宿舍物资管理办法

宿舍物资管理办法一、总则（一）目的为加强公司宿舍物资管理，保障员工正常生活需求，合理配置资源，降低成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司为员工提供的所有宿舍区域内物资的管理。（三）基本原则1.统一管理原则：公司对宿舍物资实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.合理配置原则：根据员工实际需求和宿舍实际情况，合理配置物资，避免浪费。3.节约使用原则：倡导员工节约使用宿舍物资，降低损耗，延长使用寿命。4.责任追究原则：对违反本办法规定，造成物资损坏、丢失等情况的，追究相关人员责任。二、管理职责（一）行政部门1.负责宿舍物资管理办法的制定、修订和监督执行。2.统筹规划宿舍物资的采购、调配和处置。3.定期对宿舍物资进行清查盘点，确保账实相符。（二）财务部门1.负责宿舍物资采购资金的预算编制、审核和支付。2.对宿舍物资的成本进行核算和分析，提供财务数据支持。（三）宿舍管理员1.负责本宿舍区域物资的日常管理，包括物资的验收、发放、保管和维修等。2.定期检查宿舍物资的使用情况，发现问题及时报告并处理。3.协助行政部门做好宿舍物资的清查盘点工作。（四）员工1.遵守本办法规定，爱护宿舍物资，合理使用。2.发现物资损坏或丢失及时报告宿舍管理员。三、物资采购（一）采购计划1.行政部门应根据员工人数、宿舍数量、物资使用年限和损耗情况等，每年年初制定宿舍物资采购计划。2.采购计划应明确物资名称、规格型号、数量、预算金额等内容，并报财务部门审核。（二）采购流程1.行政部门根据审核后的采购计划，按照公司采购管理相关规定，通过招标、询价、谈判等方式确定供应商。2.与供应商签订采购合同，明确物资的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。3.采购合同签订后，行政部门应及时跟踪物资采购进度，确保按时到货。4.物资到货后，宿舍管理员应按照合同要求进行验收，检查物资的数量、规格、型号、质量等是否符合要求。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，及时与供应商联系退换货。四、物资发放（一）发放标准1.行政部门根据宿舍类型和员工实际需求，制定宿舍物资发放标准。2.发放标准应明确各类物资的名称、规格、数量等内容，并向员工公示。（二）发放流程1.新员工入职时，由行政部门按照发放标准发放宿舍物资。2.员工离职时，应将所领用的宿舍物资交回宿舍管理员，经检查无损坏、丢失等情况后，办理离职手续。3.因工作调动等原因需要更换宿舍的员工，应到原宿舍管理员处办理物资交接手续，再到新宿舍管理员处领取相应物资。（三）特殊情况处理1.因特殊原因需要额外领取物资的员工，应填写《宿舍物资领用申请表》，经所在部门负责人和行政部门批准后，到宿舍管理员处领取。2.对于损坏或丢失的宿舍物资，员工应照价赔偿。赔偿款由宿舍管理员收取后，交财务部门统一管理。五、物资保管（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的宿舍物资仓库，配备必要的仓储设备和设施，确保物资安全存放。2.仓库应建立物资台账，详细记录物资的名称、规格、型号、数量、入库时间、领用时间、领用人员等信息。3.仓库应按照物资的类别、规格、型号等进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。4.仓库应保持整洁卫生，通风良好，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作。（二）宿舍内物资管理1.员工应妥善保管宿舍内的物资，不得随意损坏、丢弃或转借他人。2.宿舍内的公共物资，如家具、电器等，由宿舍成员共同使用和维护。3.员工发现宿舍内物资损坏时，应及时报告宿舍管理员，由宿舍管理员安排维修。六、物资维修（一）维修申请1.员工发现宿舍物资损坏时，应填写《宿舍物资维修申请表》，详细说明损坏情况和维修要求。2.《宿舍物资维修申请表》经宿舍管理员核实后，报行政部门审批。（二）维修流程1.行政部门根据审批后的维修申请，安排维修人员进行维修。2.维修人员维修完毕后，应填写《宿舍物资维修记录单》，记录维修情况和维修费用。3.宿舍管理员对维修结果进行验收，验收合格后，在《宿舍物资维修记录单》上签字确认。4.维修费用由行政部门根据实际发生额进行核算，报财务部门审核后支付。七、物资盘点（一）盘点计划1.行政部门应定期组织宿舍物资盘点工作，每年至少进行一次全面盘点。2.盘点计划应明确盘点时间、范围、人员分工等内容。（二）盘点流程1.盘点前，仓库管理员应将物资台账与实物进行核对，确保账实相符。2.盘点时，由行政部门组织相关人员对宿舍物资进行逐一清点，记录实际数量和状态。3.盘点结束后，盘点人员应填写《宿舍物资盘点表》，详细记录盘点结果。4.对盘点中发现的账实不符情况，应查明原因，分清责任，及时进行处理。（三）盘点报告1.行政部门根据盘点结果编制《宿舍物资盘点报告》，报告内容应包括盘点基本情况、账实相符情况、差异原因分析及处理建议等。2.《宿舍物资盘点报告》经行政部门负责人审核后，报公司领导审批。八、物资处置（一）报废处理1.对于损坏严重无法修复或已达到使用年限的宿舍物资，由宿舍管理员填写《宿舍物资报废申请表》，报行政部门审批。2.行政部门审批通过后，组织相关人员对报废物资进行鉴定和评估，确认报废价值。3.报废物资经公司领导批准后，由行政部门统一处置，处置收入交财务部门入账。（二）废旧物资回收1.对于可回收利用的废旧宿舍物资，如金属、塑料、纸张等，由行政部门统一回收，交指定的回收单位处理。2.废旧物资回收收入应及时入账，冲减相应的成本费用。（三）捐赠处理1.对于闲置但仍有使用价值的宿舍物资，经公司领导批准后，可进行捐赠。2.捐赠物资应办理相关手续，确保捐赠行为合法合规，并做好记录。九、监督检查（一）内部审计1.财务部门定期对宿舍物资管理情况进行内部审计，检查物资采购、发放、保管、维修、盘点、处置等环节是否符合本办法规定。2.内部审计应形成审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）日常检查1.行政部门不定期对宿舍物资管理情况进行日常检查，重点检查物资使用情况、保管情况、维修情况等。2.对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，要求相关责任人限期