底图归档管理办法

底图归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司底图的规范化管理，确保底图的完整性、准确性和可追溯性，提高底图的利用效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类业务活动中产生的底图归档管理，包括但不限于产品设计图纸、工程图纸、技术文件附图等。（三）基本原则1.真实性原则：底图应如实反映业务活动的实际情况，确保其内容真实可靠。2.完整性原则：对业务活动中产生的各类底图进行全面收集、整理，保证归档底图的完整性。3.准确性原则：底图的绘制、标注等应准确无误，符合相关标准和规范。4.规范性原则：底图的归档管理应遵循统一的标准和流程，确保管理工作的规范化。5.保密性原则：对于涉及公司机密的底图，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善底图归档管理制度，并监督执行。指导和协助各部门做好底图的收集、整理、分类、编号等工作。负责底图的集中保管，建立底图档案库，确保底图的安全存储。负责底图的检索、借阅、归还等日常管理工作，为公司各部门提供底图利用服务。2.业务部门负责本部门业务活动中产生底图的及时收集、整理，并按照档案管理部门的要求进行初步分类和编号。负责向档案管理部门移交符合归档要求的底图，并配合档案管理部门做好底图的审核、清点等工作。负责提出底图的利用需求，按照规定办理底图的借阅手续，确保底图的安全使用，并及时归还。3.质量管理部门负责对底图的质量进行监督检查，确保底图符合相关标准和规范。参与底图归档管理过程中的质量问题处理，提出改进建议。4.信息技术部门负责为底图归档管理提供信息化技术支持，建立底图电子档案管理系统，实现底图的数字化存储、检索和利用。保障底图电子档案管理系统的安全稳定运行，做好数据备份和安全防护工作。二、底图的收集与整理（一）收集范围1.产品设计过程中形成的各类设计图纸、草图、效果图等。2.工程建设项目中的规划图、施工图、竣工图等。3.技术研发、工艺改进等活动中产生的技术文件附图。4.其他与公司业务相关的底图。（二）收集要求1.业务部门应明确专人负责底图的收集工作，确保底图产生后及时收集，不得遗漏。2.收集的底图应内容完整、清晰，签字、盖章等手续齐全。3.对于电子底图，应确保其格式正确、存储完整，且与纸质底图内容一致。（三）整理方法1.分类根据底图的专业领域、项目类型等进行分类，如机械设计类、建筑工程类、电子技术类等。在每一大类下，可进一步细分小类，如机械设计类可分为零部件图、装配图等。2.编号底图编号应具有唯一性，便于识别和管理。编号规则应保持相对稳定，避免频繁变动。编号可采用字母、数字相结合的方式，如“JXSJ001”表示机械设计类第1份底图。3.编目编制底图目录，详细记录底图的编号、名称、日期、来源、密级等信息。底图目录应一式两份，一份随底图一同归档，一份单独保存，便于检索。三、底图的审核与归档（一）审核内容1.底图的内容是否完整、准确，是否符合相关标准和规范。2.底图的签字、盖章等手续是否齐全。3.底图的编号、分类是否正确。（二）审核流程1.业务部门完成底图的初步整理后，提交至档案管理部门。2.档案管理部门组织质量管理部门等相关人员对底图进行审核。3.审核人员对底图进行逐一检查，提出审核意见。对于不符合要求的底图，及时反馈给业务部门进行整改。4.业务部门整改完成后，再次提交审核，直至底图符合要求。（三）归档要求1.审核通过的底图应按照分类、编号顺序进行装订或装盒，并填写归档清单。2.纸质底图应采用耐久性好的纸张，字迹应清晰、工整，不得使用易褪色的书写材料。3.电子底图应按照规定的存储格式和命名规则进行存储，并与纸质底图建立对应关系。4.底图归档时，应编制归档说明，简要介绍底图的形成过程、主要内容等。（四）归档流程1.业务部门将审核通过的底图及相关材料移交至档案管理部门。2.档案管理部门对移交的底图进行清点、核对，确认无误后办理归档手续。3.将归档底图存放入底图档案库，并在底图目录和电子档案管理系统中更新相关信息。四、底图的保管（一）保管环境1.底图档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.底图档案库应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保底图的安全存储。（二）保管方式1.纸质底图应按照分类、编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子底图应进行定期备份，存储在多种存储介质上，并分别存放于不同地点。同时，应对电子底图进行加密处理，防止数据泄露。3.对于重要的底图，应采取特殊的保管措施，如单独存放、专人保管等。（三）保管期限1.底图的保管期限应根据其重要性和使用频率等因素确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.具体保管期限可参照国家相关法律法规和行业标准执行，也可根据公司实际情况进行调整。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对底图档案库进行检查，检查内容包括底图的存储状况、保管环境等。2.对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复损坏的底图、调整保管环境等。3.定期检查记录应详细保存，作为底图保管工作的重要资料。五、底图的利用（一）利用申请1.公司各部门因工作需要利用底图时，应填写底图利用申请表，注明利用目的、底图编号、名称等信息。2.申请表经部门负责人签字批准后，提交至档案管理部门。（二）利用审批1.档案管理部门对利用申请表进行审核，根据底图的密级、保管期限等情况进行审批。2.对于涉及公司机密的底图，需经公司保密管理部门批准后方可利用。3.审批通过后，档案管理部门向利用部门发放底图利用通知单。（三）利用方式1.利用部门可根据利用通知单到档案管理部门查阅、借阅底图。2.查阅底图时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将底图带出。3.借阅底图时，应按照规定的借阅期限及时归还，如需延期，应办理延期手续。（四）利用登记1.档案管理部门应对底图的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人、底图编号、名称等信息。2.利用登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。（五）归还要求1.借阅的底图归还时，档案管理部门应进行认真检查，确保底图完整无损、无缺页、无涂改等情况。2.如发现底图有损坏或丢失，利用部门应及时报告，并按照规定进行赔偿。六、底图的鉴定与销毁（一）鉴定依据1.底图的保管期限已满，且已失去利用价值。2.底图所涉及的业务活动已结束，且不再需要保留。3.底图因损坏、变质等原因无法继续使用。（二）鉴定流程1.档案管理部门定期对底图进行清理，提出需要鉴定的底图清单。2.组织相关部门人员组成鉴定小组，对需要鉴定的底图进行逐一审核。3.鉴定小组根据鉴定依据，对底图的价值进行评估，提出鉴定意见。4.对于确定需要销毁的底图，编制底图销毁清单。（三）销毁审批1.底图销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导批准。2.对于涉及公司机密的底图，销毁前需经公司保密管理部门确认。（四）销毁方式1.纸质底图应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保信息无法恢复。2.电子底图应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息