店面台账管理办法

店面台账管理办法一、总则（一）目的为加强公司店面台账管理，规范台账记录行为，确保台账信息的准确、完整和及时，为公司经营决策提供可靠依据，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司旗下所有店面的台账管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：台账记录应如实反映店面经营活动的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则：台账数据应准确无误，记录清晰，计算准确，避免出现数据错误和歧义。3.完整性原则：涵盖店面经营管理的各个方面，包括但不限于销售、库存、人员、财务等信息，确保台账内容完整。4.及时性原则：按照规定的时间和频率及时记录台账信息，不得拖延积压，保证信息的时效性。5.规范性原则：严格遵循本办法及相关行业标准规定的格式、内容和流程进行台账管理，确保台账的规范性和一致性。二、台账分类及内容（一）销售台账1.记录内容每日销售明细，包括销售日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、销售额、收款方式等。销售退货记录，详细记录退货日期、客户名称、商品名称、规格、数量、单价、退货原因等。销售折扣与折让情况，注明折扣或折让的日期、客户名称、商品名称、规格、数量、折扣率或折让金额等。2.记录要求销售数据应根据销售发票、收款凭证等原始单据如实填写，确保数据的准确性和一致性。对于销售退货和折扣折让，必须有相应的审批手续和原始凭证作为支撑，并在台账中详细注明。（二）库存台账1.记录内容商品库存明细，包括商品名称、规格、期初库存数量、本期入库数量、本期出库数量、期末库存数量、库存单价、库存金额等。库存盘点记录，详细记录盘点日期、盘点人员、商品名称、规格、实际盘点数量、账实差异及差异原因等。库存商品的进货批次、保质期等信息。2.记录要求库存数量应根据实际出入库情况及时更新，确保账实相符。库存盘点应定期进行，盘点结果应如实记录，并及时分析差异原因，采取相应的调整措施。对于有保质期要求的商品，应准确记录进货批次和保质期，以便及时进行库存管理。（三）人员台账1.记录内容店面员工基本信息，包括姓名、性别、年龄、身份证号码、入职日期、岗位、联系方式等。员工考勤记录，详细记录员工每日出勤、请假、旷工等情况。员工培训记录，包括培训日期、培训内容、培训讲师、参加人员、考核结果等。员工绩效评估记录，定期记录员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面的评估结果及评价意见。2.记录要求员工基本信息应准确完整，如有变动应及时更新。考勤记录应根据实际出勤情况如实填写，确保考勤数据的真实性和准确性。培训记录和绩效评估记录应详细、客观，能够真实反映员工的培训和工作表现情况。（四）财务台账1.记录内容店面每日收支明细，包括收入来源（如销售收入、租金收入等）、金额、支出项目（如采购成本、员工工资、水电费等）、金额、收支日期等。各项费用的明细分类账，如销售费用、管理费用、财务费用等，详细记录费用的发生日期、摘要、金额等。税务申报记录，包括申报日期、税种、计税依据、应纳税额、已纳税额等。2.记录要求财务收支数据应依据合法有效的财务凭证进行记录，确保账目清晰、准确。费用明细分类账应按照财务制度的规定进行分类核算，便于财务分析和管理。税务申报记录应严格按照税法规定的时间和要求进行申报，确保公司税务合规。三、台账记录流程（一）数据收集1.店面各岗位工作人员负责收集与本岗位工作相关的原始数据，如销售人员收集销售发票、出库单等销售数据，仓库管理人员收集出入库单等库存数据，财务人员收集费用报销单、收款凭证等财务数据。2.原始数据应真实、完整、清晰，不得随意涂改或伪造。（二）数据录入1.各岗位工作人员应及时将收集到的原始数据录入到相应的台账系统中，确保数据录入的准确性和及时性。2.在录入数据时，应认真核对数据内容，如发现数据错误或不完整，应及时与相关人员核实并进行更正。（三）数据审核1.台账录入完成后，应由专人进行审核。审核人员应根据相关规定和业务流程，对录入的数据进行全面审查，确保数据的准确性、完整性和合规性。2.审核过程中如发现问题，应及时通知数据录入人员进行修改，并跟踪修改情况，直至审核通过。（四）数据归档1.经审核无误的台账数据应及时进行归档保存。归档方式可采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保数据的安全性和可查阅性。2.电子文档应按照规定的存储路径和文件名进行命名和保存，纸质文档应分类装订成册，并注明台账名称、时间段、保存期限等信息。四、台账保管与查阅（一）保管期限1.销售台账、库存台账、人员台账、财务台账等各类台账的保管期限应符合相关法律法规和行业标准的规定，一般为[X]年。2.对于涉及重要业务事项、法律纠纷或税务审计等特殊情况的台账，应适当延长保管期限。（二）保管方式1.电子台账应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。2.纸质台账应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序进行排列，确保存放整齐、便于查阅。（三）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅台账时，应填写《台账查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人审批后，方可查阅。2.外部单位（如税务机关、审计机构等）因工作需要查阅台账时，应出具正式的查阅函，并经公司相关部门负责人和公司领导审批同意后，由专人陪同查阅。查阅过程中，应严格遵守公司的保密规定，不得擅自复制、传播或泄露台账信息。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门负责定期对店面台账管理工作进行检查，检查内容包括台账记录的准确性、完整性、及时性，台账保管情况，查阅审批手续等。2.店面负责人应定期对本店面的台账管理工作进行自查，及时发现和纠正存在的问题，并将自查情况上报公司财务部门。（二）外部审计1.公司应定期聘请外部审计机构对公司财务状况和经营成果进行审计，其中包括对店面台账的审计。2.外部审计机构应按照审计准则和相关法律法规的要求，对店面台账进行全面审查，并出具审计报告。公司应根据审计报告中提出的问题，及时采取整改措施。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按照本办法规定的内容和流程记录台账，导致台账信息不准确、不完整或不及时的。2.故意虚报、瞒报、漏报台账数据，弄虚作假的。3.擅自修改、删除、销毁台账记录，造成数据丢失或损坏的。4.违反台账查阅审批规定，擅自允许无关人员查阅台账或泄露台账信息的。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为且情节较轻的员工，由所在部门负责人进行批评教育，并责令其限期整改。2.对于多次违规或情节严重的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处分，并追究相关人员的经济赔偿责任。3