岩心档案管理办法

岩心档案管理办法一、总则（一）目的为加强岩心档案的科学管理，确保岩心资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥岩心档案在地质勘探、科研及生产等方面的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有涉及岩心采集、分析、存储及利用的部门和项目。（三）管理原则1.集中统一原则岩心档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则岩心档案应如实反映岩心的采集过程、特征及相关分析数据，保证档案内容真实可靠。3.保密性原则对涉及商业机密、技术秘密等重要岩心档案信息，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理流程和检索系统，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、岩心档案的形成与收集（一）岩心采集过程中的档案形成1.在岩心采集前，项目负责人应组织相关人员制定详细的采集方案，包括采集地点、深度、层位、采样间距等信息，并形成书面记录。2.采集过程中，现场工作人员应准确记录岩心的采集时间、地点、编号、长度、颜色、岩性描述等基本信息，填写岩心采集记录表。记录表应采用统一格式，字迹清晰、内容完整。3.对于特殊岩心特征，如含有化石、矿化现象等，应进行详细描述，并拍摄照片或录制视频资料，作为岩心档案的重要补充。4.采集完成后，岩心应及时进行整理和标识，确保每块岩心的编号与采集记录表一致。标识内容应包括编号、采集深度、层位等关键信息。（二）岩心分析过程中的档案形成1.岩心送样分析时，送样人员应填写送样单，注明岩心编号、送样单位、送样日期、分析项目等信息。送样单应与岩心采集记录表相互对应，确保信息准确传递。2.分析测试单位在收到岩心样品后，应按照相关标准和规范进行分析测试，并出具详细的分析报告。分析报告应包括分析方法、分析结果、结论等内容，报告格式应符合行业要求。3.对于重要的分析测试结果，应进行数据备份，并建立相应的电子档案。电子档案应与纸质报告相互关联，便于查询和比对。（三）岩心档案的收集1.项目结束后，项目负责人应及时将岩心采集记录表、分析报告、照片、视频等相关资料收集齐全，并进行初步整理。2.整理后的岩心档案应按照规定的时间和流程移交至公司档案管理部门。移交时，双方应办理交接手续，填写档案移交清单，明确移交档案的名称、数量、日期等信息。3.档案管理部门在接收岩心档案后，应对档案的完整性、准确性进行审核。如发现问题，应及时与移交部门沟通，要求补充或更正相关资料。三、岩心档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的岩心档案资料进行全面清理，去除重复、无效的信息，确保档案内容简洁明了。2.按照档案形成的时间顺序、逻辑关系等进行排序，使档案资料条理清晰。3.对破损、褪色的档案资料进行修复或复制，保证档案的可读性和完整性。（二）分类方法1.按岩心类型分类可分为地质岩心、石油岩心、矿产岩心等。不同类型的岩心档案应分别整理存放，便于管理和查询。2.按采集地区分类根据岩心采集地点所在的区域进行分类，如国内某省某地区、国外某国家某地区等。这种分类方法有助于了解不同地区岩心的特征和分布规律。3.按采集时间分类按照岩心采集的年份、月份进行分类，方便对不同时期的岩心档案进行对比分析。4.按项目分类将岩心档案与具体的地质勘探、科研或生产项目相对应，每个项目的岩心档案单独整理成册。这种分类方法便于跟踪项目进展，查阅相关岩心资料。（三）编号规则1.岩心档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。2.编号可采用“地区代码+年份+项目编号+岩心序号”的格式。例如：“BJ2023001001”，其中“BJ”为北京地区代码，“2023”为年份，“001”为项目编号，“001”为岩心序号。3.在编号过程中，应预留一定的位数用于扩展和变更，以适应未来档案管理的需要。四、岩心档案的存储与保管（一）存储环境要求1.岩心档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%范围内。3.库房应配备必要的通风设备、温湿度监测设备、消防设备等，确保档案存储环境安全可靠。（二）存储方式1.纸质档案存储岩心采集记录表、分析报告等纸质档案应分类存放在档案柜中，档案柜应定期进行清洁和检查，防止档案受损。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。3.岩心实物存储对于有保存价值的岩心实物，应存放在专门的岩心库中。岩心库应保持干燥、通风，岩心应按照编号顺序摆放整齐，并做好标识。（三）保管期限1.岩心档案的保管期限应根据其重要性和使用价值确定。一般地质勘探项目的岩心档案保管期限不少于10年；对于重大科研项目或具有重要历史意义的岩心档案，保管期限应适当延长。2.在保管期限届满后，档案管理部门应组织相关人员对岩心档案进行鉴定，根据鉴定结果确定档案的存毁。对于确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁，并做好销毁记录。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对岩心档案进行清查，确保档案的数量、质量与档案目录一致。清查工作每年至少进行一次。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。同时，应向上级主管部门报告。五、岩心档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部的地质勘探、科研、生产等部门因工作需要，可查阅和利用岩心档案。2.与公司有合作关系的科研机构、高校等单位，经公司授权后，可在规定范围内查阅和利用岩心档案。3.法律法规允许的其他单位或个人，在履行相关手续后，可查阅和利用岩心档案。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅岩心档案。查阅时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案管理部门应根据申请内容，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。2.借阅对于确需借阅岩心档案的利用者，应办理借阅手续。借阅申请表应经部门负责人签字同意后，交档案管理部门审核。档案管理部门根据审核结果，确定借阅期限和借阅范围，并与借阅者签订借阅协议。借阅者应按照协议要求，妥善保管和使用档案，按时归还。（三）利用限制1.涉及公司商业机密、技术秘密等重要岩心档案信息，未经公司书面授权，不得对外提供或公开。2.利用岩心档案时，不得对档案进行涂改、伪造、损毁等行为。如需复制档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。3.借阅的岩心档案应在规定的期限内归还，如因特殊原因需要延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。六、岩心档案的数字化管理（一）数字化流程1.扫描录入对纸质岩心档案进行扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF或TIFF等通用格式。2.数据录入将岩心档案中的文字信息进行录入，建立电子索引。录入过程中应保证数据的准确性，对于重要信息应进行二次核对。3.图像处理对扫描图像进行去噪、去污、裁剪等处理，提高图像质量。对于模糊不清或有缺失的图像，应进行修复或补充。4.存储与备份数字化后的岩心档案应存储在专用的电子档案管理系统中，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的存储介质上，并存放在不同的地点。（二）数字化管理系统功能1.档案检索系统应具备强大的检索功能，可根据岩心编号、采集时间、地区、项目等多种条件进行快速检索，方便利用者查找所需档案。2.权限管理设置不同的用户权限，对岩心档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格控制，确保档案信息安全。3.数据统计与分析能够对岩心档案数据进行统计和分析，生成各类报表和图表，为地质勘探、科研等工作提供数据支持。4.在线利用利用者可通过网络远程访问数字化岩心档案管理系统，进行在线查阅和下载，提高档案利用效率。七、岩心档案的安全与保密（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全岩心档案安全管理制度，加强对档案库房、存储设备、电子档案管理系统等的安全防护。2.定期对档案安全设施进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备正常运行。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。（二）保密管理1.对涉及公司商业机密、技术秘密等重要岩心档案信息，应严格保密。档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.严格控制岩