店面物资管理办法

店面物资管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范公司店面物资的管理，确保物资的合理采购、有效使用、妥善保管和准确核算，提高物资使用效率，降低运营成本，保障店面业务的正常开展。2.适用范围本办法适用于公司旗下所有店面的物资管理活动，包括但不限于办公用品、商品库存、设备设施、耗材等各类物资。3.管理原则统一管理原则：店面物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算，确保管理的规范性和一致性。合理配置原则：根据店面业务需求和实际情况，合理配置物资资源，避免浪费和闲置。节约高效原则：倡导节约意识，提高物资使用效率，降低运营成本，实现效益最大化。责任明确原则：明确各部门和人员在物资管理中的职责，做到责任到人，奖惩分明。二、管理职责1.店面管理部门负责制定店面物资需求计划，审核物资采购申请，跟踪采购进度，确保物资及时供应。组织店面物资的验收、入库、存储、发放、盘点等日常管理工作，建立物资管理台账。定期对店面物资进行清查盘点，核实物资数量和质量，及时处理盘盈盘亏情况。监督检查店面物资的使用情况，制止浪费和违规使用行为，提出改进建议。2.采购部门根据店面管理部门提交的物资需求计划，制定采购计划，选择合格供应商，签订采购合同。负责采购物资的质量控制，确保所采购物资符合规定要求，及时处理物资质量问题。协调采购物资的运输、交付等工作，保障物资按时、按质、按量到达店面。建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理，维护良好的合作关系。3.财务部门负责店面物资采购资金的预算安排和审核支付，确保资金使用合理合规。对店面物资进行财务核算，建立物资成本明细账，准确记录物资采购、使用和库存情况。参与店面物资的清查盘点工作，监督物资管理的财务合规性，提供财务分析和建议。4.使用部门负责本部门物资的领用、使用和保管，按照规定填写物资领用申请表，注明用途和数量。合理使用物资，避免浪费和损坏，发现物资短缺或损坏及时报告店面管理部门。配合店面管理部门做好物资清查盘点工作，提供相关资料和信息。三、物资采购管理1.采购计划店面管理部门应根据店面业务发展需求、库存状况和物资消耗规律，定期（每月/季度）编制物资需求计划。需求计划应详细列出物资名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息。采购计划经店面负责人审核后，报采购部门汇总。采购部门结合公司采购政策、资金预算和市场供应情况，对需求计划进行综合平衡，制定年度/月度采购计划。采购计划应具有前瞻性和合理性，避免因计划不周导致物资积压或缺货。如有特殊情况需要调整采购计划，应及时办理相关审批手续。2.供应商选择与管理采购部门应建立合格供应商名录，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从名录中选择合适的供应商进行采购。在选择供应商时，应考虑供应商的信誉、资质、产品质量、价格、售后服务等因素，进行综合评估和比较。对新供应商，应进行实地考察和资质审核，确保其具备供应能力和合作条件。与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订后，应严格按照合同约定执行。采购部门应定期对供应商进行评估和管理，建立供应商绩效评价体系，根据供应商的交货质量、交货期、价格、售后服务等方面表现进行评分。对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。3.采购流程采购申请：使用部门根据业务需求填写物资采购申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交店面管理部门。需求审核：店面管理部门对采购申请进行审核，核实需求的合理性和必要性，审核通过后报采购部门。采购审批：采购部门根据采购计划和预算安排，对采购申请进行审批。金额较小的采购申请由采购部门负责人审批，金额较大的采购申请报公司主管领导审批。采购实施：采购部门根据审批后的采购申请，选择供应商进行采购。采购人员应与供应商保持密切沟通，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量交付。到货验收：物资到货后，店面管理部门组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等方面。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的物资，应及时与供应商协商处理。付款结算：财务部门根据采购合同和验收单，审核无误后办理付款手续。付款方式应符合公司财务规定，确保资金安全。四、物资库存管理1.入库管理物资到货后，店面管理部门应及时组织验收。验收人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量等信息，与采购合同和送货单进行比对。验收合格的物资，验收人员应在送货单上签字确认，并填写入库单。入库单应注明物资名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息。