审议接待管理办法

审议接待管理办法一、总则（一）目的为了规范公司/组织的接待工作，提高接待水平，展示公司/组织良好形象，促进对外交流与合作，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内涉及的各类公务接待活动，包括但不限于上级领导调研、兄弟单位来访、业务合作伙伴洽谈等。（三）基本原则1.热情周到原则：以热情、礼貌、周到的服务接待来访人员，展现公司/组织的亲和力和良好风貌。2.务实节俭原则：接待活动应注重实效，简化形式，严格控制经费支出，杜绝铺张浪费。3.对口接待原则：根据来访人员的身份和目的，安排相应的部门或人员进行对口接待，确保接待工作的针对性和专业性。4.合规合法原则：接待活动必须严格遵守国家法律法规和公司/组织的相关规定，确保各项活动合法合规。二、接待组织与分工（一）接待工作领导小组成立接待工作领导小组，由公司/组织主要领导担任组长，各相关部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调接待工作，审定重要接待方案，解决接待工作中的重大问题。（二）接待部门职责1.办公室负责接待工作的整体协调和安排，制定接待计划和方案。审核接待经费预算，办理经费报销手续。安排车辆、住宿、餐饮等后勤保障工作。负责接待活动中的文字记录和影像资料收集整理。2.对口业务部门负责与来访人员进行前期沟通，了解来访目的、行程安排等信息，并及时反馈给办公室。根据来访人员的业务需求，准备相关资料和汇报材料，安排对口业务交流活动。协助办公室做好接待过程中的具体服务工作，确保接待活动顺利进行。三、接待标准与要求（一）住宿标准根据来访人员的身份和级别，按照以下标准安排住宿：1.上级领导：可安排入住公司/组织内部的高级套房或当地星级酒店的豪华套房。2.兄弟单位领导：可安排入住当地星级酒店的行政套房或高级标准间。3.业务合作伙伴：根据实际情况，可安排入住当地星级酒店的标准间或普通商务酒店。住宿费用应严格控制在预算范围内，不得超标准安排。（二）餐饮标准1.早餐：根据实际情况，可提供自助早餐或简单的套餐。2.午餐和晚餐：根据来访人员的身份和接待规格，按照以下标准安排餐饮：上级领导：可安排在公司/组织内部餐厅或当地高档餐厅用餐，菜品应精致丰盛，注重品质和口味。兄弟单位领导：可安排在当地中等档次餐厅用餐，菜品应丰富多样，体现地方特色。业务合作伙伴：根据实际情况，可安排在公司/组织内部餐厅或当地普通餐厅用餐，菜品应经济实惠，满足基本需求。餐饮费用应严格控制在预算范围内，不得超标准安排。严禁使用公款进行高消费娱乐活动。（三）交通标准1.车辆安排：根据来访人员的人数和身份，合理安排车辆。上级领导：可安排专车接送，并配备司机。兄弟单位领导：可安排商务车接送。业务合作伙伴：根据实际情况，可安排车辆接送或由对方自行安排交通。2.交通费用：车辆使用过程中产生的燃油费、过路费、停车费等费用应如实报销，不得虚报冒领。（四）陪同人员安排1.上级领导来访：公司/组织主要领导应全程陪同，相关部门负责人根据需要参加陪同。2.兄弟单位领导来访：由对口业务部门负责人或相关领导陪同，必要时公司/组织主要领导出面会见。3.业务合作伙伴来访：根据来访目的和业务需求，安排相应的部门或人员进行陪同，确保接待工作的专业性和针对性。陪同人员应严格遵守接待纪律，不得擅自离岗或从事与接待工作无关的事情。（五）接待礼仪要求1.接待人员应提前做好准备工作，熟悉来访人员的基本情况和接待要求，仪表端庄，举止得体。2.在接待过程中，要热情主动地与来访人员打招呼、握手、介绍，使用礼貌用语，展现良好的精神风貌。3.安排会见、会谈等活动时，要提前确定时间、地点，做好场地布置和资料准备工作。会见、会谈过程中，要注意掌握时间，尊重对方意见，做好记录。4.参观考察活动要提前规划好路线和内容，安排专人讲解，确保参观考察活动有序进行。四、接待流程（一）接待申请1.对口业务部门在接到来访通知后，应及时填写《接待申请表》，详细说明来访人员的身份、来访目的、行程安排、预计停留时间等信息，并提交给办公室。2.办公室根据接待申请表，对来访人员的情况进行初步审核，判断接待规格和标准，并制定初步的接待计划和方案。（二）接待审批1.办公室将初步的接待计划和方案提交给接待工作领导小组进行审批。2.接待工作领导小组根据来访人员的身份和接待规格，审定接待计划和方案，明确接待工作的具体要求和注意事项。