对外收样管理办法

对外收样管理办法一、总则（一）目的为规范公司对外收样工作流程，确保收样工作的准确性、及时性和规范性，保障公司利益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及对外收样的部门和岗位，包括但不限于业务部门、实验室、仓库等。（三）基本原则1.合法性原则：收样工作必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求。2.准确性原则：确保所收样品的信息准确无误，包括样品名称、规格、数量、来源等。3.及时性原则：及时处理收样业务，避免因延误导致样品质量问题或影响后续工作进度。4.保密性原则：对收样过程中涉及的商业秘密、客户信息等予以严格保密。二、收样流程（一）收样前准备1.业务部门在接到客户送样需求或主动联系客户获取样品时，应提前与客户沟通确认样品的详细信息，包括但不限于样品名称、规格型号、数量、用途、送样时间等，并填写《样品收样信息登记表》（以下简称“登记表”）。2.根据样品特性和检测要求，准备相应的收样工具和存储条件，如合适的容器、防护设备、恒温恒湿环境等。3.实验室应提前安排好检测人员和检测设备，确保能够及时对收样进行检测分析。（二）现场收样1.收样人员在收到样品时，应首先核对样品与登记表上的信息是否一致，包括样品名称、规格、数量、外观等。如发现不一致，应及时与客户沟通并更正。2.对样品进行现场检查，查看样品是否有损坏、变质等情况。如发现问题，应详细记录并拍照留存，同时与客户协商解决方案。3.按照规定对样品进行标识，标识内容应包括样品编号、收样日期、客户名称、样品名称等，确保标识清晰、准确、不易脱落。4.将样品妥善包装，防止在运输和存储过程中受到损坏或污染。对于特殊样品，应按照其特殊要求进行包装和运输。（三）样品交接1.收样人员收样后，应及时将样品及登记表一同送至实验室或仓库，并与接收人员进行交接。2.交接双方应认真核对样品数量、标识、外观等信息，确认无误后在《样品交接清单》上签字确认。3.如在交接过程中发现问题，交接双方应共同协商解决，并做好记录。（四）收样记录与存档1.收样人员应及时将收样过程中的相关信息记录在登记表上，包括收样时间、地点、客户信息、样品信息、收样人员等，并确保记录真实、完整。2.实验室或仓库接收样品后，应将登记表与样品一同存档，存档期限应符合相关法律法规和公司规定的要求。3.对收样记录进行定期整理和备份，防止数据丢失或损坏。三、收样人员职责（一）业务部门收样人员职责1.负责与客户沟通送样事宜，准确获取样品信息并填写登记表。2.按照规定时间和地点进行现场收样，确保收样过程的顺利进行。3.对收样过程中发现的问题及时与客户沟通协调，并向部门负责人汇报。4.协助实验室或仓库做好样品交接工作。（二）实验室收样人员职责1.负责接收业务部门送来的样品，并与业务部门收样人员进行交接。2.对接收的样品进行初步检查，如发现问题及时与业务部门沟通。3.将样品按照规定的存储条件进行存放，并做好标识和记录。4.配合检测人员做好样品的检测前准备工作。（三）仓库收样人员职责1.负责接收业务部门送来的样品，并与业务部门收样人员进行交接。2.对接收的样品进行数量核对和外观检查，确保样品符合入库要求。3.将样品按照规定的存储位置进行存放，并做好库存管理工作。4.定期对库存样品进行盘点，确保账实相符。四、收样质量控制（一）人员培训1.定期组织收样人员参加相关培训，包括法律法规、行业标准、收样流程、质量控制等方面的内容，提高收样人员的业务水平和质量意识。2.对新入职的收样人员进行专门的岗前培训，确保其熟悉收样工作流程和质量要求后上岗。（二）设备与环境控制1.确保收样过程中使用的设备和工具符合要求，并定期进行校准和维护，保证其准确性和可靠性。2.提供适宜的收样环境，如温度、湿度、清洁度等，满足样品存储和检测的要求。（三）样品验收1.收样人员在收样时应对样品进行初步验收，检查样品的外观、数量、标识等是否符合要求。2.实验室或仓库接收样品后，应再次对样品进行验收，如发现问题及时反馈给业务部门并协商解决。（四）数据审核1.收样记录应由专人进行审核，确保记录的准确性和完整性。2.对收样过程中涉及的数据进行定期统计和分析，及时发现潜在的质量问题并采取改进措施。五、收样安全管理（一）人员安全1.收样人员应具备必要的安全知识和技能，了解所接触样品的危险性及防护措施。2.在收样过程中，如涉及危险化学品、生物制品等特殊样品，收样人员应严格按照相关安全操作规程进行操作，佩戴必要的防护用品。3.定期组织收样人员进行安全培训和应急演练，提高其安全意识和应急处理能力。（二）样品安全1.对收样的样品进行分类管理，确保不同性质的样品分开存放，避免相互污染或发生化学反应。2.对于易燃、易爆、有毒有害等危险样品，应按照相关规定进行特殊存储和运输，确保其安全。3.在样品存储和运输过程中，采取必要的防护措施，防止样品损坏、泄漏等情况发生。（三）环境保护1.收样过程中产生的废弃物应按照环保要求进行分类收集、存放和处理，避免对环境造成污染。2.对于可能对环境造成影响的样品，如放射性物质、重金属等，应严格按照相关法律法规进行处置。六、收样费用管理（一）收费标准制定1.根据公司成本核算和市场行情，制定合理的收样费用标准，并报公司管理层审批。2.收样费用标准应明确收费项目、收费金额、收费方式等内容，并向客户公开。（二）费用收取1.业务部门在与客户沟通送样事宜时，应明确告知客户收样费用标准和支付方式。2.收样人员在收样时，应按照规定的收费标准向客户收取费用，并开具相应的发票或收据。3.对客户支付的费用进行及时核对和入账，确保费用收取的准确性和完整性。（三）费用核算与结算1.定期对收样费用进行核算，统计收样数量、收费金额等数据，并与财务部门进行核对。2.根据公司财务制度，及时办理收样费用的结算手续，确保公司资金的正常流转。七、客户投诉处理（一）投诉受理1.设立专门的客户投诉渠道，如电话、邮箱、在线客服等，确保客户能够及时反馈收样过程中出现的问题。2.对客户投诉进行及时受理，记录投诉内容、客户信息等，并向客户承诺处理时限。（二）投诉调查1.接到客户投诉后，应立即组织相关人员对投诉事项进行调查，了解事情的全貌。2.调查过程中，收集相关证据，如收样记录、样品照片、检测报告等，以便准确分析问题原因。（三）投诉处理1.根据调查结果，制定具体的处理方案，并及时与客户沟通反馈。2.对于因收样工作失误给客户造成损失的，应按照相关规定进行赔偿或补偿。3.将投诉处理结果记录在案，作为改进收样工作的参考依据。八、监督与考核（一）内部监督1.成立专门的监督小组，定期对收样工作进行检查和监督，确保收样流程的执行情况符合规定要求。2.监督小组应检查收样记录的完整性、准确性，样品的标识、存储情况，人员的操作规范性等方面的内容。3.对监督检查中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立收样人员考核制度，对收样人员的工作表现进行定期考核。2.考核内容包括收样任务完成情况、收样质量、客户满意度、安全管理等方