场地借用管理办法

场地借用管理办法一、总则（一）目的为规范公司/组织场地借用行为，合理利用场地资源，确保场地使用的安全、有序，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司/组织内部各部门、分支机构以及与公司/组织有合作关系的外部单位借用公司/组织场地的相关活动。（三）基本原则1.统一管理原则公司/组织场地的借用由专门部门进行统一管理和调配，确保场地资源的合理利用。2.安全第一原则借用场地的活动应符合安全要求，保障人员和场地设施的安全。3.有偿使用原则对于外部单位借用场地，根据市场行情和实际成本，收取相应的场地借用费用。4.先申请先得原则在场地资源允许的情况下，按照申请时间先后顺序安排场地借用。二、场地借用申请（一）申请主体1.公司/组织内部各部门因工作需要举办会议、培训、活动等，可向场地管理部门提出场地借用申请。2.分支机构因业务拓展、区域会议等原因，需借用公司/组织总部场地的，应提前向总部场地管理部门提交申请。3.与公司/组织有合作关系的外部单位，如合作伙伴、供应商、客户等，因商务洽谈、合作活动等需要借用场地的，需按照规定流程向场地管理部门提出申请。（二）申请时间1.内部部门借用场地，应至少提前[X]个工作日提交申请，以便场地管理部门有足够时间进行安排和协调。2.分支机构借用总部场地，应提前[X]周提交申请，确保总部能够充分考虑并做好相关准备工作。3.外部单位借用场地，应提前[X]天提交申请，特殊情况需紧急借用的，应与场地管理部门沟通协商，尽量满足需求，但需提供详细的借用原因和时间安排。（三）申请内容1.借用部门/单位名称、联系人及联系方式。2.借用场地的用途，如会议、培训、活动等，并详细说明活动内容和流程。3.借用场地的时间，包括开始时间和结束时间，精确到具体的日期和时间段。4.预计参加人数，对于有人员规模限制的场地，需确保申请人数在场地承载范围内。5.特殊要求，如场地布置要求、设备使用需求等。（四）申请流程1.申请人填写《场地借用申请表》，按照要求详细填写各项内容，并提交至所在部门/单位负责人审核。2.部门/单位负责人对申请内容进行审核，确认借用场地的必要性和合理性，审核通过后签字盖章。3.将经部门/单位负责人审核通过的《场地借用申请表》提交至场地管理部门。4.场地管理部门收到申请后，对申请信息进行初步审核，检查申请内容是否完整、准确，借用时间是否与其他场地安排冲突等。5.对于符合要求的申请，场地管理部门进行登记，并根据场地资源情况进行统筹安排；对于不符合要求的申请，及时反馈给申请人并说明原因。三、场地安排与确认（一）场地安排1.场地管理部门根据申请的先后顺序、场地使用需求和资源情况，合理安排借用场地。2.在安排场地时，充分考虑场地的功能、规模、设施设备等因素，确保能够满足借用方的活动需求。3.对于多个部门或外部单位同时申请同一时间段场地的情况，场地管理部门根据活动的重要性、紧急程度等综合因素进行协调和安排，必要时可组织相关部门进行协商。（二）场地确认1.场地管理部门在安排好场地后，及时与借用方取得联系，告知借用方场地安排情况，并发送《场地借用确认函》。2.《场地借用确认函》应明确借用场地的具体位置、使用时间、相关设施设备情况以及注意事项等内容。3.借用方收到《场地借用确认函》后，应仔细核对确认函内容，如有疑问或需要变更场地安排的，应在[X]个工作日内与场地管理部门沟通协商。4.借用方确认《场地借用确认函》内容无误后，签字盖章并回传给场地管理部门，完成场地借用的确认手续。四、场地使用规范（一）通用规范1.借用方应按照申请用途使用场地，不得擅自改变场地用途。2.保持场地整洁卫生，活动结束后及时清理场地，恢复场地原状。3.爱护场地设施设备，不得随意损坏或拆卸，如需使用场地内的设备，应提前向场地管理部门咨询并按照操作规程使用。4.遵守场地的安全规定，不得在场地内进行危险行为或存放易燃易爆物品。5.