发货管理办法规定

发货管理办法规定一、总则（一）目的本办法旨在规范公司发货管理流程，确保货物准确、及时、安全地送达客户手中，提高客户满意度，维护公司良好形象，保障公司业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于公司所有产品的发货业务，包括但不限于线上订单、线下订单、批发订单等各类销售形式下的货物交付。（三）基本原则1.准确性原则：发货信息必须准确无误，包括货物品种、数量、规格、收货地址等，确保客户收到的货物与订单一致。2.及时性原则：按照订单约定的时间或客户要求的紧急程度，及时安排发货，避免延误。3.安全性原则：在发货过程中，采取必要的防护措施，确保货物安全运输，防止货物损坏、丢失等情况发生。4.责任明确原则：明确各环节的职责和权限，确保发货流程顺畅，出现问题能够及时追溯责任。二、发货流程（一）订单接收与审核1.订单接收销售部门负责接收客户订单，订单可以通过线上平台、电话、邮件等方式提交。接收订单时，应记录订单的详细信息，包括客户名称、联系方式、收货地址、产品名称、规格、数量、价格、交货时间等。2.订单审核订单接收后，销售部门应及时对订单进行初步审核，检查订单信息的完整性和准确性。审核内容包括：客户信息是否完整，如客户名称、联系方式、收货地址等。产品信息是否准确，如产品名称、规格、数量、价格等。交货时间是否合理，是否符合公司的生产和库存情况。付款方式是否明确，是否符合公司的财务政策。对于审核通过的订单，销售部门应将订单信息传递给仓库管理部门；对于审核不通过的订单，销售部门应及时与客户沟通，说明原因并协商解决方案。（二）库存确认仓库管理部门收到销售部门传递的订单信息后，应立即对库存进行确认。库存确认的内容包括：1.货物数量：检查库存中是否有所需产品，且数量是否满足订单要求。2.货物状态：确认货物是否完好无损，是否存在质量问题。3.库存位置：确定货物所在的仓库位置，以便快速发货。如果库存充足，仓库管理部门应在订单信息上注明库存情况，并将订单信息传递给发货部门；如果库存不足，仓库管理部门应及时通知销售部门，由销售部门与客户协商解决，如调整交货时间、部分发货等。（三）发货准备发货部门根据订单信息和库存确认情况，进行发货准备工作，包括：1.货物分拣：按照订单要求，从仓库中挑选出相应的产品，并进行分类整理。2.包装材料准备：根据产品特点和运输要求，准备合适的包装材料，如纸箱、泡沫、塑料袋等。3.标签粘贴：在包装上粘贴产品标签，标签内容应包括产品名称、规格、数量、生产日期、保质期等信息。4.发货清单制作：制作发货清单，发货清单应与订单信息一致，包括客户名称、联系方式、收货地址、产品名称、规格、数量等内容。发货清单一式多份，分别随货同行、留存仓库、销售部门备案等。（四）货物包装发货人员按照包装规范对货物进行包装，确保货物在运输过程中不受损坏。包装要求如下：1.产品应妥善放置在包装内，避免相互挤压、碰撞。2.对于易碎产品，应采取特殊的防护措施，如增加泡沫、气垫等缓冲材料。3.包装应牢固密封，防止货物泄漏、丢失。4.包装上应标明产品的警示标识，如易碎、防潮、防压等。（五）发货运输1.运输方式选择根据订单的交货时间、货物重量、体积、运输距离、客户要求等因素，选择合适的运输方式，如快递、物流专线、整车运输等。2.运输委托发货部门负责与选定的运输公司签订运输合同或委托运输协议，明确双方的权利和义务，包括运输费用、运输时间、货物安全责任等。3.货物交接发货部门将包装好的货物及发货清单与运输公司进行交接，运输公司应在交接清单上签字确认。交接时，应检查货物的数量、包装等是否完好，如有问题应及时记录并协商解决。4.运输跟踪发货部门应及时跟踪货物的运输情况，通过运输公司提供的物流信息查询系统或其他方式，了解货物的运输状态，如是否按时发货、是否正常运输、预计到达时间等。如发现货物运输出现异常情况，应及时与运输公司沟通，协调解决问题，并将情况通知销售部门和客户。（六）发货通知货物发出后，发货部门应及时向销售部门和客户发送发货通知。发货通知应包括订单号、发货日期、运输单号、预计到达时间等信息。销售部门负责将发货通知传递给客户，并跟进客户的收货情况；客户服务部门负责解答客户关于发货的疑问，提供相关的物流信息查询支持。三、发货相关部门职责（一）销售部门1.订单接收与管理：负责接收客户订单，对订单进行初步审核，确保订单信息准确完整。2.客户沟通协调：与客户沟通订单相关事宜，包括交货时间、产品规格、数量等变更，及时解决客户提出的问题。3.发货信息传递：将审核通过的订单信息及时传递给仓库管理部门，并跟踪发货情况，及时向客户反馈。4.