影像档案管理办法

影像档案管理办法一、总则（一）目的为了加强本公司/组织影像档案的科学管理，有效保护和利用影像档案资源，为公司/组织的各项工作提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在各项活动中形成的具有保存价值的照片、底片、影片、录像带、光盘等影像档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则影像档案由公司/组织指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实性原则影像档案应如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌，不得进行任何形式的篡改和伪造。3.分类分级管理原则根据影像档案的内容、来源、时间等因素进行分类分级管理，便于查找、利用和统计。4.方便利用原则建立健全影像档案的检索体系和利用制度，为公司/组织的各项工作提供及时、准确、有效的服务。二、影像档案的形成与收集（一）形成部门与人员职责1.公司/组织各部门负责本部门影像档案的形成和收集工作，指定专人负责影像资料的拍摄、整理和移交。2.拍摄人员应具备一定的摄影知识和技能，熟悉公司/组织的各项工作，能够准确、及时地记录重要活动和事件。3.各部门负责人对本部门影像档案的形成和收集工作负总责，确保影像资料的真实性、完整性和准确性。（二）收集范围1.公司/组织重要会议、活动的照片、录像等资料，包括会议现场、领导讲话、颁奖仪式、文艺演出等。2.公司/组织重大项目建设、生产经营活动的影像资料，如工程建设进度、产品研发过程、生产工艺流程等。3.公司/组织与外部单位合作交流、商务洽谈等活动的影像资料。4.公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物的照片。5.反映公司/组织历史变迁、文化传承等方面的影像资料。6.其他具有保存价值的影像资料。（三）收集时间与要求1.影像资料形成后，拍摄人员应及时整理，并在[X]个工作日内移交至本部门的档案管理人员。2.档案管理人员应认真核对影像资料的内容、数量和质量，对不符合要求的资料及时通知拍摄人员进行补充或修正。3.各部门应定期将整理好的影像档案移交至公司/组织指定的档案管理部门，移交时间为每年的[X]月[X]日。三、影像档案的整理（一）分类标准1.按照影像档案的内容分类，可分为行政管理类、生产经营类、文化建设类、科研技术类等。2.按照影像档案的载体形式分类，可分为照片档案、底片档案、影片档案、录像带档案、光盘档案等。3.按照影像档案的时间顺序分类，可分为年度档案、季度档案、月度档案等。（二）编号规则1.影像档案的编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。2.编号由档案类别代码、年度代码、顺序号等组成，具体格式为：[档案类别代码][年度代码][顺序号]。3.档案类别代码按照上述分类标准进行编制，年度代码采用公元纪年的后两位数字表示，顺序号为每类档案的流水号。（三）整理步骤1.照片档案的整理对照片进行分类，按照拍摄时间、内容等因素进行排序。编写照片说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。将照片装入照片档案袋或相册，并在袋/册上标注编号、类别、年度等信息。2.底片档案的整理对底片进行分类，按照与照片档案相对应的顺序进行排序。在底片袋上标注编号、类别、年度、底片号等信息。3.影片档案的整理对影片进行分类，按照影片的主题、内容等因素进行排序。编写影片说明，注明影片名称、拍摄时间、地点、内容简介等信息。将影片装入影片盒，并在盒上标注编号、类别、年度等信息。4.录像带档案的整理对录像带进行分类，按照录像带的内容、时间等因素进行排序。编写录像带标签，注明录像带编号、类别、年度、主题、时长等信息。将录像带装入录像带盒，并在盒上标注编号、类别、年度等信息。5.光盘档案的整理对光盘进行分类，按照光盘的内容、时间等因素进行排序。编写光盘标签，注明光盘编号、类别、年度、主题、时长等信息。将光盘装入光盘盒，并在盒上标注编号、类别、年度等信息。四、影像档案的保管（一）保管场所与设施1.公司/组织应设立专门的影像档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、空调、除湿机、灭火器等。3.库房应保持清洁、整齐，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。（二）保管方式1.影像档案应按照分类分级的原则进行存放，不同类别、级别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.照片档案、底片档案应存放在专门的档案柜或相册中，影片档案、录像带档案、光盘档案应存放在专门的货架或光盘库中。3.对重要的影像档案应进行备份，备份载体应与原件分开存放，并定期进行检查和维护。（三）保管期限1.影像档案的保管期限根据其重要程度和保存价值确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的影像档案主要包括反映公司/组织历史变迁、重大事件、重要人物等方面的档案。