活动期间应安排专人负责场地秩序维护，确保人员安全和活动顺利进行。（二）会议活动规范1.如需在场地内悬挂横幅、张贴海报等，应提前向场地管理部门申请，经同意后方可进行，且不得损坏场地墙面、地面等设施。2.会议活动期间，应保持良好的秩序，不得大声喧哗、随意走动，手机调至静音或关机状态。3.如需使用音响设备、投影仪等会议设备，应提前与场地管理部门联系，由专业人员进行调试和操作，确保设备正常运行。4.会议活动结束后，及时清理会议资料和设备，关闭相关电器设备电源。（三）培训活动规范1.培训场地应提前进行布置，摆放整齐桌椅、培训设备等，确保培训环境舒适、安全。2.培训期间，培训师应按照教学计划进行授课，学员应认真听讲，积极参与互动。3.如需进行实操培训，应提前检查场地设施设备是否满足实操要求，并确保学员在实操过程中的安全。4.培训结束后，及时整理培训资料和设备，归还场地管理部门。五、场地安全管理（一）安全责任1.借用方是场地使用期间的安全责任主体，应制定相应的安全管理制度和应急预案，确保活动安全进行。2.场地管理部门负责对场地的安全设施设备进行定期检查和维护，确保场地安全符合相关标准。（二）安全检查1.在场地借用前，场地管理部门应对场地进行安全检查，确保场地设施设备完好、安全通道畅通等。2.借用方在活动期间应自行组织安全检查，及时发现和消除安全隐患，如发现安全问题应及时向场地管理部门报告。3.场地管理部门在活动期间可不定期对场地进行安全巡查，对发现的安全问题及时督促借用方进行整改。（三）应急预案1.借用方应根据活动特点和场地实际情况，制定相应的应急预案，如火灾、地震、人员疏散等应急预案。2.应急预案应包括应急组织机构、应急响应程序、应急处置措施等内容，并定期组织演练，确保在突发情况下能够迅速、有效地进行应对。3.场地管理部门应协助借用方做好应急预案的制定和演练工作，并提供必要的支持和指导。六、场地费用管理（一）费用标准1.对于内部部门借用场地，根据实际使用情况和成本核算，可适当收取一定的场地使用成本费用，具体标准由公司/组织另行规定。2.对于外部单位借用场地，按照市场行情和场地实际价值，制定合理的收费标准，收费标准应在公司/组织官方网站或相关渠道进行公示。（二）费用结算1.外部单位借用场地的费用，应在活动结束后[X]个工作日内结算。借用方应按照场地管理部门提供的费用清单，将场地借用费用支付至指定账户。2.对于内部部门借用场地产生的费用，由场地管理部门定期与财务部门进行核对结算，并从部门预算中扣除相应费用。（三）费用报销1.借用方如需报销场地借用费用，应按照公司/组织财务制度的要求，提供相关的发票、费用清单、场地借用申请表等报销凭证。2.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。七、场地设施设备管理（一）设施设备配备1.场地管理部门应根据场地的功能和使用需求，配备相应的设施设备，如桌椅、音响设备、投影仪、空调等。2.定期对场地设施设备进行检查和维护，确保设施设备完好、正常运行，对于损坏的设施设备及时进行维修或更换。（二）设施设备使用1.借用方如需使用场地设施设备，应提前向场地管理部门申请，经同意后由场地管理部门安排专人进行操作和调试。2.借用方应按照操作规程使用设施设备，不得擅自更改设备参数或进行违规操作，如因借用方原因导致设施设备损坏的，借用方应承担相应的赔偿责任。3.活动结束后，借用方应及时归还所使用的设施设备，并协助场地管理部门进行检查和验收。八、场地借用监督与考核（一）监督机制1.场地管理部门负责对场地借用情况进行全程监督，定期检查借用方的场地使用情况、安全管理情况等。2.设立投诉举报渠道，接受公司/组织内部员工和外部单位对场地借用违规行为的投诉举报，对于投诉举报内容及时进行调查处理。（二）考核办法1.建立场地借用考核制度，对借用方的场地使用情况、安全管理情况、费用结算情况等进行考核评价。2.考核结果作为今后场地借用申请的重要参考