场馆档期管理办法

场馆档期管理办法一、总则（一）目的为了加强场馆档期的规范化管理，提高场馆资源的利用效率，确保各类活动能够顺利、有序地在本馆举办，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于本公司[场馆名称]所有档期的管理，包括但不限于演出、展览、会议、赛事等各类活动所涉及的场馆使用安排。（三）管理原则1.公平公正原则：对待所有申请场馆档期的活动，严格按照既定的标准和流程进行审核与安排，确保机会均等，不偏袒任何一方。2.高效利用原则：充分挖掘场馆的使用潜力，合理规划档期，避免资源闲置，提高场馆的运营效益。3.安全保障原则：在安排档期时，充分考虑活动的安全需求，确保场馆设施设备符合安全标准，活动期间能够提供必要的安全保障措施。4.协调配合原则：与活动主办方、相关部门以及合作伙伴密切配合，共同做好场馆档期的管理与服务工作，保障活动的顺利进行。二、档期管理职责分工（一）场馆管理部门1.负责制定和完善场馆档期管理的各项规章制度，并组织实施。2.统筹规划场馆的年度档期安排，根据场馆的功能定位、设施设备状况以及市场需求，合理安排不同类型活动的档期。3.受理各类活动的档期申请，对申请进行初步审核，包括活动内容、规模、时间要求等方面的审查。4.协调场馆内部各部门之间的工作，确保活动期间场馆的各项服务保障工作能够顺利开展。5.负责与活动主办方沟通协调，及时反馈档期安排情况，处理活动期间出现的各类问题。（二）市场营销部门1.负责收集市场信息，了解各类活动的市场需求和竞争情况，为场馆档期管理提供参考依据。2.协助场馆管理部门制定档期营销策略，推广场馆的档期资源，吸引更多优质活动在本馆举办。3.参与活动档期的审核工作，从市场推广和经济效益的角度提出意见和建议。（三）技术保障部门1.负责场馆设施设备的日常维护和管理，确保活动期间场馆的技术系统正常运行。2.根据活动的技术需求，提前做好技术准备工作，如音响灯光调试、网络设备配置等。3.在活动期间提供现场技术支持，及时解决可能出现的技术故障，保障活动的顺利进行。（四）安全保卫部门1.制定场馆安全保卫制度和应急预案，确保活动期间场馆的安全秩序。2.负责活动现场的安全保卫工作，包括人员安检、巡逻防控、应急处置等，保障人员和财产安全。3.配合场馆管理部门和活动主办方做好安全保障方面的沟通协调工作，确保各项安全措施落实到位。（五）财务部门1.负责制定场馆档期收费标准和财务管理制度，对活动档期的收费进行核算和管理。2.审核活动档期申请中的费用预算和支付方式，确保财务收支合规。3.定期对场馆档期的经济效益进行分析和评估，为场馆档期管理提供财务决策支持。三、档期申请与审核（一）申请流程1.活动主办方如需使用本馆档期，应提前[X]个工作日向场馆管理部门提交《场馆档期申请表》。申请表应详细填写活动的基本信息，包括活动名称、活动类型、活动时间、活动规模、活动内容简介等。2.同时，主办方还需提供活动的相关资料，如活动策划方案、安全保障方案、应急预案等，以便场馆管理部门进行全面审核。3.场馆管理部门收到申请后，应及时进行登记，并根据申请内容进行初步审核。如申请材料不齐全或不符合要求，应在[X]个工作日内通知主办方补充或修改。（二）审核标准1.活动内容合法性：活动内容应符合国家法律法规和社会公德，不得包含违法违规、淫秽色情、暴力恐怖等不良信息。2.场馆适用性：根据活动的类型、规模和特殊要求，审核场馆是否具备相应的设施设备和场地条件，能够满足活动的举办需求。3.安全保障可行性：审查活动主办方提交的安全保障方案和应急预案，确保活动期间能够有效保障人员和财产安全，符合场馆安全管理规定。4.档期冲突性：核对申请档期与场馆已有的其他活动安排是否存在冲突，如时间、场地等方面的冲突。如有冲突，应根据活动的重要性、影响力以及场馆资源的合理利用等因素进行综合评估，提出调整建议。5.经济效益合理性：从场馆运营和经济效益的角度出发，评估活动的收费标准、预计收入等是否合理，是否能够为场馆带来一定的经济效益。（三）审核结果通知1.场馆管理部门应在收到完整申请材料后的[X]个工作日内完成审核工作，并将审核结果以书面形式通知活动主办方。2.审核通过的，应明确告知活动档期的具体安排，并与主办方签订《场馆使用合同》，明确双方的权利和义务。3.