客户收货跟进：在货物发出后，跟进客户的收货情况，及时处理客户反馈的收货问题，如货物短缺、损坏等。（二）仓库管理部门1.库存管理：负责公司产品的库存管理，确保库存数量准确、货物状态良好。2.库存确认：根据销售部门传递的订单信息，及时对库存进行确认，如库存不足，及时通知销售部门。3.货物分拣与包装：按照发货要求，对货物进行分拣、包装，确保货物包装符合规范。4.货物交接：与运输公司进行货物交接，确保货物数量、包装等信息准确无误，并在交接清单上签字确认。（三）发货部门1.发货准备：根据订单信息和库存确认情况，进行发货准备工作，包括货物分拣、包装材料准备、标签粘贴、发货清单制作等。2.运输安排：选择合适的运输方式，与运输公司签订运输合同或委托运输协议，安排货物运输。3.发货通知：货物发出后，及时向销售部门和客户发送发货通知，提供发货相关信息。4.运输跟踪：跟踪货物的运输情况，及时处理运输过程中出现的问题，并将情况通知销售部门和客户。（四）客户服务部门1.客户咨询解答：负责解答客户关于发货的疑问，提供发货信息查询服务，如订单状态、运输进度等。2.客户投诉处理：受理客户关于发货的投诉，及时协调相关部门处理，跟踪处理结果，确保客户满意。（五）财务部门1.运费结算：根据运输合同或委托运输协议，审核运输费用，与运输公司进行运费结算。2.销售收款跟踪：跟踪销售订单的收款情况，确保货款及时收回，与销售部门协同处理收款问题。四、发货过程中的异常处理（一）货物短缺1.若客户反馈收到的货物数量短缺，仓库管理部门应立即核实库存记录和发货清单，查找原因。2.如系发货时少发，仓库管理部门应及时补发短缺货物，并承担相应的运输费用。同时，对发货环节进行调查，分析少发原因，采取措施防止类似情况再次发生。3.如系运输过程中丢失，发货部门应及时与运输公司沟通，要求运输公司查明原因并承担赔偿责任。如运输公司拒绝赔偿，公司应通过法律途径维护自身权益。（二）货物损坏1.客户收到货物后发现有损坏情况，应立即拍照留证，并及时通知销售部门。销售部门应在接到通知后第一时间通知发货部门和仓库管理部门。2.发货部门和仓库管理部门应共同对损坏货物进行检查，确定损坏原因。3.如系发货前货物已损坏，仓库管理部门应负责更换货物，并承担相应的运输费用。同时，对货物损坏原因进行调查，加强货物检验环节的管理。4.如系运输过程中造成的损坏，发货部门应与运输公司协商赔偿事宜。运输公司应按照运输合同的约定进行赔偿，赔偿方式可以包括重新发货、赔偿货物价值等。（三）交货延迟1.因不可抗力因素（如自然灾害、交通管制等）导致交货延迟，发货部门应及时通知销售部门和客户，并提供相关证明材料。销售部门应与客户协商解决方案，如调整交货时间、给予一定的补偿等。2.因公司自身原因（如生产延误、库存不足等）导致交货延迟，销售部门应提前与客户沟通，诚恳道歉并说明原因，争取客户的理解。同时，发货部门应尽快安排发货，采取措施缩短延迟时间。对于因交货延迟给客户造成损失的，公司应根据实际情况给予相应的赔偿。五、发货记录与档案管理（一）发货记录1.发货部门应建立详细的发货记录，发货记录应包括订单号、发货日期、客户名称、收货地址、产品名称、规格、数量、运输单号、运费金额、发货人员等信息。2.发货记录应及时、准确填写，确保信息完整。发货记录应保存纸质和电子两种形式，纸质记录应分类存档，电子记录应定期备份，以便查询和追溯。（二）档案管理1.与发货相关的文件和资料应进行档案管理，包括订单文件、运输合同、发货清单、货物交接清单、运输跟踪记录、客户反馈记录等。2.档案管理应按照文件的类别和时间顺序进行分类整理，建立索引目录，便于查找和使用。3.档案保存期限应符合公司相关规定和法律法规要求，一般情况下，发货档案应保存[X]年。保存期满后，经公司相关部门审批后，方可进行销毁处理。六、监督与考核（一）监督机制1.公司设立发货管理监督小组，由相关部门负责人组成，定期对发货管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查发货流程的执行情况，包括订单接收与审核、库存确认、发货准备、货物包装、发货运输、发货通知等环节，确保各环节工作符合规定要求。3.监督小组应检查发货记录和档案管理情况，确保发货记录准确完整，档案资料保存规范。4.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核办法1.制定发货管理考核指标，包括订单处理及时率、发货准确率、货物完好率、客户满意度等。2.对各相关部门的发货管理工作进行考核评分，考核结果与部门绩效挂钩。3.对于发货管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对