印章管理办法福建

印章管理办法福建总则目的为加强公司印章管理，维护公司合法权益，规范印章使用行为，防范风险，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各子公司（以下统称“公司”）印章的管理。印章定义本办法所称印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章等。管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制须经公司法定代表人或其授权人批准。2.由行政管理部门统一负责印章的刻制工作，选择具有公安部门核发《特种行业许可证》的正规印章刻制单位进行刻制。3.刻制印章时，应明确印章的名称、式样、规格、材质等，并与公司登记机关登记的内容一致。印章启用1.新刻制的印章启用前，行政管理部门应填写《印章启用申请表》，详细注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，报公司法定代表人或其授权人批准。2.经批准后，行政管理部门应留存印章印模，并将印章正式启用的相关信息通知公司各部门。3.印章启用后，应及时在公司内部办公系统或相关文件中进行备案登记。印章的保管保管部门与责任人1.公司公章、法定代表人章由行政管理部门指定专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管。2.印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定，严格遵守印章保管制度。保管要求1.印章应妥善保管，存放于安全可靠的地方，确保印章的安全。2.严禁将印章随意放置或交予他人代管，确因工作需要临时交接的，应办理交接手续，并在交接记录上签字确认。3.印章保管人因工作调动、离职等原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。印章的使用使用范围1.公司公章用于以公司名义对外发布的文件、信函、报表、证明等；法定代表人章用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、合同签订等；合同专用章用于公司对外签订的各类合同；财务专用章用于公司财务结算、票据开具等；发票专用章用于公司开具发票。2.部门章用于各部门内部的文件流转、工作联系等。使用流程1.填写《印章使用申请表》申请人需详细填写申请事项、文件名称、文号、用印内容等信息，并签字确认。涉及合同签订的，还需附上合同文本。2.审批根据用印事项的性质和审批权限，由相关负责人进行审批。一般事项由部门负责人审批；重要事项由公司分管领导审批；重大事项由公司法定代表人审批。3.用印经审批同意后，印章保管人对照《印章使用申请表》及相关文件进行用印。用印时应确保印章清晰、端正，与文件内容一致。用印后，在《印章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、文号、用印份数等信息，并由用印人签字确认。特殊情况处理1.紧急情况下，如因时间紧迫无法按照正常流程审批用印的，申请人应电话请示相关负责人同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.异地用印的，应通过传真、扫描等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管人，经审批同意后，由印章保管人委托当地相关人员代为用印，并做好记录。印章的废止与销毁废止情形1.公司名称变更、机构撤销、印章损坏等原因导致印章不再使用的，应及时废止。2.因印章被盗、遗失等原因需要废止印章的，应立即向公安机关报案，并在公司内部发布公告声明印章作废。废止程序1.印章保管人填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，报公司法定代表人或其授权人批准。2.经批准后，行政管理部门负责收回废止印章，并在印章上加盖“作废”章。销毁1.废止印章应及时销毁，防止印章被非法使用。2.销毁印章时，应由行政管理部门、财务部门等相关人员共同监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。3.印章销毁方式可采用粉碎、焚烧等方式，确保印章无法复原。监督与检查监督部门公司审计部门负责对印章管理情况进行定期或不定期的监督检查。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、保管、使用、废止等环节。2.印章使用的合规性，是否按照规定的流程和审批权限使用印章。3.印章保管的安全性，印章存放地点是否安全可靠，是否存在印章被盗、遗失等风险。检查结果处理1.审计部门在检查过程中发现问题的，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.对违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对因印章管理不善给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。附则解释