学院退费管理办法

学院退费管理办法一、总则（一）目的为规范学院退费管理工作，维护学院和学生的合法权益，确保退费工作的公正、透明、有序进行，依据国家相关法律法规及教育行业标准，结合学院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学院各类学历教育学生的退费管理，包括全日制本专科生、研究生等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和教育主管部门的相关规定办理退费事宜。2.公平公正原则：对所有学生一视同仁，确保退费标准统一、程序公正。3.实事求是原则：根据学生实际学习情况和已发生的费用进行合理核算退费。4.及时准确原则：及时处理学生退费申请，准确核算退费金额，确保退费资金及时足额到账。二、退费条件（一）学生主动退学1.学生在开学前提出退学申请，经学院审核同意的，退还已缴纳的全部学费、住宿费等费用（扣除已发生的书本费、资料费等实际费用）。2.学生在开学后提出退学申请，在学院规定的退学时间范围内的，根据实际学习时间按月计算应退费用。具体计算方式为：应退学费=全年学费×（1实际学习月数÷12）；应退住宿费=全年住宿费×（1实际住宿月数÷12）。已发生的书本费、资料费等实际费用不予退还。3.超过学院规定退学时间的，不予退费。（二）学院原因导致学生无法正常学习1.因学院教学计划调整、课程安排冲突等原因，导致学生无法按时上课或无法完成学业的，学院应根据实际情况，为学生办理休学、转学或退费手续。2.因学院师资不足、教学设施设备故障等原因，影响学生正常学习的，学院应采取积极措施解决问题，并根据学生受影响的程度，适当减免学费或给予其他补偿。（三）其他特殊情况1.学生因重大疾病、家庭变故等特殊原因，无法继续在学院学习的，经学生本人申请，学院核实情况后，可酌情办理退费手续。2.因不可抗力因素（如自然灾害、疫情等）导致学院无法正常开展教学活动，学生无法按时完成学业的，学院应根据实际情况，与学生协商解决退费等问题。三、退费申请与审批流程（一）申请学生如需办理退费，应填写《学院退费申请表》，详细说明退费原因，并提交相关证明材料（如退学申请审批表、医院诊断证明、家庭变故证明等）。申请表应包括学生基本信息、缴费情况、退费原因、申请退费金额等内容。（二）受理学生所在系（部）负责受理学生的退费申请，并对申请材料进行初步审核。审核内容包括申请材料的完整性、真实性、退费原因的合理性等。如申请材料不齐全或不符合要求，应及时通知学生补充或更正。（三）审核系（部）初步审核通过后，将申请表及相关材料提交至学院财务处。财务处对学生的缴费情况进行核实，并根据本办法的规定，核算应退费用金额。如发现问题或对退费金额有异议，应及时与系（部）沟通核实。（四）审批财务处核算完毕后，将退费申请表及相关材料提交至学院分管领导审批。学院分管领导根据审核情况，签署审批意见。审批通过的，方可办理退费手续；审批不通过的，应说明理由，并将申请表及材料退回系（部），由系（部）通知学生。（五）公示对于涉及金额较大或学生普遍关注的退费事项，学院应在一定范围内进行公示，接受师生监督。公示期一般不少于[X]个工作日。公示无异议后，方可办理退费手续。四、退费核算与支付（一）核算1.学费退费：按照本办法规定的退费条件和计算方式，核算应退学费金额。2.住宿费退费：根据学生实际住宿时间，按照相应比例核算应退住宿费金额。3.书本费、资料费等其他费用：已购买且未使用的书本、资料等，可根据实际情况退还相应费用；已使用或因学生个人原因无法退还的，不予退费。4.代收代支费用：如军训服装费、体检费等，按照实际发生金额结算，多退少补。（二）支付1.退费金额核算无误后，财务处应及时办理退费手续。退费方式一般为银行转账，将退费资金直接转入学生本人提供的银行账户。2.如学生提供的银行账户信息有误，导致退费无法成功到账的，学生应及时更正信息，财务处重新办理退费手续。3.对于因特殊原因无法通过银行转账方式退费的学生，经学生本人书面申请，学院批准后，可采用现金支付等其他方式退费。五、监督与管理（一）内部监督1.学院财务处负责对退费工作进行日常监督和管理，定期对退费情况进行统计和分析，确保退费工作规范有序进行。2.学院审计部门负责对退费工作进行审计监督，定期对退费情况进行检查，防止出现违规退费行为。3.各系（部）应协助财务处做好学生退费工作，及时了解学生退费需求，配合财务处进行相关审核和沟通工作。（二）外部监督1.接受教育主管部门的监督检查，按照要求及时报送退费工作相关数据和材料。2.主动接受社会监督，对于师生和家长反映的退费问题，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈相关人员。（三）违规处理1.对于违反本办法规定，擅自办理退费或多退、少退费用的单位和个人，学院将视情节轻重，给予批评教育、警告、记过等处分；情节严重的，依法依规追究相关责任。2.对于以虚假理由骗取退费的学生，学院将追回已退费用，并视情节轻重