3.接待计划和方案经审批通过后，办公室按照审批意见进行组织实施。（三）接待准备1.根据接待计划和方案，办公室安排车辆、住宿、餐饮等后勤保障工作，并与相关单位和部门进行沟通协调，确保各项准备工作落实到位。2.对口业务部门根据来访人员的业务需求，准备相关资料和汇报材料，并安排好对口业务交流活动。3.接待人员提前到达接待地点，做好迎接准备工作，包括布置接待场地、摆放资料、安排引导人员等。（四）接待实施1.来访人员到达时，接待人员应热情迎接，引导来访人员办理入住手续，并安排休息。2.根据接待计划和方案，组织开展会见、会谈、参观考察等活动。在活动过程中，接待人员要密切关注来访人员的需求，及时提供服务和帮助，确保活动顺利进行。3.用餐时，要按照餐饮标准安排好菜品和座位，注意饮食卫生和礼仪规范。4.活动结束后，接待人员要及时与来访人员沟通，了解对接待工作的意见和建议，以便今后改进。（五）接待总结1.接待工作结束后，办公室负责对接待工作进行总结，整理接待过程中的文字记录、影像资料等，形成接待工作总结报告。2.接待工作总结报告应包括接待基本情况、接待工作的组织实施过程、取得的成效、存在的问题及改进措施等内容。3.接待工作总结报告经审核后，报送公司/组织领导，并抄送相关部门存档。五、接待经费管理（一）经费预算1.办公室根据接待计划和方案，提前编制接待经费预算，明确各项接待费用的支出标准和金额。2.接待经费预算应包括住宿费、餐饮费、交通费、礼品费、资料费等各项费用，并报接待工作领导小组审批。（二）经费报销1.接待活动结束后，接待人员应及时整理相关票据，按照公司/组织的财务制度办理经费报销手续。2.报销票据应真实、合法、有效，符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。报销时应注明接待事由、接待对象、接待时间等信息。3.办公室负责对报销票据进行审核，审核通过后报财务部门进行报销。财务部门应严格按照预算和报销制度进行审核，对不符合规定的票据不予报销。（三）经费控制1.接待经费应严格控制在预算范围内，不得超支。如因特殊情况需要增加经费支出，应提前报接待工作领导小组审批。2.办公室应定期对接待经费的使用情况进行统计分析，及时发现和解决经费使用过程中存在的问题，确保经费使用合理、合规、透明。六、礼品管理（一）礼品选择原则1.礼品应具有一定的纪念意义和地方特色，能够体现公司/组织的文化和形象。2.礼品的选择应注重实用性，避免选择过于昂贵或华而不实的礼品。3.礼品的价值应符合接待标准和公司/组织的相关规定，不得超标准赠送礼品。（二）礼品采购与发放1.办公室负责礼品的统一采购和管理，根据接待计划和方案，提前确定礼品的种类、数量和规格，并进行采购。2.礼品采购应选择正规的供应商，确保礼品的质量和来源合法。采购过程中应签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.礼品发放时，应做好登记记录，注明礼品名称、数量、发放对象等信息。发放对象应仅限于来访人员，不得擅自扩大发放范围。（三）礼品使用规定1.礼品应在接待活动中合理使用，不得挪作他用。2.严禁使用公款购买高档礼品或进行礼品贿赂等违法违纪行为。七、保密管理（一）保密责任1.参与接待工作的所有人员应严格遵守国家保密法律法规和公司/组织的保密制度，履行保密义务。2.接待人员在接待过程中要注意保护来访人员的隐私和商业秘密，不得泄露来访人员的个人信息、业务资料等敏感信息。（二）保密措施1.对接待过程中涉及的文件、资料、数据等信息，要严格按照保密规定进行管理，妥善保管，防止丢失、泄露。2.在接待活动中，如需使用电子设备存储或传输信息，应采取加密等安全措施，确保信息安全。3.接待结束后，对接待过程中产生的文件、资料等要及时进行清理和归档，按照保密规定进行妥善处理，不得随意丢弃或泄露。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织内部审计部门定期对接待工作进行监督检查，重点检查接待经费的使用情况、接待标准的执行情况、礼品管理情况等。2.接待工作领导小组不定期对重要接待活动进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核评价1.建立接待工作考核评价机制，对接待部门和接待人员的工作表现进行考核