印鉴管理办法范本

印鉴管理办法范本一、总则（一）目的为加强公司印鉴管理，规范印鉴的使用流程，保障公司印章使用的安全性、合法性和严肃性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的各类印鉴管理，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。（三）定义1.印鉴：指公司在经营活动中使用的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、业务专用章等。2.印章使用：指在文件、合同、报表、票据、信函、证明等各类书面材料上加盖印鉴的行为。3.印章保管人：指负责保管公司印鉴的人员。（四）基本原则1.依法依规原则：印鉴管理应严格遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保印鉴使用的合法性。2.安全保密原则：加强印鉴保管和使用过程中的安全保密措施，防止印鉴被盗用、冒用或滥用。3.审批授权原则：印鉴使用必须经过严格的审批程序，明确审批权限，未经授权不得擅自使用印鉴。4.登记备案原则：对印鉴的刻制、启用、变更、注销等情况进行详细登记备案，确保印鉴管理的可追溯性。二、印鉴的刻制与启用（一）刻制1.公司各类印鉴的刻制必须由公司指定的部门或专人负责，严格按照国家法律法规和公安部门的要求办理相关手续。2.申请刻制印鉴时，需填写《印鉴刻制申请表》，详细注明印鉴名称、用途、规格、材质等信息，并经公司相关领导审批同意。3.刻制印鉴的单位必须具有合法的资质，所刻制的印鉴必须符合国家规定的标准和公司的要求。（二）启用1.新刻制的印鉴启用前，必须进行登记备案，填写《印鉴启用登记表》，注明印鉴名称、启用日期、保管人等信息。2.印鉴启用时，需在公司内部发布启用通知，明确印鉴的使用范围、审批流程等事项。3.新印鉴启用后，原印鉴同时废止，如有需要，应及时办理原印鉴的注销手续。三、印鉴的保管（一）保管人员1.公司应指定专人负责印鉴的保管，保管人员必须具备良好的职业道德和责任心，熟悉印鉴管理规定。2.印鉴保管人员应与印章使用审批人员相分离，不得兼任印章使用的审批工作。（二）保管方式1.印鉴应存放在安全可靠的地方，如保险柜、文件柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.公司公章、合同专用章、财务专用章等重要印鉴应实行双人保管制度，由两名保管人员分别保管印鉴的不同部分或钥匙，使用时需两人同时在场。（三）保管要求1.印鉴保管人员应妥善保管印鉴，不得擅自将印鉴转借他人或带出公司使用。2.如因工作需要暂时离开岗位，应将印鉴委托给其他经授权的人员代管，并办理交接手续。3.印鉴保管人员应定期对印鉴进行检查，确保印鉴的完好无损。如发现印鉴损坏或遗失，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。四、印鉴的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于以公司名义对外发布的文件、信函、报表、证明等；签订合同、协议等重要法律文件；办理公司注册、变更、注销等相关手续；其他需要加盖公章的事项。2.合同专用章主要用于签订各类合同、协议等经济合同文件。3.财务专用章主要用于办理公司财务收支、结算、税务申报等相关财务业务。4.法定代表人章主要用于办理公司法定代表人授权的相关业务，如签署文件、合同等。5.部门章主要用于本部门内部的文件、报表、通知等材料的盖章。6.业务专用章主要用于特定业务领域的文件、合同、报表等材料的盖章，如销售专用章、采购专用章等。（二）审批流程1.印鉴使用前，必须填写《印鉴使用申请表》，详细注明使用部门、使用人、使用日期、印鉴名称、用途、文件名称及编号等信息，并按照规定的审批权限进行审批。2.一般事项的印鉴使用，由部门负责人审批；重要事项的印鉴使用，需经公司分管领导或总经理审批；涉及重大经济合同、法律文件等事项的印鉴使用，必须经公司法定代表人审批。3.审批通过后，印鉴保管人员应按照申请表上的要求加盖印鉴，并在《印鉴使用登记表》上进行登记。（三）使用要求1.印鉴使用应严格按照审批后的用途和范围进行，不得擅自扩大使用范围或更改用途。2.加盖印鉴时，应确保印鉴清晰、端正，不得模糊不清或加盖在文件的空白处。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等材料上加盖印鉴。如因工作需要确需提前加盖印鉴的，必须在空白处注明用途、有效期限等信息，并严格控制使用范围。4.印鉴使用完毕后，应及时将印鉴归还保管人员，并办理交接手续。五、印鉴的变更与注销（一）变更1.因公司名称、法定代表人、经营范围等变更需要更换印鉴的，应按照本办法规定的刻制与启用程序办理新印鉴的刻制与启用手续，并及时注销原印鉴。2.印鉴的其他变更事项，如印鉴名称、规格、材质等，应填写《印鉴变更申请表》，经公司相关领导审批同意后，办理变更手续。（二）注销1.印鉴因损坏、遗失、不再使用等原因需要注销的，应填写《印鉴注销申请表》，经公司相关领导审批同意后，由保管人员将印鉴交回公司指定的部门或专人进行销毁，并在《印鉴注销登记表》上进行登记。2.印鉴注销后，应及时在公司内部发布注销通知，告知相关部门和人员。六、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对印鉴管理情况进行定期或不定期的监督检查。（二）检查内容1.印鉴管理制度的执行情况，包括印鉴的刻制、启用、保管、使用、变更、注销等环节是否符合规定。2.印鉴使用审批程序的执行情况，是否存在未经授权擅自使用印鉴的行为。3.印鉴保管情况，是否存在印鉴被盗用、冒用或滥用的风险。4.印鉴登记备案情况，是否及时、准确地记录印鉴的相关信息。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年至少对印鉴管理情况进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查：根据工作需要，审计部门可随时对印鉴管理情况进行抽查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。2.对于违反印鉴管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动