物资入库后，仓库管理人员应按照规定的存储位置进行摆放，做到分类存放、标识清晰、便于查找。同时，建立物资库存台账，记录物资的入库、出库、库存数量等情况。2.存储管理仓库应保持整洁、干燥、通风良好，具备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保物资存储安全。对有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物品、易腐食品等，应按照相关规定进行单独存储，并采取相应的防护措施。仓库管理人员应定期对物资进行巡查，检查物资的存储状况，发现问题及时处理。如发现物资损坏、变质、短缺等情况，应及时报告店面管理部门，并查明原因，进行相应处理。3.出库管理使用部门因业务需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格型号、数量、用途等信息，经部门负责人审核后提交店面管理部门。店面管理部门根据物资库存情况和领用申请，进行审批。审批通过后，开具物资出库单。出库单应注明物资名称、规格型号、数量、领用部门、领用日期等信息。仓库管理人员根据出库单发放物资，并在库存台账上记录物资的出库情况。物资发放应遵循先进先出、急用先出的原则，确保物资合理使用。领用人员在领取物资时，应核对物资的数量、规格型号等信息，确认无误后签字领取。如有疑问或发现物资质量问题，应及时与店面管理部门沟通解决。4.盘点管理店面管理部门应定期（每月/季度）组织对店面物资进行清查盘点，确保账实相符。盘点工作应由仓库管理人员、店面财务人员和使用部门相关人员共同参与。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等。盘点人员应认真核对物资的数量、规格型号、质量等信息，如实记录盘点结果。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账实不符情况，应查明原因，属于正常损耗或合理误差的，应及时调整库存台账；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。根据盘点结果，对库存物资进行合理调整和优化，避免物资积压或缺货，提高物资使用效率。五、物资使用管理1.使用规范使用部门应按照物资的使用说明和操作规程，合理使用物资，确保物资的正常运行和使用寿命。严禁擅自更改物资的用途或使用方式，如因业务需要确需更改，应经店面管理部门批准，并做好相应记录。对贵重物资和关键设备，应指定专人负责使用和维护，操作人员应经过专业培训，熟悉操作流程和注意事项。2.节约使用倡导节约意识，鼓励使用部门和人员节约物资，降低消耗。如发现浪费物资的行为，应及时制止并进行批评教育。推广使用节能、环保型物资，减少能源消耗和环境污染。对可回收利用的物资，应进行分类回收，妥善处理。定期对物资使用情况进行分析和评估，总结经验教训，提出改进措施，不断提高物资使用效率。3.维护保养使用部门应负责本部门物资的日常维护保养工作，确保物资处于良好的运行状态。对需要定期维护保养的物资，应制定详细的维护保养计划，并严格按照计划执行。如发现物资出现故障或损坏，应及时报告店面管理部门，并安排维修人员进行维修。维修人员应及时对故障原因进行分析，采取有效的维修措施，确保物资尽快恢复正常使用。对因使用不当或维护保养不善导致物资损坏的，应追究相关人员的责任。同时，应及时总结经验教训，加强对物资使用和维护保养的管理。六、物资核算与成本控制1.核算方法财务部门应按照国家财务会计准则和公司财务制度，对店面物资进行准确的财务核算。物资采购成本应包括物资价款、运输费、装卸费、保险费等相关费用。库存物资应按照实际成本计价，采用先进先出法、加权平均法等方法进行核算。物资发出时，应按照相应的计价方法计算发出物资的成本。店面管理部门应建立物资管理台账，详细记录物资的采购、入库、出库、库存等情况，与财务部门的核算数据保持一致。2.成本控制采购部门应通过合理选择供应商、优化采购流程、批量采购等方式，降低物资采购成本。同时，应加强对采购价格的监控和分析，及时掌握市场价格动态，争取有利的采购条件。店面管理部门应加强物资库存管理，合理控制库存水平，避免物资积压或缺货。对积压物资应及时进行处理，减少库存占用资金和仓储成本。使用部门应加强物资使用管理，提高物资使用效率，减少浪费和损耗。通过开展成本分析和控制活动，挖掘降低成本的潜力，实现成本节约目标。财务部门应定期对店面物资成本进行分析和评估，为公司决策提供准确的成本信息。同时，应加强对物资成本的预算管理和控制，确保成本支出符合公司预算要求。七、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门应定期对店面物资管理情况进行审计监督，检查物资采购、库存、使用等环节的管理是否规范，制度执行是否到位。店面管理部门应建立内部监督机制，定期对本部门物资管理工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应加强对使用部门物资管理情况的监督检查，确保物资管理工作的有效开展。2.违规处理对违反本办法规定的行为，应视情节轻重给予相应的处罚。对违规采购、浪费物资