小额合同管理办法

小额合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司小额合同管理，规范小额合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构签订的标的金额在[X]元以下的各类合同（以下简称“小额合同”）。（三）基本原则1.依法合规原则小额合同的签订、履行等活动应严格遵守国家法律法规、政策及行业标准，确保合同合法有效。2.风险防控原则注重合同风险识别、评估和控制，从合同条款拟定、签订到履行全过程，采取有效措施防范各类风险。3.统一管理原则公司对小额合同实行统一管理，明确归口管理部门，规范管理流程，确保合同管理的规范性和一致性。4.效益优先原则在保障合同合法合规和风险可控的前提下，提高合同签订和履行效率，追求公司经济效益最大化。二、职责分工（一）归口管理部门[具体部门名称]作为公司小额合同的归口管理部门，主要职责如下：1.制定和完善小额合同管理制度、流程和标准文本。2.负责小额合同的统一编号、登记、归档和保管。3.组织小额合同的审核、会签，提出审核意见。4.监督小额合同的履行情况，协调解决合同履行中的问题。5.定期对小额合同管理情况进行统计分析，向上级领导汇报。（二）业务部门1.负责本部门小额合同的发起、起草、谈判和初步审查。2.按照合同约定履行义务，及时反馈合同履行过程中的情况。3.配合归口管理部门做好小额合同的审核、会签、履行监督等工作。（三）财务部门1.参与小额合同涉及财务条款的审核，提出专业意见。2.负责按照合同约定办理款项收付，对合同执行情况进行财务监督。3.协助归口管理部门进行合同款项支付的审核，确保资金支付合规。（四）法务部门1.对小额合同的合法性、合规性进行审查，提供法律意见。2.参与重大小额合同的谈判，协助起草、修改合同条款。3.处理合同纠纷的法律事务，维护公司合法权益。三、合同签订（一）合同发起业务部门根据业务需要发起小额合同签订申请，填写《小额合同签订申请表》，详细说明合同签订的背景、目的、主要内容、预计金额、履行期限等信息，并附上相关业务资料。（二）合同起草1.业务部门负责起草小额合同文本，合同内容应符合法律法规、公司政策及业务实际需求。2.合同文本应使用规范、准确、清晰的语言，明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。3.对于涉及公司重大利益、法律风险较高或格式较为固定的小额合同，应优先使用公司统一制定的标准文本。如标准文本不能完全满足业务需求，可在标准文本基础上进行修改完善，但需经归口管理部门和法务部门审核同意。（三）合同审核1.业务部门将起草好的小额合同文本及相关资料提交归口管理部门进行初审。归口管理部门主要审核合同的完整性、准确性、合规性以及与公司内部流程的一致性等。2.初审通过后，归口管理部门将合同文本及相关资料分送财务部门、法务部门进行专业审核。财务部门重点审核合同中的财务条款，如价款支付方式、结算周期、发票开具等是否符合公司财务规定；法务部门主要审查合同的合法性、合规性以及法律风险，对合同条款提出法律意见。3.各审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。如审核部门提出修改意见，业务部门应根据意见及时对合同文本进行修改，并再次提交审核，直至审核通过。（四）合同会签经审核通过的小额合同，由归口管理部门组织相关部门进行会签。会签部门包括业务部门、财务部门、法务部门等，必要时可邀请其他相关部门参与。会签过程中，各部门应认真审查合同条款，签署明确的意见，并对合同的执行负责。1.业务部门主要确认合同内容与业务实际相符，能够满足业务需求，对合同履行的可行性和风险进行评估。2.财务部门重点审核合同的财务条款是否合理、可行，资金安排是否符合公司财务计划，对财务风险进行把控。3.法务部门主要从法律角度审查合同条款的合法性、合规性，确保合同不存在法律漏洞和风险。4.其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业内容进行审查，提出意见和建议。（五）合同审批会签通过的小额合同，按照公司授权审批制度进行审批。审批流程根据合同金额大小、重要程度等因素确定，一般由业务部门负责人、归口管理部门负责人、财务负责人、法务负责人等依次审批，必要时提交公司分管领导或总经理审批。审批人应认真审查合同内容，对合同的合法性、合规性、合理性以及风险状况进行全面评估，签署审批意见。如审批人不同意合同签订，应明确说明理由，业务部门应根据审批意见对合同进行修改或终止签订。（六）合同签订1.经审批同意签订的小额合同，由业务部门与合同对方当事人进行签订。签订合同时，双方应确保合同文本与审批通过的版本一致，签字盖章齐全，手续完备。2.合同签订后，业务部门应及时将合同原件一份交归口管理部门进行编号、登记、归档和保管。同时，将合同副本分送财务部门、法务部门等相关部门，以便各部门履行职责。四、合同履行（一）履行计划制定业务部门在合同签订后，应制定详细的合同履行计划，明确合同履行的各个环节、时间节点、责任人等，并将履行计划提交归口管理部门备案。履行计划应具有可操作性，确保合同能够按照约定顺利履行。（二）履行跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的具体实施，按照履行计划及时履行合同义务，并定期向归口管理部门反馈合同履行情况。如在履行过程中发现问题或出现可能影响合同履行的情况，应及时向归口管理部门报告，并采取有效措施加以解决。2.归口管理部门负责对合同履行情况进行跟踪和监督，定期检查业务部门的履行进度，协调解决合同履行过程中出现的问题。如发现业务部门未按照合同约定履行义务或存在违约行为，应及时督促整改，并向公司领导汇报。3.财务部门根据合同约定和业务部门提供的付款申请，及时办理款项收付手续，并对合同执行情况进行财务监督。如发现合同款项支付存在异常或不符合财务规定的情况，应及时与业务部门沟通核实，并采取相应措施。