3.长期保管的影像档案主要包括反映公司/组织生产经营、行政管理、文化建设等方面的档案，保管期限为[X]年。4.短期保管的影像档案主要包括一般性的业务资料、临时性的活动记录等，保管期限为[X]年。（四）档案清查与统计1.档案管理部门应定期对影像档案进行清查，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查工作应每年进行一次，清查结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅。3.档案管理部门应建立影像档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计，及时掌握档案工作动态。五、影像档案的利用（一）利用范围与方式1.公司/组织内部各部门因工作需要，可以查阅、借阅本部门形成的影像档案。2.公司/组织其他部门因工作需要查阅、借阅影像档案的，应填写《影像档案查阅申请表》，经本部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.外单位因工作需要查阅、借阅本公司/组织影像档案的，应出具单位介绍信，并填写《影像档案查阅申请表》，经公司/组织领导签字同意后，报档案管理部门审批。4.影像档案的利用方式主要包括查阅、借阅、复制等。查阅、借阅影像档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出。复制影像档案应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。（二）利用审批流程1.查阅、借阅影像档案的申请人应填写《影像档案查阅申请表》，详细说明查阅、借阅的目的、内容、时间等信息。2.《影像档案查阅申请表》经申请人所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门对申请人的资格和申请内容进行审核，符合条件的予以批准，并在申请表上签字盖章。4.申请人凭批准后的《影像档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅、借阅手续，档案管理人员应按照申请表上的内容提供相应的档案，并做好登记工作。（三）利用登记与归还1.档案管理人员应对影像档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅、借阅时间、申请人姓名、部门、查阅内容、归还时间等。2.查阅、借阅影像档案的人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应提前办理续借手续。3.档案管理人员在接收归还的影像档案时，应认真核对档案的数量、质量和完整性，如发现问题应及时向借阅人员查询。六、影像档案的数字化管理（一）数字化流程1.影像档案的数字化工作应按照档案管理部门的统一安排进行，确保数字化档案的质量和安全。2.数字化流程包括档案整理、扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节。3.档案整理应按照上述整理要求进行，确保档案的分类、编号等信息准确无误。4.扫描应采用高分辨率的扫描仪，确保扫描图像清晰、完整。5.图像处理应包括图像去污、裁剪、调整亮度对比度等操作，提高图像的质量。6.数据挂接应将数字化图像与对应的档案目录信息进行关联，建立电子档案数据库。7.存储应采用安全可靠的存储设备，如磁盘阵列、磁带库等，并定期进行备份。（二）数字化质量要求1.扫描分辨率应不低于[X]dpi，图像格式应为常见的图像格式，如JPEG、TIFF等。2.图像处理应保持图像的真实性和完整性，不得对图像进行任何形式的篡改和伪造。3.数据挂接应确保数字化图像与档案目录信息的准确对应，便于查询和利用。4.存储设备应具备良好的稳定性和可靠性，确保数字化档案的长期保存。（三）数字化档案的管理与利用1.数字化档案应与纸质档案同时管理，确保两者的一致性和完整性。2.档案管理部门应建立数字化档案的检索体系和利用制度，为公司/组织的各项工作提供及时、准确、有效的服务。3.数字化档案的利用方式与纸质档案相同，档案管理人员应按照规定的程序进行操作。七、影像档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.公司/组织应成立影像档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和专业技术人员组成。2.鉴定小组负责对到期的影像档案进行鉴定，提出鉴定意见和销毁清单。（二）鉴定标准与方法1.鉴定标准应根据影像档案的保管期限、重要程度、保存价值等因素进行确定。2.鉴定方法主要包括直接鉴定法和间接鉴定法。直接鉴定法是指对影像档案的内容进行逐一审查，确定其是否具有保存价值；间接鉴定法是指根据影像档案的形成时间、来源、载体形式等因素进行综合分析，确定其是否具有保存价值。（三）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的影像档案应填写《影像档案销毁申请表》，报