广西合同管理办法

广西合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、解除等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.平等自愿原则合同双方应当在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应当公平合理，不得显失公平，保障双方的合法权益。4.诚实守信原则合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.公司合同管理部门负责制定和完善公司合同管理制度，指导和监督各部门合同管理工作；参与重大合同的谈判、起草、审核、签订等工作；负责合同的登记、归档、统计等工作；协调处理合同纠纷。2.业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等工作；配合合同管理部门做好合同审核、登记、归档等工作；及时向合同管理部门报告合同履行过程中的重大事项。3.法务部门负责对合同进行法律审查，提出法律意见和建议；参与重大合同的谈判、起草等工作；处理合同纠纷的法律事务。4.财务部门负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督；协助合同管理部门做好合同款项的结算和支付工作。二、合同的签订（一）合同相对方的选择1.业务部门应当对合同相对方的主体资格、经营状况、信用情况等进行调查和评估，选择具有良好信誉和履约能力的相对方签订合同。2.对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应当会同合同管理部门、法务部门等对合同相对方进行实地考察，必要时可以委托专业机构进行调查。（二）合同文本的起草1.合同文本应当由业务部门负责起草，合同条款应当明确、具体、完整，避免模糊不清或产生歧义。2.合同文本应当参照国家或行业标准合同示范文本，并结合公司实际情况进行制定。对于特殊合同，应当根据具体情况制定个性化的合同文本。（三）合同的审核1.合同起草完成后，业务部门应当将合同文本提交给合同管理部门进行初审。合同管理部门应当对合同的合法性、合规性、完整性等进行审核，并提出修改意见和建议。2.合同管理部门初审通过后，应当将合同文本提交给法务部门进行法律审查。法务部门应当对合同的法律条款进行审查，确保合同符合法律法规的规定，并提出法律意见和建议。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同管理部门应当会同业务部门、法务部门等进行会审，必要时可以邀请公司领导、相关专家等参加会审。会审通过后，合同文本方可提交给公司领导审批。（四）合同的签订1.合同经公司领导审批同意后，由业务部门负责与合同相对方签订合同。签订合同应当使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或公章。2.合同签订人应当具备相应的授权资格，签订合同前应当仔细核对合同条款，确保合同内容与审批意见一致。3.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本提交给合同管理部门、法务部门、财务部门等备案。三、合同的履行（一）合同履行的跟踪与监督1.业务部门应当负责合同的履行，按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，并及时向合同管理部门报告合同履行情况。2.合同管理部门应当对合同履行情况进行跟踪和监督，定期检查合同履行进度，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同管理部门应当会同业务部门、法务部门等成立合同履行监督小组，对合同履行情况进行全程监督。（二）合同款项的收付1.财务部门应当按照合同约定的时间、金额等办理合同款项的收付手续，并对合同款项的收付情况进行审核和监督。2.业务部门应当及时向财务部门提供合同履行情况的相关资料，协助财务部门办理合同款项的收付手续。3.对于合同款项的收付，应当严格执行公司财务管理制度，确保资金安全。（三）合同变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应当及时与合同相对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应当作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应当及时与合同相对方协商一致，并签订书面解除协议。解除协议应当明确解除合同的原因、时间、双方的权利义务等内容。3.合同变更或解除后，业务部门应当及时将变更或解除协议副本提交给合同管理部门、法务部门、财务部门等备案。四、合同纠纷的处理（一）纠纷的预防1.业务部门应当加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.合同管理部门应当定期组织合同管理培训，提高业务部门人员的合同管理意识和能力，防范合同风险。3.法务部门应当加强对合同纠纷的研究和分析，及时发现和总结合同纠纷的特点和规律，为公司提供法律风险预警和防范建议。（二）纠纷的处理程序1.合同履行过程中发生纠纷时，业务部门应当及时向合同管理部门报告，并会同合同管理部门、法务部门等研究解决方案。2.对于一般性合同纠纷，业务部门应当首先尝试与合同相对方协商解决。协商解决不成的，可以根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。3.对于重大合同纠纷或涉及金额较大的合同纠纷，公司应当成立专门的纠纷处理小组，负责处理纠纷事宜。纠纷处理小组应当由合同管理部门、法务部门、业务部门等相关人员组成，并根据需要聘请外部律师等专业人士提供法律支持。（三）纠纷处理的证据收集与保管1.在合同纠纷处理过程中，业务部门应当及时收集和整理与合同纠纷有关的证据材料，包括合同文本、协议、往来函件、发票、送货单、验收单等。2.法务部门应当指导业务部门收集和整理证据材料，并对证据材料的合法性、真实性、关联性等进行审查。3.合同管理部门应当负责对证据材料进行登记、归档和保管，确保证据材料的安全和完整。五、合同的登记与归档（一）合同的登记1.合同签订后，业务部门应当及时将合同副本提交给合同管理部门进行登记。合同管理部门应当建立合同台账，对合同的基本信息、签订时间、履行情况等进行详细记录。2.合同台账应当定期更新，确保合同信息的准确性和及时性。（二）合同的归档1.合同履行完毕后，业务部门应当及时将合同原件及相关资料提交给合同管理部门进行归档。合同管理部门应当按照档案管理规定，对合同进行分类、编号、装订，并妥善保管。2.合同档案应当包括合同文本、协议、往来函件、发票、送货单、