成绩档案管理办法

成绩档案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司/组织成绩档案的科学管理，确保成绩档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥成绩档案在员工考核、晋升、培训等方面的重要作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内所有员工的成绩档案管理，包括但不限于学历成绩、培训成绩、考核成绩等各类与员工工作表现相关的成绩记录。（三）管理原则1.真实性原则：成绩档案应如实反映员工的实际成绩情况，严禁任何形式的虚假记录。2.完整性原则：全面收集、整理员工的各项成绩信息，确保档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护员工成绩档案的隐私，未经授权不得泄露。4.动态管理原则：根据员工成绩的变化及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、成绩档案的内容（一）学历成绩1.包括员工的各级学历证书复印件，如小学、中学、大学本科、硕士、博士等学历。2.各学历阶段的学习成绩单，详细记录所学课程及成绩。（二）培训成绩1.参加公司/组织内部培训的培训记录，包括培训名称、培训时间、培训地点、培训讲师等信息。2.培训考核成绩，如考试成绩、作业成绩、实践操作成绩等。（三）考核成绩1.定期考核成绩，如月度考核、季度考核、年度考核等的成绩记录。2.专项考核成绩，如项目考核、技能考核等的成绩。（四）其他成绩1.员工在公司/组织内获得的各类竞赛成绩、荣誉证书等。2.参加外部认证考试取得的成绩及证书。三、成绩档案的建立与收集（一）建立流程1.人力资源部门负责建立员工成绩档案的总框架，为每位员工分配唯一的档案编号。2.各部门负责收集本部门员工的相关成绩信息，并按照规定的格式整理后提交给人力资源部门。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责成绩信息的收集工作，确保信息的准确性和及时性。2.对于学历成绩，应要求员工提供学历证书原件及复印件，复印件需加盖员工所在单位公章。3.培训成绩由培训部门在培训结束后及时将考核成绩反馈给人力资源部门。4.考核成绩由考核部门按照规定的时间和流程报送人力资源部门。四、成绩档案的整理与归档（一）整理1.人力资源部门收到各部门提交的成绩信息后，对其进行分类整理。2.按照成绩类型、时间顺序等对档案内容进行排序，确保档案资料的系统性和逻辑性。（二）归档1.将整理好的成绩档案资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明员工姓名、档案编号、档案内容等信息。2.按照档案编号顺序将档案盒存放在专门的档案柜中，便于查找和管理。五、成绩档案的查阅与使用（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的成绩档案，但需提前向人力资源部门提出申请，填写查阅申请表。2.人力资源部门负责人、相关业务部门负责人因工作需要可以查阅员工成绩档案，但需经过公司/组织主管领导批准，并在查阅记录上签字。3.其他人员如需查阅成绩档案，必须经过公司/组织最高领导批准，并严格遵守保密规定。（二）查阅流程1.查阅申请人填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.将申请表提交给相应的审批领导，经批准后交人力资源部门。3.人力资源部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。（三）使用规定1.成绩档案仅供公司/组织内部使用，用于员工考核、晋升、培训、奖励等工作。2.未经员工本人同意，不得将其成绩档案提供给外部单位或个人。3.在使用成绩档案时，应严格按照规定的用途和程序进行，确保档案信息的合法、合规使用。六、成绩档案的更新与维护（一）更新内容1.当员工取得新的学历证书、培训证书、考核成绩等时，所在部门应及时将相关信息提交给人力资源部门进行更新。2.发现成绩档案中的信息有误时，应及时核实并进行更正。（二）更新流程1.员工所在部门填写成绩档案更新申请表，详细说明更新内容及原因。2.将申请表提交给人力资源部门审核，审核通过后进行档案更新操作。3.人力资源部门对更新后的成绩档案进行重新整理和归档。（三）维护措施1.定期对成绩档案进行检查，确保档案的完整性和安全性。2.对档案存储环境进行维护，保持档案柜的干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。3.随着信息技术的发展，逐步建立电子成绩档案系统，实现成绩档案的电子化管理，提高管理效率和查询便利性。七、成绩档案的保密与安全（一）保密措施1.对接触成绩档案的人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任。2.在查阅成绩档案时，严格限制查阅范围，不得擅自扩大查阅内容。3.禁止在非保密场所谈论成绩档案内容，不得通过互联网、移动存储设备等传播成绩档案信息。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施。2.定期对档案进行备份，防止档案数据丢失。3.对电子成绩档案系统采取安全防护措施，设置用户权限，防止数据泄露和非法篡改。八、违规处理（一）违规行为界定1.伪造、篡改成绩档案信息的行为。2.未经授权查阅、泄露成绩档案信息的行为。3.违反成绩档案管理规定，擅自使用档案信息的行为。（二）处理措施1.对于伪造、篡改成绩档案信息的员工，一经查实，给予严肃批评教育，取消相关成绩及奖励，并根据情节轻重给予相应的纪律处分，直至解除劳动合同。2.对于未经授权查阅、泄露成绩档案信息的人员，视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职等处分，造成严重后果的依法追究法律责任。3.对于违反成绩