大学文件管理办法

大学文件管理办法一、总则（一）目的为加强大学文件管理，确保文件的规范生成、妥善保管、高效流转与有效利用，提高学校管理水平和工作效率，依据国家相关法律法规及教育行业标准，结合本校实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本校各学院、各部门以及附属单位所产生、使用和保管的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、多媒体文件等。（三）文件管理原则1.合法性原则：文件的制定、流转与管理必须符合国家法律法规和教育行业相关标准要求。2.规范性原则：文件格式、内容结构、编号等应遵循统一规范，确保文件的标准化和一致性。3.完整性原则：文件应涵盖学校各项工作，保证文件体系的完整性，避免出现管理漏洞。4.时效性原则：及时更新和处理文件，确保文件内容与学校实际工作情况相适应，避免因文件滞后影响工作开展。5.保密性原则：对于涉及学校机密、师生隐私等敏感信息的文件，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、文件分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括学校发布的各类规章制度、决定、通知、通报等，用于规范学校行政管理工作。2.教学文件：涵盖教学计划、课程标准、教学大纲、教案、试卷等，与教学活动直接相关。3.科研文件：如科研项目申报书、研究报告、学术论文、专利文件等，涉及学校科研工作的各个环节。4.学生管理文件：包含学生学籍管理、奖惩规定、综合素质评价等方面的文件，用于学生的教育与管理。5.后勤保障文件：涉及校园建设、物资采购、餐饮住宿、安全保卫等后勤服务工作的文件。6.党群工作文件：包括党委、团委等组织开展工作所形成的文件，如党建工作制度、团建活动方案等。（二）文件编号1.编号规则采用统一的编号格式，确保每个文件都有唯一的标识。编号由年份、类别代码、顺序号组成。年份采用公元纪年，取四位数字，如“2023”。类别代码根据文件分类设置，例如行政文件用“XZ”表示，教学文件用“JX”表示等。顺序号为该类别文件的流水号，从“001”开始依次递增。2.编号示例一份2023年发布的行政文件，顺序号为123，则编号为“2023XZ0123”。2023年的第56份教学文件，编号为“2023JX0056”。三、文件起草与审核（一）起草1.文件起草部门应根据工作需要，明确文件主题和内容要点，确保文件具有针对性和可操作性。2.起草人员应认真收集相关资料，进行充分调研和分析，保证文件内容真实、准确、完整。3.文件起草应遵循学校文件格式规范，语言表达清晰、简洁、严谨，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。（二）审核1.一般性文件由起草部门负责人进行审核，重点审核文件内容是否符合学校政策方针、工作实际以及语言表达的规范性。2.涉及多个部门或重要事项的文件，需组织相关部门进行会审。会审时，各部门应充分发表意见，对文件内容进行深入讨论和修改完善。3.重要文件或涉及学校重大决策的文件，应由学校分管领导进行审核把关，确保文件符合学校整体发展战略和工作要求。四、文件发布与传达（一）发布1.经审核通过的文件，由起草部门按照学校规定的发文流程进行发布。发文流程包括填写发文稿纸、编号、排版、校对、盖章等环节。2.纸质文件应采用统一规格的纸张进行打印，确保字迹清晰、页面整洁。文件排版应符合学校公文格式要求，包括字体、字号、行距、页边距等。3.电子文件应按照学校电子文件管理规定进行存储和发布，确保文件格式规范、易于查阅和下载。发布后的电子文件应进行备份，防止数据丢失。（二）传达1.文件发布后，起草部门应及时将文件传达至相关部门和人员。传达方式可根据文件性质和紧急程度选择校内办公系统发布、会议传达、邮件通知、张贴公告等。2.对于重要文件或涉及师生切身利益的文件，应组织专门会议进行传达和解读，确保相关人员准确理解文件精神和要求。3.各部门在收到文件后，应及时组织本部门人员进行学习和传达，确保文件内容得到有效落实。五、文件归档与保管（一）归档范围1.学校各部门在工作过程中形成的具有保存价值的文件，包括纸质文件、电子文件的定稿及相关修改稿、重要文件的签批件等。2.学校举办的各类会议、活动所形成的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.学校与校外单位往来的文件，包括合作协议、函件、批复等。4.学校师生员工在教学、科研、管理等工作中产生的重要成果文件，如科研获奖证书、教学成果鉴定书等。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责文件归档工作，确保归档文件的齐全、完整、准确。2.归档文件应按照文件形成的时间顺序进行整理，同一事由的文件应集中排列。3.纸质文件应进行分类装订，编目编号，填写卷内目录和备考表，装入档案盒。档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。4.电子文件应按照学校电子文件归档格式要求进行整理，建立清晰的文件目录结构，存储在专用的电子存储设备或档案管理系统中，并进行定期备份。（三）保管期限1.学校文件的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的文件主要包括学校章程、重要规章制度、历史沿革资料、重大事件记录、上级重要文件等。长期保管的文件一般为16年至50年，如教学计划、科研项目档案、学生学籍档案等。短期保管的文件为15年以下，如一般性的通知、简报、临时性工作文件等。2.各部门应根据文件的性质和重要程度，准确确定文件的保管期限，并在归档时注明。（四）保管地点与设施1.学校设立专门的综合档案室，集中保管全校各类档案。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案装具，如档案柜、档案盒、光盘存储设备等，并根据档案数量和保管期限合理安排存储空间。3.档案室应安装档案管理系统，实现档案的信息化管理，方便档案的检索、查询和利用。六、文件查阅与借阅（一）查阅1.本校师生员工因工作需要查阅文件，可到综合档案室或相关部门进行查阅。查阅时，应填写查阅登记表，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息。2.查阅重要文件或涉及机密的文件，需经相关部门负责人或学校分管领导批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.档案室工作人员应根据查阅人员的需求，及时提供所需文件，并做好查阅服务工作。查阅完毕后，应及时收回文件，检查文件是否完好无损。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅文件的，应填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限、借阅用途等信息，并经相关部门负责人或学校分管领导批准。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得转借他人，不得在文件上涂改、污损、丢失。借阅期满后，应按时归还文件。如发现文件丢失或损坏，借阅人员应承担相应的赔偿责任。七、文件清理与销毁（一）清理1.学校定期对保管的文件进行清理，清理工作由综合档案室负责组织实施。清理范围包括已超过保管期限、失去保存价值或已被新文件替代的文件。2.清理文件时，应按照文件的保管期限和类别进行分类统计，列出拟清理文件清单。清单应包括文件名称、文号、形成时间、保管期限等信息。3.对拟清理的文件，应进行逐一核对，确保文件清单准确无误。（二）鉴定1.成立文件鉴定小组，由学校办公室、综合档案室、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟清理文件进行鉴定，确定文件是否失去保存价值。2.鉴定小组应根据文件的内容、性质、历史意义等因素，综合判断文件的保存价值。对于涉及学校重要历史事件、重大决策等具有长期保存价值的文件，应予以保留；对于一般性、临时性文件，经鉴定确无保存价值的，可予以销毁。3.鉴定小组应形成鉴定意见，填写文件鉴定审批表，经学校分管领导批准后，作为文件清理与销毁的依据。（三）销毁1.经批准销毁的文件，应采用适当的方式进行销毁，确保文件信息无法恢复。对于纸质文件，可采用粉碎、焚烧等方式销毁；对于电子文件，应进行彻底删除或格式化处理，并对存储介质进行物理销毁。2.文件销毁过程应进行记录，记录内容