外包物流管理办法

外包物流管理办法一、总则（一）目的为规范公司外包物流业务管理，提高物流运作效率，降低物流成本，确保物流服务质量，保障公司货物安全、及时、准确送达，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有外包物流业务活动，包括但不限于货物运输、仓储、配送等环节涉及的外包合作商选择、合同签订、业务执行、监督评估及费用结算等相关事宜。（三）基本原则1.合法合规原则：外包物流业务必须遵守国家法律法规及行业标准，确保各项操作合法合规。2.质量优先原则：以满足公司业务需求为导向，优先选择能够提供高质量物流服务的合作商，保障货物运输安全和服务质量。3.成本效益原则：在保证物流服务质量的前提下，通过合理选择外包模式和合作商，优化物流流程，降低物流成本，提高公司经济效益。4.合作共赢原则：与外包物流合作商建立长期稳定的合作关系，实现优势互补，共同发展，达到合作共赢的目的。二、外包物流合作商选择与管理（一）合作商选择标准1.资质信誉：具备合法有效的营业执照、道路运输经营许可证等相关资质证书，具有良好的商业信誉，无重大违法违规记录。2.服务能力：拥有与业务规模相匹配的运输车辆、仓储设施等物流设备，具备专业的物流管理团队和操作人员，能够提供全方位的物流服务。3.服务质量：过往物流服务质量良好，客户投诉率低，能够按时、准确、安全地完成货物运输和仓储配送任务。4.价格合理：在保证服务质量的前提下，提供具有竞争力的价格，确保公司物流成本合理可控。5.应急处理能力：具备应对突发物流事件的应急处理预案和能力，能够及时响应并妥善解决各类物流问题。（二）合作商选择流程1.需求分析：根据公司业务发展需求，明确外包物流业务的具体要求，如运输路线、货物类型、配送时间等。2.信息收集：通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式，广泛收集潜在外包物流合作商信息。3.初步筛选：对收集到的合作商信息进行初步筛选，剔除不符合基本资质要求的合作商，确定入围合作商名单。4.实地考察：组织相关人员对入围合作商进行实地考察，了解其企业规模、运营状况、服务能力、管理水平等实际情况。5.综合评估：根据实地考察结果，结合合作商的资质信誉、服务能力、服务质量、价格等方面进行综合评估，确定最终合作商名单。6.合同签订：与选定的合作商签订详细的外包物流服务合同，明确双方权利义务、服务内容、服务标准、费用结算方式等条款。（三）合作商管理1.建立档案：为每个外包物流合作商建立详细的档案，记录其基本信息、服务合同、服务记录、考核评价等内容，以便跟踪管理。2.定期沟通：定期与合作商进行沟通，了解其业务进展情况，及时协调解决合作过程中出现的问题，确保物流服务顺利进行。3.培训指导：根据公司业务需求和物流服务标准，定期组织合作商相关人员进行培训，提高其服务意识和业务水平。4.考核评价：建立科学合理的合作商考核评价体系，定期对合作商的服务质量、成本控制、应急处理等方面进行考核评价，考核结果与合作商费用结算、合作续约等挂钩。5.动态管理：根据合作商考核评价结果，对表现优秀的合作商给予奖励和优先合作机会，对表现不佳的合作商进行警告、整改或淘汰处理，实现合作商的动态管理。三、外包物流合同管理（一）合同签订1.合同起草：由公司物流管理部门负责起草外包物流服务合同，合同内容应明确双方权利义务、服务内容、服务标准、费用结算方式、违约责任等条款，确保合同条款合法合规、清晰明确、公平合理。2.合同审核：合同起草完成后，提交公司法务部门进行法律审核，确保合同符合法律法规要求；同时提交公司财务部门进行财务审核，评估合同费用结算条款的合理性和风险。审核通过后，报公司领导审批。3.合同签订：经公司领导审批同意后，由公司法定代表人或其授权代表与外包物流合作商签订合同，并加盖双方公章。合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自义务。（二）合同执行1.服务跟踪：公司物流管理部门负责对外包物流服务合同执行情况进行跟踪，定期检查合作商服务质量、货物运输状态、仓储管理情况等，确保合作商按照合同约定提供服务。2.信息沟通：建立良好的信息沟通机制，合作商应及时向公司反馈物流业务进展情况、异常情况等信息，公司物流管理部门应及时回复并协调解决相关问题。3.变更管理：如因业务需求变化或其他原因需要对合同内容进行变更，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同终止1.正常终止：外包物流服务合同期满，双方不再续约的，合同自然终止。合同终止前，双方应按照合同约定进行费用结算、货物交接等工作，确保合同顺利终止。2.提前终止：如因一方严重违反合同约定或出现不可抗力等原因导致合同无法继续履行的，另一方有权提前终止合同。提前终止合同的一方应提前通知对方，并按照合同约定承担相应的违约责任。3.合同终止后的工作：合同终止后，双方应进行全面的业务清算，包括费用结算、货物盘点、设备交接等工作。合作商应将公司的相关资料、文件等归还公司，并清理与公司有关的业务往来。四、外包物流业务执行管理（一）货物运输管理1.运输计划：公司物流管理部门应根据业务需求制定详细的货物运输计划，明确运输货物的种类、数量、运输路线、运输时间等信息，并提前通知外包物流合作商。