就业档案管理办法

就业档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司就业档案管理，确保档案的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在公司人力资源管理中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工就业档案的管理，包括入职前档案、在职期间档案及离职后档案的管理。（三）管理原则1.集中统一原则：公司就业档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映员工的工作经历、业绩等情况，严禁虚假信息。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露，同时采取安全措施，防止档案损坏、丢失。4.便捷高效原则：在保证档案管理质量的前提下，简化工作流程，提高档案管理效率，为公司人力资源管理提供及时有效的支持。二、档案内容及分类（一）入职前档案1.个人简历：包括个人基本信息、教育背景、工作经历、技能证书等。2.身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证件复印件。3.体检报告：入职前公司指定医疗机构的体检报告。4.背景调查材料：如原工作单位离职证明、工作表现评价等。5.其他相关材料：如获奖证书、培训经历证明等。（二）在职期间档案1.劳动合同：员工与公司签订的劳动合同文本。2.岗位变动记录：包括岗位调动申请、审批文件等。3.绩效考核记录：年度、季度绩效考核结果及相关评价材料。4.培训记录：参加公司内部培训、外部培训的培训证书、培训总结等。5.奖惩记录：公司给予员工的奖励、处罚决定及相关证明材料。6.薪资调整记录：薪资调整的审批文件、薪资变动明细等。7.晋升记录：晋升审批文件、晋升述职报告等。8.其他在职期间产生的重要文件：如工作成果报告、项目参与记录等。（三）离职后档案1.离职申请及审批文件：员工离职申请、部门审批意见、公司领导审批意见等。2.离职交接清单：员工离职时与各部门交接工作的清单及相关签字确认材料。3.离职证明：公司为离职员工开具的离职证明文件。4.其他离职相关材料：如竞业禁止协议履行情况记录等。三、档案收集与整理（一）收集要求1.人力资源部门负责定期向各部门收集员工档案材料，各部门应指定专人负责档案材料的整理和报送工作。2.员工应按照公司要求及时提交个人相关档案材料，确保档案内容的完整性和及时性。3.对于新入职员工，人力资源部门应在入职手续办理完毕后，及时收集其入职前档案材料。（二）整理规范1.档案材料应按照类别进行分类整理，同一类别的材料应按照时间顺序排列。2.每份档案材料应注明标题、日期、来源等信息，并确保材料的清晰、完整。3.对于复印件，应在复印件上加盖“与原件相符”章，并注明原件存放处。4.整理后的档案应装入档案袋或档案盒，并在封面或盒脊上注明员工姓名、档案类别、档案编号等信息。四、档案归档与保管（一）归档流程1.人力资源部门档案管理人员对收集整理好的档案材料进行审核，确保档案材料符合归档要求。2.审核通过的档案材料按照档案编号顺序进行归档，存入公司专门的档案库房或档案柜中。3.建立档案归档台账，记录档案的归档时间、档案编号、档案内容等信息，以便查询和管理。（二）保管要求1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的完整性和安全性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下进行。5.电子档案应进行备份，并存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，同时做好电子档案的安全防护工作，防止数据丢失或泄露。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅就业档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。2.人力资源部门负责人根据查阅目的和必要性进行审批，对于涉及员工个人隐私或重要机密的档案，应严格控制查阅范围。3.查阅档案时，查阅人员应在档案管理人员的陪同下进行，查阅完毕后应及时归还档案，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因特殊原因需要借阅就业档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等信息，并经所在部门负责人、人力资源部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。4.档案借阅归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题应及时向借阅人员核实并报告。六、档案转递（一）转递原则1.员工离职或调动时，其就业档案应按照公司规定及时转递至新的工作单位或相关部门。2.档案转递应遵循保密、安全、准确的原则，确保档案在转递过程中不丢失、不损坏、不泄露。（二）转递流程1.人力资源部门在员工离职或调动手续办理完毕后，根据员工新的工作单位或相关部门的要求，准备档案转递材料。2.档案转递材料包括档案目录、档案清单、档案转递通知单等，并确保材料的真实、准确、完整。3.档案管理人员通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至新的工作单位或相关部门，并要求接收方在档案转递回执上签字确认。4.人力资源部门应及时跟踪档案转递情况，如发现档案转递过程中出现问题，应及时与接收方沟通协调，采取相应的措施解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司就业档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、借阅等功能，提高档案管理效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强对档案信息的安全管理，防止档案信息泄露和滥用。（二）信息化管理措施1.对现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.在档案信息化管理系统中设置不同的用户权限，根据用户的工作职责和权限范围，限制对档案信息的访问和操作。3.定期对电子档案进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并异地存放，防止数据丢失。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全软件，防止网络攻击和病毒入侵。5.对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，确保系统的稳定运行和功能的不断完善。八、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应监督查阅、借阅人员遵守保密制度，不得私自摘抄、复制档案内容。3.对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制访问等。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备、门禁系统等安全设施，确保档案库房的安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行，防止因设备故障导致档案损坏或丢失。3.制定档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取相应的措施，保护档案的安全，并及时向上级报告。九、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司就业档案管理办法，并组织实施。2.集中统一管理公司全体员工的就业档案，确保档案的完整、准确和安全。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。4.建立和维护档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理。5.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进建议，不断提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.负责档案材料的具体收集、整理、归档、保管等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.按照规定的权限和流程，办理档案的查阅、借阅、转递等手续，做好相关记录。3.维护档案信息化管理系统，及时录入和更新档案信息，确保系统数据的准确性和完整性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。5.严格遵守档案保密制度，保守档案机密，防止档案信息泄露。十、监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门定期对就业档案管理工作进行监督检查，检查档案管理是否符合本办法及相关法律法规的要求。2.人力资源部门定期对各部门档案材料的报送情况进行检查，确保档案材料的及时、