4.法务部门对合同履行过程中的法律问题进行指导和监督，协助业务部门处理涉及法律纠纷的事项，确保公司合法权益不受侵害。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时提出变更申请，填写《小额合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等，并附上相关证明材料。2.变更申请经业务部门负责人审核后，提交归口管理部门进行初审。初审通过后，按照合同签订时的审核、会签、审批程序办理变更手续。变更后的合同文本应作为原合同的补充文件，与原合同一并归档保管。3.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，业务部门应及时通知合同对方当事人，并按照法律规定和合同约定办理解除手续。解除合同的申请和相关资料应按照合同签订时的审核、会签、审批程序进行处理。合同解除后，双方应按照约定进行结算和清理，妥善处理善后事宜。五、合同结算（一）结算申请业务部门在合同履行完毕或达到结算条件后，应及时向财务部门提交合同结算申请，填写《小额合同结算申请表》，详细说明合同履行情况、结算金额、结算依据等，并附上相关证明材料，如发票、验收报告、对账单等。（二）结算审核1.财务部门收到结算申请后，对结算金额、结算依据、付款情况等进行审核。审核过程中，如发现问题或对结算金额有异议，应及时与业务部门沟通核实，并要求业务部门提供补充资料或作出解释。2.财务部门审核通过后，将结算申请及相关资料分送归口管理部门和法务部门进行会签。归口管理部门主要审核合同履行情况是否符合合同约定，业务部门是否按照规定履行了相关手续；法务部门主要审查结算事项是否符合法律法规和合同约定，是否存在法律风险。3.各会签部门应在收到结算申请后的[X]个工作日内完成会签，并出具会签意见。如会签部门提出修改意见，业务部门应根据意见进行调整，再次提交审核会签，直至通过。（三）结算审批经审核会签通过的小额合同结算申请，按照公司授权审批制度进行审批。审批流程根据结算金额大小、重要程度等因素确定，一般由财务部门负责人、归口管理部门负责人、分管领导等依次审批，必要时提交公司总经理审批。审批人应认真审查结算申请内容，对结算的真实性、合法性、合理性进行全面评估，签署审批意见。如审批人不同意结算申请，应明确说明理由，业务部门应根据审批意见进行整改或重新提交结算申请。（四）款项支付财务部门根据审批通过的结算申请，按照合同约定及时办理款项支付手续。在支付款项前，应确保合同对方当事人提供的发票等结算凭证真实、合法、有效，并与合同约定的结算金额、支付方式等一致。款项支付后，财务部门应及时进行账务处理，并将支付情况反馈给业务部门和归口管理部门。六、合同档案管理（一）档案收集1.归口管理部门负责小额合同档案的统一收集工作。业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件资料，如合同文本、申请表、审批文件、履行记录、结算凭证、往来函件等，应及时整理并移交归口管理部门。2.移交的档案资料应齐全、完整、真实，能够准确反映合同签订和履行的全过程。（二）档案整理与归档1.归口管理部门收到业务部门移交的档案资料后，应按照档案管理的要求进行整理。对合同文本及相关资料进行分类、编号、装订，确保档案资料的规范性和系统性。2.整理后的档案资料应按照年度、类别等进行归档，建立电子和纸质档案。电子档案应进行备份存储，确保数据安全。纸质档案应存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅小额合同档案的，应填写《小额合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人审批后，到归口管理部门查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或进行涂改、复印、拍照等操作。2.因特殊情况需要借阅小额合同档案的，应填写《小额合同档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等，经所在部门负责人、归口管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还档案，如因特殊原因需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上进行任何标记或损坏。归还档案时，归口管理部门应认真核对档案资料的完整性和准确性，如发现问题应及时追究借阅人的责任。（四）档案保管期限与销毁1.小额合同档案的保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行，一般为[X]年。保管期限届满后，由归口管理部门提出档案销毁申请，填写《小额合同档案销毁申请表》，详细说明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，并附上拟销毁档案清单。2.档案销毁申请经归口管理部门负责人、分管领导审批后，方可进行销毁。销毁档案时，应安排专人负责监销，确保档案销毁过程的合规性和安全性。监销人应在销毁清单上签字确认，并将销毁情况记录存档。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对小额合同管理情况进行审计监督，检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行的合规性、合同风险防控措施的有效性等。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）日常监督检查归口管理部门负责对小额合同管理情况进行日常监督检查，定期或不定期对合同签订、履行、结算、档案管理等环节进行检查，及时发现和纠正存在的问题。对发现的重大问题或违规行为，应及时向公司领导汇报，并提出处理建议。（三）考核与奖惩1.公司建立小额合