单位应及时向项目管理部门提出变更申请。变更申请应包括以下内容：1.变更的原因和理由。2.拟变更的材料名称、规格、型号、供应商等信息。3.变更后材料的技术要求和质量标准。4.变更对工程进度、质量、成本等方面的影响分析。（二）变更审核项目管理部门收到施工单位的变更申请后，应在[X]个工作日内组织设计单位、监理单位、采购部门及质量检测部门等相关人员进行审核。审核内容包括：1.变更原因是否合理，是否符合工程实际需要。2.拟变更材料的选型是否符合设计要求和工程质量标准。3.变更后材料的技术参数是否满足工程要求。4.变更对工程进度、质量、成本等方面的影响是否可控。审核通过后，项目管理部门将审核意见报上级领导审批。（三）变更执行经上级领导批准后，项目管理部门组织相关方按照变更要求进行变更执行。变更执行过程中，应严格按照定样管理流程进行操作，确保变更后的材料质量符合要求。六、监督检查（一）定期检查项目管理部门应定期对材料定样管理工作进行检查，检查内容包括：1.定样流程执行情况，是否按照规定程序进行定样申请、审核、评审、确定等工作。2.材料样品管理情况，样品是否妥善保管，标识是否清晰，使用是否规范等。3.定样材料采购和供应情况，是否按照定样结果进行采购，材料质量是否符合要求，供应进度是否满足工程需要等。4.变更管理情况，变更申请、审核、执行等环节是否规范，变更对工程的影响是否得到有效控制等。（二）不定期抽查公司将不定期对材料定样管理工作进行抽查，重点检查定样材料的质量、使用情况及相关资料的完整性等。对抽查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任单位限期整改。（三）问题处理对监