外发外协管理办法

外发外协管理办法一、总则（一）目的为加强公司外发外协业务的管理，规范外发外协流程，确保外发外协产品和服务的质量、进度、成本符合公司要求，保障公司利益，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外发外协业务，包括但不限于产品零部件加工、组装、检测、包装，以及各类服务外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外发外协业务必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合作过程合法合规。2.质量优先原则：选择具备良好质量控制能力的供应商，明确质量要求和验收标准，确保外发外协产品和服务质量符合公司规定。3.成本效益原则：在保证质量和进度的前提下，合理控制外发外协成本，提高公司经济效益。4.风险可控原则：对外发外协业务进行全面风险评估，采取有效措施防范和控制风险。二、职责分工（一）业务部门1.负责提出外发外协需求，包括产品规格、数量、交付时间等要求。2.参与供应商的开发、评估和选择工作。3.与供应商签订外发外协合同，并跟踪合同执行情况。4.协调解决外发外协过程中出现的问题，确保业务顺利进行。（二）采购部门1.根据业务部门需求，寻找合适的供应商资源，建立供应商库。2.组织供应商的招标、询价、比价等采购活动，确定中标供应商。3.负责与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。4.监督采购合同的执行，确保供应商按时、按质、按量提供产品和服务。（三）质量部门1.制定外发外协产品和服务的质量检验标准和验收流程。2.对外发外协产品和服务进行检验和验收，确保符合质量要求。3.对供应商的质量体系进行评估和审核，提出改进意见和建议。4.处理外发外协过程中的质量问题，督促供应商采取有效措施进行整改。（四）财务部门1.负责外发外协业务的成本核算和财务结算工作。2.审核外发外协合同的付款条款，确保公司资金安全。3.监督外发外协费用的支付情况，对不合理费用提出质疑。（五）法务部门1.审查外发外协合同的合法性和合规性，防范法律风险。2.为外发外协业务提供法律咨询和支持，处理法律纠纷。三、供应商管理（一）供应商开发1.业务部门根据外发外协需求，提出供应商开发申请，明确所需产品或服务的要求。2.采购部门会同相关部门对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、生产能力、质量控制、价格水平、信誉等方面。3.对符合基本要求的供应商，采购部门组织实地考察，了解其实际情况。4.根据考察结果，采购部门填写供应商开发审批表，报公司领导审批后，将合格供应商纳入公司供应商库。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估周期原则上为每年一次。2.评估内容包括供应商的业绩表现、质量状况、交货及时性、价格合理性、售后服务等方面。3.质量部门、业务部门、采购部门等相关部门根据各自职责对供应商进行评价，填写供应商评估表。4.采购部门汇总各部门评价结果，计算供应商综合得分，根据得分情况对供应商进行分类管理。（三）供应商选择1.当有外发外协业务需求时，采购部门从合格供应商库中选择若干家供应商进行询价、比价或招标。2.业务部门、质量部门等相关部门参与供应商的选择过程，对供应商的报价、产品质量、技术方案等进行评审。3.根据评审结果，采购部门确定中标供应商，并与其签订外发外协合同。（四）供应商淘汰1.对于评估不合格或出现严重质量问题、交货延迟、违反合同条款等情况的供应商，采购部门提出淘汰建议。2.经公司领导批准后，将供应商从公司供应商库中删除，并停止与其合作。3.对淘汰供应商的相关信息进行记录和整理，分析原因，为后续供应商管理提供参考。四、外发外协流程（一）需求提出业务部门根据生产计划、项目需求等，填写外发外协需求申请表，详细说明外发外协产品或服务的名称、规格、数量、交付时间、质量要求等内容，并提交给采购部门。（二）供应商选择与合同签订1.采购部门收到外发外协需求申请表后，按照供应商管理流程选择合适的供应商。2.采购部门与选定的供应商进行商务谈判，确定价格、交货期、付款方式等条款。3.双方达成一致后，签订外发外协合同。合同应明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、违约责任等内容。（三）生产安排与跟踪1.供应商根据合同要求组织生产或提供服务。业务部门应与供应商保持密切沟通，及时了解生产进度和质量情况。2.采购部门定期跟踪合同执行情况，检查供应商是否按照合同约定的时间、质量和数量履行义务。如发现问题，及时与供应商沟通协调，督促其整改。（四）检验与验收1.质量部门按照制定的质量检验标准和验收流程，对外发外协产品和服务进行检验和验收。2.检验内容包括产品外观、尺寸、性能、质量文件等方面。对于重要产品或关键工序，质量部门可进行现场检验和监督。3.验收合格的产品和服务，质量部门出具验收报告；验收不合格的，质量部门应及时通知供应商整改，整改后重新进行验收。