审核不通过的，应详细说明原因，并提供相应的整改建议。主办方如对审核结果有异议，可在收到通知后的[X]个工作日内提出申诉，场馆管理部门应进行复审，并将复审结果及时反馈给主办方。四、档期安排与调整（一）档期安排原则1.按照先申请先安排的原则，根据审核结果依次确定活动的档期。对于重要活动或具有较大影响力的活动，在同等条件下可优先安排。2.充分考虑场馆的维护保养和设备更新需求，合理安排场馆的空闲档期，以便进行定期的维护、检修和升级改造工作。3.结合不同季节、节假日等因素，合理规划档期，提高场馆的利用率和吸引力。例如，在旅游旺季、文化节庆期间，优先安排与当地特色文化、旅游相关的活动。（二）档期调整规定1.活动主办方如需调整已确定的档期，应提前[X]个工作日向场馆管理部门提交《场馆档期调整申请表》，说明调整的原因和具体调整方案。2.场馆管理部门收到调整申请后，应根据场馆的档期安排情况以及对其他活动的影响程度进行审核。如调整申请合理且不会对其他活动造成较大影响，应予以批准，并及时通知相关部门和活动主办方做好相应的调整准备工作。3.如调整申请可能会对其他活动产生较大影响，场馆管理部门应组织相关部门和活动主办方进行协调沟通，共同商讨解决方案。在确保各方利益得到妥善保障的前提下，做出是否同意调整的决定。4.因不可抗力或其他特殊原因需要紧急调整档期的，活动主办方应及时通知场馆管理部门，场馆管理部门应根据实际情况，在保障活动顺利进行和尽量减少对其他活动影响的前提下，尽快协调安排新的档期，并做好相关的沟通解释工作。五、场馆使用管理（一）合同签订1.审核通过的活动，场馆管理部门应与活动主办方签订《场馆使用合同》。合同应明确约定双方的权利和义务，包括场馆使用时间、场地范围、设施设备使用、费用支付方式、安全保障责任、违约责任等条款。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责，确保活动的顺利进行。（二）费用管理1.场馆档期收费标准应根据活动的类型、规模、使用时间、设施设备使用情况等因素合理制定，并向社会公开。2.活动主办方应按照合同约定的费用支付方式和时间，及时足额支付场馆使用费用。场馆管理部门应做好费用的核算和收取工作，确保财务收支规范。3.对于因特殊情况需要减免费用或变更收费标准的活动，应按照公司相关规定履行审批手续，并在合同中明确约定。（三）设施设备管理1.活动主办方如需使用场馆的设施设备，应提前向场馆管理部门提出申请，并按照规定办理相关手续。场馆管理部门应根据活动需求，合理安排设施设备的使用，并做好设备的调试和维护工作。2.活动期间，主办方应妥善使用场馆设施设备，如有损坏应照价赔偿。场馆管理部门应安排专人负责设施设备的巡查和监管，及时发现并处理设备故障和损坏问题。3.活动结束后，主办方应按照场馆管理部门的要求，及时归还所使用的设施设备，并协助做好设备的清理和检查工作。（四）安全管理1.活动主办方应严格遵守国家法律法规和场馆安全管理规定，制定并落实安全保障方案和应急预案，确保活动期间人员和财产安全。2.场馆管理部门应加强对活动现场的安全管理，安排专人负责安全检查、巡逻防控等工作，及时发现和消除安全隐患。3.对于涉及人员密集、高风险等特殊活动，场馆管理部门应提前与相关部门沟通协调，共同做好安全保障工作。如遇突发事件，应按照应急预案及时进行处置，并向上级主管部门报告。（五）环境卫生管理1.活动主办方应保持活动现场的环境卫生整洁，遵守场馆环境卫生管理规定，不得随意丢弃垃圾和杂物。2.场馆管理部门应安排专人负责活动现场的环境卫生清扫和保洁工作，及时清理垃圾和杂物，确保场馆环境整洁卫生。3.活动结束后，主办方应协助场馆管理部门做好场地的清理和恢复工作，确保场馆恢复到使用前的状态。六、监督与考核（一）监督检查1.公司成立场馆档期管理监督小组，定期对场馆档期管理工作进行监督检查，确保各项管理规定和工作流程得到有效执行。2.监督小组应重点检查档期申请与审核、档期安排与调整、场馆使用管理、费用收取、安全保障等方面的工作情况，及时发现问题并督促整改。3.场馆管理部门应定期对活动主办方的场馆使用情况进行回访，了解主办方对场馆服务的满意度，收集意见和建议，不断改进服务质量。（二）考核评价1.制定场馆档期管理工作考核评价指标体系，对场馆管理部门以及相关工作人员的档期管理工作进行量化考核。考核指标包括档期安