2.车辆调度：合作商应根据公司运输计划合理安排运输车辆，确保车辆性能良好、司机具备相应资质和驾驶经验。运输车辆应按照规定进行定期维护保养，确保行车安全。3.货物装卸：在货物装卸过程中，合作商应严格遵守操作规程，轻拿轻放，避免货物损坏。同时，应做好货物的清点、核对工作，确保货物数量准确、包装完好。4.运输安全：合作商应加强运输过程中的安全管理，确保司机遵守交通规则，严禁疲劳驾驶、超速行驶等违规行为。同时，应采取必要的安全防范措施，如安装GPS定位系统、配备消防器材等，确保货物运输安全。5.运输跟踪：利用现代信息技术手段，对货物运输过程进行实时跟踪，及时掌握货物运输状态，如运输位置、预计到达时间等。如发现运输异常情况，应及时通知合作商采取措施解决，并向公司物流管理部门报告。（二）仓储管理1.仓库选址与布局：根据公司业务需求和货物特点，合理选择仓储地点，并对仓库进行科学布局，划分不同的功能区域，如存储区、分拣区、包装区等，确保货物存储安全、有序。2.货物入库：货物到达仓库后，合作商应及时组织人员进行验收，核对货物的数量、质量、规格等信息，确保货物与送货单一致。验收合格后，办理入库手续，并按照规定的存储方式进行存放。3.货物保管：合作商应加强仓库日常管理，做好货物的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保货物质量不受影响。同时，应定期对货物进行盘点，确保账实相符。4.货物出库：根据公司发货指令，合作商应及时组织货物出库，按照规定的流程进行分拣、包装、发货等操作。在货物出库过程中，应做好货物的核对工作，确保发货准确无误。5.库存管理：建立科学合理的库存管理制度，定期对库存货物进行分析，掌握库存动态，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。（三）配送管理1.配送计划：公司物流管理部门应根据客户订单情况制定配送计划，明确配送货物的种类、数量、配送地点、配送时间等信息，并提前通知外包物流合作商。2.配送路线规划：合作商应根据配送计划和客户分布情况，合理规划配送路线，选择最优配送方案，确保配送效率和成本控制。3.配送服务质量：在配送过程中，合作商应确保配送车辆整洁卫生，司机服务态度良好，按时、准确地将货物送达客户手中。同时，应及时收集客户反馈信息，不断提高配送服务质量。4.配送异常处理：如遇交通拥堵、恶劣天气等不可抗力因素导致配送延误或无法按时送达的，合作商应及时通知客户，并采取有效措施尽快解决问题。同时，应向公司物流管理部门报告配送异常情况，以便及时协调处理。五、外包物流监督评估与考核（一）监督机制1.定期检查：公司物流管理部门定期对外包物流业务进行检查，检查内容包括合作商服务质量、货物运输状态、仓储管理情况、费用结算等方面。检查方式可采用现场检查、资料查阅、数据统计分析等多种形式。2.不定期抽查：除定期检查外，公司物流管理部门还将不定期对外包物流业务进行抽查，及时发现和解决合作过程中出现的问题。抽查结果作为合作商考核评价的重要依据之一。3.客户反馈收集：建立客户反馈渠道，及时收集客户对外包物流服务的意见和建议。客户反馈信息将作为评估合作商服务质量的重要参考，同时也有助于公司不断改进物流服务水平。（二）评估指标体系1.服务质量指标：包括货物按时送达率、货物完好率、客户投诉率等指标，用于评估合作商物流服务的准确性、安全性和客户满意度。2.成本控制指标：如物流费用率、运输成本、仓储成本等指标，用于衡量合作商在物流成本控制方面的表现。3.应急处理能力指标：考察合作商在应对突发物流事件时的响应速度、处理措施及效果等方面的能力。（三）考核评价1.考核周期：定期对合作商进行考核评价，考核周期为[考核周期时长，如季度、半年或年度]。2.考核方式：采用定量与定性相结合的考核方式，根据评估指标体系对合作商各项指标完成情况进行评分，同时结合日常监督检查情况、客户反馈信息等进行综合评价。3.考核结果应用：考核结果与合作商费用结算、合作续约等挂钩。对于考核优秀的合作商，给予适当奖励，如增加业务量、延长合作期限等；对于考核不合格的合作商，责令其限期整改，整改仍不合格的，终止合作关系。六、外包物流费用结算管理（一）费用结算原则1.依据合同：外包物流费用结算应严格按照合同约定的结算方式、结算标准和结算周期进行。2.准确及时：确保费用结算数据准确无误，及时办理结算手续，避免因费用结算问题影响合作商积极性和物流业务正常开展。3.审核监督：建立费用结算审核监督机制，对结算金额、结算凭证等进行审核，确保费用结算合理合规。（二）费用结算流程1.费用核算：合作商每月（或根据合同约定的结算周期）向公司物流管理部门提交费用结算清单，详细列出本月（或结算周期内）各项物流服务费用明细。公司物流管理部门对费用结算清单进行审核，核对服务内容、服务数量、服务价格等信息是否与合同约定一致。2.财务审核：审核通过后的费用结算清单提交公司财务部门进行财务审核。财务部门重点审核费用结算的合法性、准确性和合理性，检查相关票据是否齐全、合规。3.领导审批：经财务部门审核无误后，报公司领导审批。公司领导根据费用结算情况及公司财务状况进行审批。4.费用支付：领导审批通过后，公司财务部门按照合同约定的结算方式及时支付外包