学术秘书管理办法

学术秘书管理办法一、总则（一）目的为加强公司学术秘书队伍建设，规范学术秘书管理工作，提高学术工作效率和质量，促进公司学术水平提升，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有担任学术秘书岗位的人员。（三）基本原则1.职责明确原则：清晰界定学术秘书的工作职责和权限，确保各项工作有序开展。2.专业发展原则：注重学术秘书的专业能力培养和职业发展，提供必要的培训和晋升机会。3.服务导向原则：以服务公司学术研究人员和学术工作为宗旨，提高服务质量和效率。二、任职条件（一）基本要求1.具有良好的政治素质和职业道德，遵守国家法律法规和公司规章制度。2.具备较强的责任心、沟通协调能力和团队合作精神。3.熟练使用办公软件和相关学术管理软件。（二）专业知识与技能1.具有相关学科专业背景，熟悉学术研究流程和规范。2.具备一定的文献检索、资料整理和数据分析能力。3.能够撰写规范的学术文件和报告。（三）工作经验一般应具有[X]年以上相关工作经验，熟悉公司学术工作特点和要求。三、岗位职责（一）学术事务协调1.协助学术负责人制定和完善学术工作计划与管理制度。2.协调组织各类学术会议、研讨会、讲座等活动，负责会议的筹备、组织、记录和后续跟进工作。3.与国内外学术机构、高校、科研单位等保持联系，拓展学术交流合作渠道。（二）学术文件管理1.负责学术文件的起草、审核、印发、归档等工作，确保文件的规范性和准确性。2.建立和维护学术文件档案库，对学术成果、科研项目、学术奖励等资料进行分类整理和保管。（三）学术成果管理1.协助科研人员进行学术成果的申报、登记和统计工作，确保成果及时、准确上报。2.跟踪学术成果的发表、转化情况，为科研人员提供相关信息和支持。3.组织开展学术成果评估和奖励推荐工作。（四）科研项目管理1.协助科研人员进行科研项目的申报、立项、中期检查和结题验收等工作。2.负责科研项目经费的预算编制、报销审核和使用管理，确保经费合理使用。3.对科研项目实施过程进行跟踪和监督，及时发现并解决问题。（五）学术资源管理1.收集、整理和更新学术文献资料，建立学术资源数据库，为科研人员提供信息服务。2.协助科研人员申请国内外学术资源平台的使用权限，保障科研工作的顺利开展。四、工作流程（一）学术会议组织流程1.会议筹备根据学术工作计划和需求，确定会议主题、时间、地点、参会人员等。制定会议议程和日程安排，准备会议资料，如会议通知、论文集、报告PPT等。预订会议场地、安排餐饮、交通等后勤保障工作。2.会议组织提前到达会议现场，进行设备调试、资料发放等准备工作。组织会议签到，引导参会人员就座。按照会议议程安排，有序组织会议进行，做好会议记录。3.会议后续跟进整理会议资料，撰写会议纪要，及时发送给参会人员和相关部门。跟踪会议决议的执行情况，确保各项工作落实到位。对会议效果进行评估，总结经验教训，为今后的会议组织提供参考。（二）学术文件起草与审核流程1.文件起草根据工作需要，由相关人员起草学术文件，内容应符合法律法规、行业标准和公司实际情况。起草人应认真核对文件内容，确保数据准确、表述清晰、逻辑严谨。2.文件审核文件起草完成后，提交给学术负责人进行审核。学术负责人应从文件的规范性、准确性、完整性等方面进行全面审核，提出修改意见。起草人根据审核意见进行修改完善，直至文件通过审核。3.文件印发与归档文件审核通过后，按照公司发文流程进行印发。文件印发后，及时将文件原件和电子文档归档保存，以备查阅。（三）学术成果申报流程1.成果统计科研人员定期将自己的学术成果提交给学术秘书，学术秘书进行汇总统计。学术秘书应认真核对成果信息，确保准确无误。2.申报准备根据不同的成果申报要求，协助科研人员准备申报材料，如论文发表证明、著作版权页、科研项目结题报告等。对申报材料进行整理、装订，确保材料齐全、规范。3.申报提交在规定的申报时间内，将申报材料提交给相应的申报部门或机构。跟踪申报进度，及时了解申报结果。4.成果登记与归档申报成功的学术成果，学术秘书应及时进行登记，并将相关证明材料归档保存。（四）科研项目管理流程1.项目申报科研人员根据项目指南和自身研究方向，提出项目申报意向。学术秘书协助科研人员进行项目申报书的撰写，提供必要的指导和支持。对申报书进行审核把关，确保申报书质量。在规定时间内提交申报书，并跟踪申报进展。2.项目立项项目申报成功后，协助科研人员办理立项手续，签订项目合同。组织项目开题论证会，明确项目研究目标、内容、技术路线和预期成果等。3.项目实施定期对项目实施情况进行检查，了解项目进展、经费使用等情况。协助科研人员解决项目实施过程中遇到的问题，协调相关资源。督促科研人员按照项目合同要求完成各项研究任务。4.项目中期检查根据项目主管部门要求，组织开展项目中期检查工作。科研人员提交中期检查报告，学术秘书进行审核汇总。配合项目主管部门进行现场检查或集中汇报。5.项目结题验收在项目到期前，提醒科研人员做好结题验收准备工作。协助科研人员整理结题验收材料，组织内部预验收。配合项目主管部门进行结题验收，确保项目顺利通过。五、考核与奖惩（一）考核方式1.定期考核：每年进行一次定期考核，考核内容包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。2.日常考核：由学术负责人和相关部门对学术秘书的日常工作表现进行考核评价。（二）考核指标1.工作业绩指标学术会议组织的质量和效果。学术文件管理的规范性和准确性。学术成果申报的数量和质量。科研项目管理的成效。2.工作能力指标沟通协调能力。文字表达能力。数据分析能力。问题解决能力。3.工作态度指标责任心。团队合作精神。服务意识。（三）考核结果应用1.考核结果分为优秀、合格、不合格三个等级。2.对考核优秀的学术秘书给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、给予奖金等。3.对考核不合格的学术秘书进行诫勉谈话，提出整改要求。连续两年考核不合格的，予以辞退。（四）奖励措施1.在学术工作中表现突出，为公司学术水平提升做出重要贡献的，给予特别奖励。2.对积极参与学术交流活动，拓展学术合作渠道，取得良好成效的，给予奖励。3.在学术文件管理、科研项目管理等工作中创新工作方法，提高工作效率和质量的，给予奖励。（五）惩罚措施1.对违反学术道德规范，在学术成果申报、科研项目实施等过程中弄虚作假的，给予严肃批评教育，取消相关奖励，并视情节轻重给予相应的纪律处分。2.因工作失误，给公司造成损失的，按照公司相关规定进行赔偿，并给予相应的处罚。3.违反公司规章制度，如迟到早退、旷工等，按照公司考勤制度进行处理。六、培训与发展（一）培训计划1.根据学术秘书的岗位需求和个人发展情况，制定年度培训计划。2.培训内容包括学术规范、科研管理、沟通技巧、办公软件应用等方面。（二）培训方式1.内部培训：定期组织内部培训课程，邀请公司内部专家或外部专业人士进行授课。2.外部培训：根据实际情况，选派学术秘书参加外部举办的相关培训课程、研讨会等。3.在线学习：鼓励学术秘书利用网络资源进行自主学习，参加在线课程、学术讲座等。（三）职业发展规划1.为学术秘书提供职业发展指导，帮助其制定个人职业发