临夏采购管理办法

临夏采购管理办法一、总则（一）目的为加强临夏公司采购管理，规范采购行为，降低采购成本，提高采购效率，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于临夏公司及所属各部门、各项目的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，严格按照规定程序进行。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购方和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立临夏公司采购决策委员会，负责审议重大采购项目、采购政策及采购管理制度等。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，明确其岗位职责，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，提供准确的技术规格、数量、质量要求等相关信息，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算、支付货款等财务相关工作，对采购成本进行核算和控制。3.法务部门：负责审查采购合同，提供法律咨询和法律风险防控建议，确保采购活动合法合规。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门的采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购部门对各需求部门的采购预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司整体预算安排，编制公司年度采购预算方案。3.年度采购预算方案经公司财务部门审核、采购决策委员会审议通过后，报公司管理层批准执行。（二）预算执行与调整1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序进行申请和审批。2.需求部门因业务变化等原因需要调整采购需求的，应及时通知采购部门，并按照预算调整程序办理相关手续。3.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控和分析，定期向公司管理层汇报预算执行情况。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。2.招标程序：采购部门制定招标方案，明确招标项目的技术规格、数量、交货期、评标标准等要求。在指定媒体发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定合格投标人名单。向合格投标人发售招标文件。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，向中标人发出中标通知书，并与中标人签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门根据项目特点和供应商信息，确定邀请招标的供应商名单。向邀请的供应商发出投标邀请书。后续招标程序与公开招标基本相同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门制定谈判方案，明确谈判项目的技术规格、数量、价格等要求。确定参与谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。组织谈判会议，与供应商进行谈判，要求供应商提供报价和技术方案等。根据谈判情况，确定成交供应商，并签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：需求部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况。采购部门对申请进行审核，并报采购决策委员会批准。与单一供应商进行协商，确定采购价格、交货期等条款，并签订采购合同。（五）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求其提供报价。对供应商的报价进行比较和分析，选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、交货期等内容，并提交相关技术文件和资料。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目的必要性、合规性、预算等进行审核。2.对于金额较大或重大采购项目，采购部门应将采购申请表提交采购决策委员会进行审批。3.经审批通过的采购申请表，由采购部门安排采购工作。（三）供应商选择与管理1.采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行调查和评估，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.根据评估结果，选择合格的供应商，并与其签订合作协议，明确双方的权利和义务。4.定期对供应商进行考核和评价，对于表现不佳的供应商，及时采取措施进行整改或淘汰。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购项目的具体条款进行谈判，达成一致意见后，起草采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同经法务部门审核、公司管理层批准后，由采购部门与供应商签订。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购订单的编号、采购项目、数量、交货期、交货地点等要求。2.采购订单经供应商确认后生效，作为双方履行合同的依据。（六）采购验收1.需求部门负责组织对采购货物或服务进行验收。验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购项目的数量、质量、规格等进行检查和测试。2.对于重要采购项目，应邀请专业机构或专家进行验收。3.验收合格的，需求部门应出具验收报告；验收不合格的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取整改措施或退换货等。（七）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，提交给财务部门。2.财务部门对付款申请单进行审核，审核无误后，按照公司财务管理制度办理付款手续。3.对于符合预付款条件的采购项目，采购部门应按照合同约定申请预付款，并在后续采购过程中按照规定进行核销。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采用定性和定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过市场调研、价格分析等方式，合理安排采购时机和数量；对于供应商风险，加强供应商管理，建立备用供应商机制；对于质量风险，加强采购验收环节的管理，要求供应商提供质量保证文件等。2.建立风险预警机制，及时发现风险信号，采取相应的措施进行处理，降低风险损失。（三）监督与检查1.公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况，确保采购风险管理措施的有效执行。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本的降低情况。2.采购质量：通过验收合格率等指标，评估采购货物或服务的质量水平。3.采购效率：如采购周期、订单处理及时率等，评估采购工作的效率高低。4.供应商满意度：通过对供应商的调查和评价，了解供应商对公司采购工作的满意度。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，采用定量分析和定性评价相结合的方法进行绩效评估。2.与历史数据进行对比分析，评估采购绩效的变化趋势。3.组织相关部门和人员进行绩效评价