大学报销管理办法

大学报销管理办法一、总则（一）目的为了加强大学财务管理，规范报销行为，提高资金使用效益，保障学校各项工作的顺利开展，根据国家有关法律法规和财务制度，结合本校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学校各部门、各学院、各直属单位及各类科研项目组等在学校发生的各项经济业务的报销管理。（三）基本原则1.合法性原则：报销业务必须符合国家法律法规和学校相关规定，严禁报销违法违规支出。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确、完整地反映经济业务的实际情况，不得虚假报销。3.合理性原则：报销费用应合理、必要，符合学校的财务预算和相关标准，杜绝浪费和不合理支出。4.及时性原则：报销人员应在规定时间内办理报销手续，确保财务数据的及时、准确记录。二、报销凭证要求（一）发票1.真实性：发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。2.完整性：发票内容应填写完整，包括发票抬头（学校全称）、日期、商品名称或服务项目、规格型号、数量、单价、金额、开票单位等信息。3.合法性：发票应与实际发生的经济业务相符，不得虚开发票。对于不符合规定的发票，财务部门有权拒收。（二）其他凭证1.行政事业性收费收据：由财政部门监制的行政事业性收费收据，可作为报销凭证。2.自制凭证：如工资表、差旅费报销单、借款单等，应按照学校规定的格式和内容填写，经相关负责人签字审核后作为报销依据。3.电子发票：电子发票与纸质发票具有同等法律效力。报销时，应提供电子发票原件，并打印出纸质发票，同时在发票上注明“此件为电子发票原件打印，与原件一致”字样，并加盖报销单位公章。三、报销流程（一）费用发生业务人员在办理经济业务时，应按照学校相关规定和合同约定，取得合法有效的报销凭证，并对凭证的真实性、完整性、合法性负责。（二）整理粘贴报销人员应将取得的报销凭证按照类别和时间顺序进行整理，整齐地粘贴在报销粘贴单上，并在粘贴单上注明报销日期、报销人姓名、所在部门、报销金额等信息。（三）签字审批1.部门负责人审批：报销人员将粘贴好的报销凭证提交至所在部门负责人处，部门负责人应根据业务实际情况，对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署审批意见。2.财务审核：报销凭证经部门负责人审批后，提交至财务部门。财务人员对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，重点审核发票真伪、报销金额是否符合规定、报销手续是否齐全等。对于不符合要求的报销凭证，财务人员应及时通知报销人员进行更正或补充。3.领导审批：财务审核通过后的报销凭证，按照学校财务审批权限规定，提交至相应领导审批。领导应根据学校财务政策和预算安排，对报销事项进行最终审批。（四）报销支付报销凭证经各级审批通过后，报销人员持报销凭证到财务部门办理报销支付手续。财务人员根据报销金额和支付方式，通过银行转账、公务卡报销、现金支付等方式将款项支付给报销人员。四、各类费用报销规定（一）差旅费1.定义：差旅费是指学校教职工因公务出差期间发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费等。2.报销标准：城市间交通费：根据出差的实际情况，按照学校规定的交通工具等级乘坐，凭据报销。住宿费：按照学校规定的住宿标准执行，在规定标准内凭据报销。伙食补助费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。市内交通费：按照出差自然（日历）天数计算，按规定标准发放。3.报销要求：出差人员应填写差旅费报销单，并提供出差审批单、机票、车票、住宿费发票等相关凭证。乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。住宿费发票必须注明住宿日期、住宿人数、单价、金额等信息。出差期间因私绕道的，绕道期间的费用不予报销。（二）办公用品费1.定义：办公用品费是指学校各部门为开展日常工作所需购置的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹等办公用品的费用。2.报销标准：办公用品应按照学校采购管理规定进行采购，报销时应提供正规发票，并附办公用品清单。3.报销要求：办公用品清单应详细列出所购办公用品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息，并加盖销售单位公章。对于批量采购的办公用品，应提供采购合同或协议。（三）会议费1.定义：会议费是指学校举办或参加各类会议所发生的会议场地租用费、会议资料费、会议住宿费、会议餐费、会议交通费等费用。2.报销标准：会议费应按照学校规定的标准执行，严格控制会议规模和费用支出。3.报销要求：报销会议费时，应提供会议通知、会议议程、会议签到表、会议发票等相关凭证。会议发票应注明会议名称、会议地点、会议时间、参会人数、费用明细等信息。会议费应严格按照预算执行，超预算部分不予报销。（四）招待费1.定义：招待费是指学校为开展公务活动需要而发生的接待费用，包括宴请、工作餐、礼品等费用。2.报销标准：招待费应严格控制，按照学校规定的标准执行。3.报销要求：报销招待费时，应提供招待审批单、发票、消费清单等相关凭证。招待审批单应注明招待对象、招待事由、招待时间、招待地点、预计金额等信息，并经相关领导审批。招待费发票应注明招待事项、招待人数、费用明细等信息。（五）科研经费报销1.定义：科研经费是指学校教职工承担各类科研项目所获得的经费，包括纵向科研经费和横向科研经费。2.报销标准：科研经费应按照项目预算和相关规定进行使用和报销，严格控制经费支出范围和标准。3.报销要求：报销科研经费时，应提供科研项目合同、经费预算表、发票、报销清单等相关凭证。科研经费报销应符合项目预算要求，不得擅自调整预算项目和金额。对于科研经费中涉及的设备购置、测试化验加工、会议培训、合作交流等费用，应按照学校相关规定进行审批和报销。五、报销时间规定（一）日常报销报销人员应在经济业务发生后的[X]个工作日内办理报销手续。特殊情况需要延期报销的，应提前向财务部门说明原因，并经财务部门同意。（二）差旅费报销出差人员应在出差返回后的[X]个工作日内办理差旅费报销手续。（三）科研经费报销科研项目结题后，项目负责人应在[X]个月内办理科研经费报销结算手续。六、报销监督与检查（一）财务部门监督财务部门应加强对报销业务的审核和监督，定期对报销凭证进行抽查，发现问题及时通知报销人员进行整改。（二）内部审计监督学校内部审计部门应定期对学校报销业务进行审计检查，重点检查报销制度的执行情况、报销凭证的真实性和合法性、费用支出的合理性等，对发现的问题提出整改意见，并督促相关部门进行整改。（三）违规处理对于违反本办法规定的报销行为，学校将视情节轻重，给予批评教育、追回违规报销