城市档案管理办法

城市档案管理办法一、总则（一）目的为加强城市档案管理，确保城市档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在城市规划、建设、管理和发展中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本市实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本市行政区域内城市规划、建设、管理等活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的档案的管理。包括城市基础设施建设、房地产开发、市政工程、环境保护、历史文化保护等方面的档案。（三）基本原则城市档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。各单位应依法履行档案管理职责，确保档案工作与各项业务工作同步规划、同步实施、同步发展。二、管理体制与职责（一）管理体制本市城市档案工作实行统一领导、分级管理的体制。市档案行政管理部门负责全市城市档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导。各区、县档案行政管理部门负责本辖区内城市档案工作的监督指导。各城市建设、管理部门及相关单位负责本部门、本单位城市档案的收集、整理、保管和利用工作。（二）档案行政管理部门职责1.贯彻执行国家和本市有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本市城市档案管理的规章制度和业务规范。2.组织开展城市档案工作的监督检查，依法查处档案违法行为。3.负责城市档案工作的业务培训和宣传教育，提高档案管理水平和全社会的档案意识。4.指导、协调各部门、各单位城市档案的收集、整理、保管和利用工作，促进档案资源共享。（三）城市建设、管理部门及相关单位职责1.建立健全本部门、本单位的档案管理制度，明确档案管理机构和人员，保障档案工作所需经费。2.负责组织本部门、本单位城市档案的收集、整理、归档工作，确保档案的完整、准确、系统。3.按照规定的时间和要求，向市或区、县综合档案馆移交应当进馆的档案。4.积极开发利用档案信息资源，为城市建设、管理和发展提供服务。三、档案的形成与收集（一）文件材料的形成城市规划、建设、管理等活动中形成的文件材料，包括纸质、电子、声像、实物等各种载体形式，各部门、各单位应按照国家和本市有关规定，及时、准确、完整地形成，并妥善保存。文件材料的形成应遵循真实、系统、规范的原则，确保其具有查考利用价值。（二）收集范围1.城市规划档案：包括城市总体规划、详细规划、专项规划等编制过程中形成的文件材料，规划审批文件，规划调整记录等。2.城市建设档案：基础设施建设档案：如道路、桥梁、隧道、给排水、供电、供气、供热等工程建设项目的立项、设计、施工、监理、竣工验收等各个环节形成的文件材料。房地产开发档案：包括土地出让、项目立项、规划设计、施工许可、房屋预售、竣工验收备案等文件材料。市政工程档案：如城市道路、桥梁、排水、照明等市政设施的新建、改建、扩建工程档案。环境保护档案：涉及城市环境监测、污染防治、生态保护等方面的文件材料。3.城市管理档案：城市综合执法档案：包括执法案件的立案、调查取证、处罚决定等文件材料。环境卫生管理档案：如垃圾清运、道路清扫、公厕管理等方面的文件材料。园林绿化管理档案：包括城市绿化规划、建设、养护等方面的文件材料。4.历史文化保护档案：有关本市历史文化街区、文物古迹、传统建筑等保护与管理的文件材料。（三）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，负责本部门、本单位文件材料的收集工作。2.对在城市规划、建设、管理活动中形成的重要文件材料，应实行超前控制，确保其及时收集归档。3.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备，载体形式符合要求。四、档案的整理与归档（一）整理原则城市档案的整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类标准城市档案按照其内容和性质，可分为综合管理类、城市规划类、城市建设类、城市管理类、历史文化保护类等类别。每个类别下再根据具体情况进行二级、三级分类。（三）整理方法1.纸质档案：按照分类标准进行分类、编号、编目、装订，编制案卷目录、全引目录等检索工具。2.电子档案：按照电子文件管理的相关规定，进行分类、命名、存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可利用性。3.声像档案：对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，标注拍摄时间、地点、内容等信息，编制目录。4.实物档案：对具有保存价值的实物进行登记、造册，注明来源、时间、用途等信息，妥善保管。（四）归档要求1.各部门、各单位应在文件材料形成年度的次年上半年完成整理归档工作。2.归档的档案应符合整理要求，编制归档文件目录、移交清单等，一式两份，一份留存本部门、本单位，一份移交档案管理部门。3.对重要的城市建设项目档案，应在项目竣工验收后三个月内完成归档，并向市或区、县综合档案馆移交。五、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、消防设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。（二）保管期限城市档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保存的档案是对城市规划、建设、管理和发展具有重要历史价值和现实意义的档案；长期保存的档案是在较长时间内对城市工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保存的档案是在较短时间内对城市工作有参考价值的档案，保管期限为5年至15年。各部门、各单位应根据档案的价值和实际情况，准确划定保管期限。（三）档案保管制度1.建立档案出入库登记制度，严格档案的借阅、归还手续，确保档案的安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。4.做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法、依规、合理、安全的原则，在确保档案安全的前提下，为城市建设、管理和发展提供优质服务。（二）利用范围1.城市规划、建设、管理部门及相关单位因工作需要查阅本部门、本单位形成的档案。2.公民、法人和其他组织因维护自身合法权益、研究城市历史文化等需要查阅相关档案。3.国家机关、企事业单位、社会团体等因开展城市建设、科研、教学等活动需要查阅有关档案。（三）利用方式1.查阅：档案利用者可到档案管理部门查阅室查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅条件，并安排专人负责查阅服务。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，注明借阅期限、用途等，按时归还。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应办理续借手续。3.复制：档案利用者如需复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定支付复制费用。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。（四）利用审批1.查阅本部门、本单位形成的档案，由本部门、本单位档案管理机构负责人审批。2.查阅其他部门、单位形成的档案，需经档案形成部门、单位同意，并报档案行政管理部门备案。3.公民、法人和其他组织查阅涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，需经档案行政管理部门批准。七、档案的信息化建设（一）建设目标推进城市档案信息化建设，建立覆盖全市的城市档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、网络化传输、信息化管理和共享利用，提高档案管理效率和服务水平。（二）数字化处理对纸质档案、声像档案等进行数字化处理，建立电子档案数据库。数字化处理应符合国家和本市有关标准和规范，确保电子档案的质量和安全。（三）信息管理系统建设建立城市档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。信息管理系统应具备档案录入、检索查询、统计分析、借阅管理、安全保密等功能，为档案管理和利用提供便捷高效的手段。（四）数据安全与备份加强城市档案信息管理系统的数据安全管理，采取数据加密、访问控制、防火墙等技术措施，防止数据泄露、篡改和丢失。定期对档案数据进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可恢复性。八、监督检查与法律责任（一）监督检查市和区、县档案行政管理部门应定期对城市档案工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的建立与执行情况、档案的收集、整理、保管、利用情况等。对发现的问题，应及时下达整改通知书，责令限期整改。（二）法律责任1.违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员