外带公章管理办法

外带公章管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章外带的管理，规范外带公章的使用行为，防范公章外带使用过程中的风险，确保公司合法权益和正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门、各分支机构以及所有涉及公章外带使用的相关人员。（三）基本原则1.严格审批原则：公章外带必须经过严格的审批流程，未经批准不得擅自外带。2.安全可控原则：确保公章外带期间的安全，明确使用责任，采取有效措施防止公章丢失、被盗用或滥用。3.规范使用原则：外带公章的使用必须符合法律法规和公司相关规定，严格按照审批用途使用，不得超范围使用。二、公章定义及种类（一）公章定义本办法所称公章是指公司在工商行政管理部门登记备案，代表公司对外行使权力、承担责任的具有法律效力的印章。（二）公章种类1.公司公章：用于公司各类对外文件、合同、协议等的签署，代表公司的正式意思表示。2.合同专用章：专门用于签订各类合同，明确合同的法律效力。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。4.法定代表人章：代表公司法定代表人行使特定职权，如办理银行结算等业务。三、外带公章审批流程（一）申请1.因工作需要外带公章的部门或个人，应填写《公章外带申请表》（以下简称“申请表”），详细说明外带公章的用途、使用期限、预计归还时间等信息。2.申请表需由申请部门负责人或个人签字确认，并加盖部门公章（如有）。（二）审核1.申请表提交至公司办公室，办公室对申请内容进行初步审核，重点审核申请用途的合理性、必要性以及预计归还时间的合理性。2.对于涉及重大合同、重要文件签署等外带公章申请，办公室应组织相关部门进行联合审核，充分评估风险。（三）审批1.经初步审核或联合审核通过的申请表，报公司分管领导审批。2.公司分管领导根据申请事项的性质、重要程度等因素进行审批，对于涉及金额较大、风险较高的外带公章申请，需报公司法定代表人审批。（四）批准1.审批通过后，办公室在申请表上加盖“同意外带”印章，并注明批准日期。2.申请表一份留存办公室备案，一份交申请部门或个人作为外带公章的凭证。四、外带公章使用要求（一）专人携带1.外带公章必须由公司指定的专人负责携带，不得委托他人代带。2.携带公章人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章使用规定，确保公章安全。（二）全程监管1.携带公章人员在公章外带期间，必须确保公章始终处于本人视线范围内，不得擅自交予他人保管或使用。2.因特殊情况需要暂时离开公章存放地点的，必须将公章妥善保管，如锁入保险柜等安全设施内，并确保存放地点安全可靠。（三）规范使用1.外带公章必须严格按照审批用途使用，不得擅自更改使用内容或扩大使用范围。2.使用公章时，应在使用记录簿上详细登记使用时间、使用事项、使用人等信息，并由使用人签字确认。（四）及时归还1.外带公章使用完毕后，携带公章人员应及时将公章归还公司办公室，并在归还时与办公室人员共同核对公章的完整性和使用记录。2.如发现公章有损坏、丢失等情况，应立即向公司办公室报告，并采取相应的补救措施。五、外带公章安全保障措施（一）印章保管1.公司办公室应设立专门的公章保管柜，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，确保公章存放安全。2.公章保管人员应定期对公章保管柜进行检查，确保安全设施正常运行。（二）印章交接1.外带公章时，办公室应与携带公章人员进行严格的交接手续，填写《公章外带交接清单》，详细记录公章交接时间、公章种类、数量、完好情况等信息，并由双方签字确认。2.公章归还时，同样应按照上述要求进行交接，确保公章归还时的状态与外带时一致。（三）风险防范1.公司应加强对携带公章人员的安全教育，提高其风险防范意识，防止公章外带过程中出现丢失、被盗用等风险。2.对于重要合同、文件的签署，可采取双人携带公章、现场监督等方式，进一步降低风险。六、监督与检查（一）定期检查1.公司办公室应定期对外带公章的使用情况进行检查，检查内容包括审批流程的执行情况、使用记录的完整性、公章的归还情况等。2.定期检查可采取抽查的方式进行，对于发现的问题及时进行整改，并对相关责任人进行严肃处理。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，对外带公章的使用情况进行不定期抽查，确保公章外带管理工作严格执行。2.对于抽查中发现的违规行为，应立即责令停止，并按照公司相关规定进行严肃处理。（三）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自外带公章、超范围使用公章、未及时归还公章等行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理。2.如因公章外带使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。七、附则（一）解释权本办法由公司办公室负责解释。（二）修订与废止1.本办法如有未尽事宜或与国家法律法规、行业标准相抵触