（五）付款结算1.财务部门根据合同约定和验收报告，审核外发外协费用。2.审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续，支付供应商款项。3.财务部门定期对外发外协业务的成本进行核算和分析，为公司决策提供依据。五、质量控制（一）质量标准制定质量部门根据公司产品或服务要求，结合行业标准和供应商实际情况，制定外发外协产品和服务的质量标准。质量标准应明确、具体、可操作，包括产品规格、性能指标、检验方法、验收准则等内容。（二）质量检验与监督1.质量部门按照质量标准对外发外协产品和服务进行检验和监督。检验方式可包括首件检验、巡检、成品检验等。2.对于关键工序和重要产品，质量部门可派人到供应商现场进行质量监督，确保生产过程符合质量要求。3.质量部门应做好检验记录，保存相关检验报告和数据，以备追溯和查询。（三）质量问题处理1.如发现外发外协产品和服务存在质量问题，质量部门应及时通知供应商停止生产或服务，并要求其采取整改措施。2.供应商应分析质量问题产生的原因，制定整改方案，并在规定时间内完成整改。整改完成后，重新提交产品或服务进行检验。3.对于多次出现质量问题或质量问题严重影响公司生产经营的供应商，质量部门应提出严肃处理意见，采购部门按照供应商管理规定进行处理。六、进度管理（一）进度计划制定业务部门在提出外发外协需求时，应同时制定外发外协进度计划，明确各阶段的时间节点和交付要求。进度计划应合理可行，并与公司整体生产计划相协调。（二）进度跟踪与协调1.采购部门负责跟踪外发外协进度计划的执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度和存在的问题。2.如发现进度滞后，采购部门应及时与供应商协商解决办法，督促其采取有效措施加快进度。必要时，业务部门应给予协助和支持。3.对于因不可抗力或其他特殊原因导致进度延误的，采购部门应及时与供应商协商调整进度计划，并报公司领导审批。（三）进度延误处理1.如因供应商原因导致外发外协进度延误，影响公司生产经营的，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。2.供应商应采取积极措施减少延误造成的损失，并制定后续进度追赶计划，确保按时交付产品或服务。3.如因公司自身原因导致进度延误，业务部门应及时调整相关计划，并通知供应商做好相应配合工作。七、成本管理（一）成本预算编制业务部门在提出外发外协需求时，应同时编制外发外协成本预算，明确预计费用支出项目和金额。成本预算应合理准确，充分考虑产品或服务的规格、数量、质量要求、市场价格等因素。（二）成本控制与核算1.采购部门在与供应商谈判过程中，应严格控制价格，争取有利的采购条件。同时，采购部门应监督采购合同的执行，确保供应商按照合同约定的价格提供产品和服务。2.财务部门负责外发外协业务的成本核算工作，定期对外发外协成本进行分析和比较，及时发现成本控制中的问题，并提出改进建议。3.各部门应密切配合，共同做好外发外协成本管理工作，确保公司在保证产品和服务质量的前提下，实现成本效益最大化。八、风险管理（一）风险识别与评估1.公司各部门应定期对外发外协业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、进度延误、成本超支、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于高风险事项，应采取重点监控、制定应急预案等措施；对于中风险事项，应加强管理和控制；对于低风险事项，可进行适当关注。2.采购部门应在合同中明确双方的权利义务和违约责任，通过法律手段保障公司利益。同时，采购部门应加强对供应商的管理和监督，降低供应商违约风险。3.质量部门应加强质量控制，严格检验和验收，确保外发外协产品和服务质量，减少质量问题风险。4.业务部门和采购部门应加强进度跟踪和协调，及时解决进度延误问题，降低进度风险。5.财务部门应加强成本核算和控制，严格审核费用支出，防范成本超支风险。（三）风险监控与预警1.建立风险监控机制，定期对外发外协业务风险进行监控和评估。各部门应及时反馈风险信息，确保公司能够及时掌握风险动态。2.设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取应对措施。九、合同管理（一）合同签订1.外发外协合同必须采用书面形式，明确双方的权利义务、产品或服务规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、违约责任等内容。2.合同签订前，业务部门、采购部门、法务部门等相关部门应进行审核，确保合同条款合法合规、公平合理。3.合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。（二）合同执行1.合同双方应严格按照合同约定履行各自的义务。业务部门、采购部门等相关部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题