合同风控管理办法

合同风控管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同风险管理，有效防范和化解合同风险，保障公司合法权益，促进公司依法合规经营，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、借款合同、担保合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、解除等应严格遵守国家法律法规和政策规定。2.风险防控原则：以预防为主，对合同签订、履行过程中的风险进行全面识别、评估和控制。3.审慎签约原则：在签订合同前，应对合同对方的主体资格、信用状况、履约能力等进行充分调查和审查，确保合同条款公平合理、明确具体，避免合同陷阱。4.全程管理原则：对合同的全过程进行跟踪管理，包括合同谈判、起草、审核、签订、履行、变更、解除等环节，确保合同得到有效执行。二、合同管理职责分工（一）合同管理部门公司设立合同管理部门，负责合同的统一归口管理，主要职责如下：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准。2.组织开展合同法律法规培训和宣传工作。3.参与重大合同的谈判、起草和审核工作。4.对合同进行统一编号、登记、归档和保管。5.监督检查合同的履行情况，协调处理合同纠纷。6.定期统计分析合同管理工作情况，提出改进建议。（二）业务部门业务部门是合同的承办部门，负责合同的具体谈判、起草、履行等工作，主要职责如下：1.负责本部门合同项目的前期调研、可行性分析等工作。2.按照合同管理部门的要求，及时提交合同文本及相关资料。3.负责与合同对方进行沟通、协商，组织合同的签订和履行。4.定期向合同管理部门报告合同履行情况，及时反馈合同履行过程中出现的问题。5.配合合同管理部门处理合同纠纷。（三）法务部门法务部门负责对合同进行法律审查，提供法律意见和建议，主要职责如下：1.参与重大合同的谈判、起草和审核工作，从法律角度对合同条款进行审查。2.对合同纠纷提供法律支持，协助制定纠纷解决方案。3.开展法律风险评估和防控工作，为合同管理提供法律保障。（四）财务部门财务部门负责对合同涉及的财务事项进行审核和监督，主要职责如下：1.对合同的资金安排、支付方式、结算条款等进行审核，确保符合财务管理制度和资金安全要求。2.负责合同款项的收付管理，及时核对账目，确保资金准确、及时到账。3.定期对合同执行情况进行财务分析，为合同管理提供财务数据支持。三、合同签订前管理（一）合同对方主体资格审查1.业务部门应要求合同对方提供营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关证明文件，并进行原件核对。2.对合同对方的经营范围、经营状况、信用等级等进行调查，了解其是否具备签订和履行合同的能力。3.对于涉及重大项目或金额较大的合同，可委托专业机构对合同对方进行尽职调查。（二）合同条款审查1.合同文本应使用规范的格式和语言，明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。2.业务部门起草的合同文本应提交合同管理部门、法务部门等相关部门进行审核，审核意见应书面反馈给业务部门。3.合同条款应公平合理，避免出现免除己方责任、加重对方责任、排除对方主要权利等显失公平的条款。（三）合同审批1.合同审批应按照公司内部审批流程进行，由业务部门负责人、合同管理部门负责人、法务部门负责人、财务部门负责人、分管领导、总经理等依次进行审批。2.审批人应认真审查合同条款，对合同的合法性、合规性、可行性等进行全面评估，并签署审批意见。3.未经审批或审批未通过的合同不得签订。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门与合同对方签订正式合同。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，如有特殊情况需要使用自制合同文本的，应经合同管理部门审核同意。3.合同签订人应在合同上签字或盖章，并加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应按照公司印章管理制度执行。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、注意事项等。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行的重要依据。（二）合同执行跟踪1.业务部门应建立合同执行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪，及时记录合同的签订时间、履行期限、履行进度、款项收付等信息。2.合同管理部门应定期对合同执行情况进行检查和监督，发现问题及时督促业务部门整改。3.业务部门应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，确保合同得到有效执行。如遇特殊情况需要变更合同履行内容的，应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。（三）合同款项收付管理1.财务部门应按照合同约定的支付方式和时间，及时办理合同款项的收付手续。2.业务部门应在合同款项收付前，向财务部门提交相关审批文件和结算资料，经审核无误后，财务部门方可办理支付手续。3.财务部门应定期核对合同款项的收付情况，确保账目清晰、准确。如发现款项收付异常，应及时查明原因，并向相关部门报告。（四）合同变更与解除1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，业务部门应及时与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因一方原因需要解除合同的，应按照合同约定或法律法规的规定办理相关手续。解除合同应签订书面解除协议，并明确双方的权利义务和责任承担方式。3.合同变更或解除后，业务部门应及时通知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门，并对合同执行情况进行清理和结算。五、合同纠纷管理（一）纠纷预防1.业务部门应加强合同履行过程中的沟通与协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免纠纷的发生。2.合同管理部门、法务部门等应定期对合同履行情况进行检查和分析，发现潜在纠纷隐患及时提出预警和防范措施。（二）纠纷处理1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，制定纠纷解决方案，并报合同管理部门、法务部门等相关部门审核。2.合同管理部门应组织相关部门对纠纷解决方案进行研究和论证，必要时可聘请专业律师或第三方机构参与纠纷处理。3.纠纷处理应遵循合法、合理、公平、公正的原则，尽量通过协商、调解等方式解决纠纷。如协商、调解不成，可根据合同约定或法律法规的规定，通过仲裁或诉讼等方式解决。（三）纠纷总结与改进1.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时总结纠纷处理经验教训，形成书面报告，报合同管理部门备案。2.合同管理部门应组织相关部门对合同纠纷案例进行分析研究，查找合同管理中存在的薄弱环节，提出改进措施和建议，完善合同管理制度和流程。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交合同管理部门进行归档。2.合同相关资料包括但不限于合同审批文件、合同变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等。（二）档案整理1.合同管理部门应按照档案管理的要求，对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等顺序进行排列，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全存放。2.合同档案应妥善保管，不得随意销毁或丢失。如有特殊情况需要销毁合同档案的，应按照公司档案管理制度的规定办理相关手续。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出档案室。如需复印或摘抄合同档案内容的，应经合同管理部门同意。3.涉及商业秘密、国家机密等重要合同档案的查阅，应按照公司保密制度的规定执行。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理工作进行监督检查，检查内容包括合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同纠纷处理情况、合同档案管理情况等。2.监督检查可采取现场检查、资料查阅、问卷调查等方式进行，对发现的问题应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。（二）考核评价1.公司建立合同管理工作考核评价机制，对各部门的合同管理工作进行考核评价。2