工衣库存管理办法

工衣库存管理办法一、总则（一）目的为加强公司工衣库存管理，确保工衣库存数量准确、质量完好，满足公司生产运营及员工需求，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有工衣的采购、入库、存储、发放、盘点及报废等库存管理环节。（三）职责分工1.采购部门负责根据公司需求制定工衣采购计划，选择合格供应商进行采购，并确保采购的工衣符合质量要求和交付时间。2.仓库管理部门负责工衣的验收入库、存储保管、发放及库存盘点等工作，确保工衣数量准确、质量完好，账实相符。3.使用部门负责提出工衣需求计划，配合仓库管理部门做好工衣的领用、使用及归还等工作，并对工衣的使用情况进行监督。4.财务部门负责工衣采购资金的审核与支付，对工衣库存进行账务核算，定期与仓库管理部门核对账目。二、采购管理（一）需求计划1.使用部门应根据员工数量、岗位需求及工衣损耗情况，于每年[具体时间]前制定下一年度工衣需求计划，经部门负责人审核后报公司领导审批。2.因新增岗位、员工数量变动或工衣损坏等原因需要临时增加工衣采购的，使用部门应提前[具体天数]填写《工衣采购申请表》，说明需求原因、数量及规格等，经部门负责人审核后报公司领导审批。（二）供应商选择1.采购部门应通过多种渠道收集工衣供应商信息，建立供应商档案，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行综合评估。2.优先选择具有良好口碑、生产工艺先进、产品质量可靠、价格合理且能按时交货的供应商。对于新开发的供应商，采购部门应进行实地考察，确保其具备相应的生产能力和质量保证体系。3.与选定的供应商签订采购合同，明确工衣的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款，确保双方权益。（三）采购执行1.采购部门根据审批后的需求计划和采购合同，及时向供应商下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保工衣按时、按质、按量到货。2.对于紧急采购需求，采购部门应在确保质量的前提下，采取灵活有效的采购方式，尽快满足公司生产运营需要。三、验收入库（一）验收准备1.仓库管理部门在工衣到货前，应做好验收场地、设备及人员的准备工作，确保验收工作顺利进行。2.根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的文件、工具及量具等。（二）数量验收1.工衣到货后，仓库管理人员应依据送货单、采购订单等核对工衣的数量、规格、型号等是否与合同一致。2.对工衣进行逐件清点，如发现数量不符，应及时与供应商联系，查明原因并做好记录。（三）质量验收1.按照工衣质量标准和检验规范，对工衣的外观、材质、做工等进行检验，确保工衣质量符合要求。2.对抽检不合格的工衣，应及时通知采购部门与供应商协商处理，严禁不合格工衣入库。（四）入库手续1.经检验合格的工衣，仓库管理人员应及时办理入库手续，填写《工衣入库单》，注明工衣的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息，并签字确认。2.将《工衣入库单》一联交采购部门作为付款依据，一联交财务部门进行账务处理，一联仓库留存作为库存管理的原始凭证。四、存储管理（一）存储环境1.仓库应保持干燥、通风、整洁，温度、湿度应符合工衣存储要求，防止工衣受潮、发霉、变形等。2.根据工衣的材质、特性等，合理划分存储区域，设置明显的标识牌，将不同规格、型号、用途的工衣分类存放，便于查找和管理。（二）库存保管1.建立工衣库存台账，详细记录工衣的入库、出库、库存数量、存放位置等信息，做到账实相符。2.定期对工衣进行检查和盘点，发现问题及时处理，确保工衣质量完好。对于有保质期要求的工衣，应在保质期内使用或及时处理。3.加强仓库安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，防止工衣被盗、火灾等事故发生。（三）库存标识1.在工衣存储区域设置库存标识牌，标明工衣的名称、规格、型号、库存数量等信息，便于员工查找和领取。2.对于库存数量较少的工衣，应在标识牌上注明“少量库存，按需领取”等字样，提醒员工合理使用。五、发放管理（一）发放原则1.按照“先进先出”的原则发放工衣，确保工衣的合理使用和库存的周转。2.根据员工岗位需求和实际工作需要，合理发放工衣数量，严禁超发、滥发。（二）发放流程1.使用部门员工凭部门负责人签字批准的《工衣领用申请表》到仓库领取工衣。2.仓库管理人员根据《工衣领用申请表》核对员工信息和工衣规格、型号、数量等，无误后发放工衣，并在《工衣领用申请表》上签字确认。3.仓库管理人员同时在工衣库存台账上记录工衣的发放情况，更新库存数量。（三）特殊情况处理1.因工衣损坏、丢失等原因需要补发的，员工应填写《工衣补发申请表》，说明原因，经部门负责人审核后报公司领导审批。2.经审批同意补发的，仓库管理人员根据审批意见发放工衣，并在《工衣补发申请表》上注明补发原因和数量等信息。六、盘点管理（一）盘点计划1.仓库管理部门应制定年度盘点计划，明确盘点范围、时间、人员分工等，报公司领导审批后组织实施。2.盘点时间应选择在业务相对清淡的时期进行，以确保盘点工作的顺利进行。（二）盘点实施1.盘点人员应按照盘点计划和操作规程，对工衣进行逐一清点，如实记录盘点结果。2.在盘点过程中，如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《工衣盘点差异表》，详细记录差异情况。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，仓库管理部门应根据盘点结果编制《工衣盘点报告》，分析盘点差异原因，提出处理意见。2.对于盘盈的工衣，应查明原因，经审批后调整库存台账；对于盘亏的工衣，应查明责任，属于人为原因造成的，由责任人负责赔偿；属于自然损耗或其他不可抗力原因造成的，经审批后进行账务处理。七、报废管理（一）报废标准1.工衣出现严重损坏、无法修复或已超过使用年限，且不能满足公司生产运营需要的，可申请报废。2.因款式变更、工艺改进等原因导致原工衣不再使用的，可申请报废。（二）报废申请1.使用部门或仓库管理部门发现工衣符合报废标准时，应填写《工衣报废申请表》，详细说明报废原因、工衣名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人审核后报公司领导审批。2.对于批量报废的工衣，应附详细的报废清单和说明。（三）报