印章移交管理办法

印章移交管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章移交行为，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性，保障公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类印章的移交管理，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章以及其他具有法律效力的印章。（三）基本原则1.依法依规原则：印章移交管理应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.明确责任原则：明确印章移交过程中各方的责任，确保责任落实到人。3.安全保密原则：确保印章在移交过程中的安全，防止印章被盗用、冒用或泄露。4.规范有序原则：印章移交应按照规定的程序和流程进行，确保移交工作规范有序。二、印章的分类与保管（一）印章分类1.公章：代表公司对外行使权力和承担责任的印章。2.合同专用章：专门用于签订合同的印章。3.财务专用章：用于公司财务结算等相关业务的印章。4.法定代表人章：由法定代表人使用的印章。5.其他专用章：根据公司业务需要设立的具有特定用途的印章，如发票专用章、业务专用章等。（二）保管职责1.综合管理部门负责公司印章的统一管理，制定印章管理制度并监督执行。设立专门的印章保管场所，确保印章存放安全。对印章的使用情况进行登记和备案。2.印章使用部门负责本部门印章的日常保管和使用，并指定专人负责。严格按照规定的程序和审批权限使用印章，确保印章使用的合法性和准确性。定期对本部门印章的使用情况进行自查，发现问题及时报告。3.印章保管人负责印章的具体保管工作，确保印章存放安全，未经批准不得擅自使用印章。严格按照印章使用审批制度进行用印操作，对用印文件进行认真审核。对印章使用情况进行详细记录，并定期将记录提交给综合管理部门。三、印章移交的条件与程序（一）移交条件1.人员变动：因工作调动、离职、退休等原因，涉及印章保管或使用职责变动的人员，应进行印章移交。2.机构调整：公司内部机构调整，导致印章保管或使用部门发生变化的，应进行印章移交。3.印章停用：因印章损坏、遗失、被盗等原因，需要更换印章或停用印章的，应进行印章移交。（二）移交程序1.提出申请印章保管人或使用部门负责人在符合移交条件时，应填写《印章移交申请表》，详细说明移交原因、印章名称、数量、移交时间等信息，并提交给综合管理部门。综合管理部门对申请进行审核，审核通过后通知相关部门和人员进行印章移交准备工作。2.准备工作移交人应整理好印章及相关资料，包括印章使用登记台账、印章保管记录等。接收人应安排好接收印章的时间和地点，并做好接收准备工作。3.现场移交移交人与接收人在规定的时间和地点进行现场移交，双方应认真核对印章的数量、名称、完好情况等，并在《印章移交清单》上签字确认。移交人应向接收人详细介绍印章的使用规定、注意事项等，并将印章使用登记台账、印章保管记录等相关资料移交给接收人。4.备案登记综合管理部门对印章移交情况进行备案登记，更新印章管理档案，记录印章移交的时间、地点、移交人、接收人等信息。将《印章移交申请表》、《印章移交清单》等相关资料归档保存，以备查阅。四、印章移交的监督与责任（一）监督机制1.内部监督综合管理部门定期对印章移交情况进行检查，确保印章移交工作符合规定程序和要求。审计部门不定期对印章管理和移交情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。2.外部监督接受上级主管部门、监管部门等外部机构的监督检查，积极配合外部机构的工作，如实提供印章管理和移交相关资料。（二）责任追究1.移交人责任移交人应确保移交的印章真实、完整、有效，如因移交人原因导致印章遗失、被盗用、冒用等情况，移交人应承担相应的法律责任。移交人应按照规定的程序和时间进行印章移交，如因移交人拖延移交或不配合移交工作，给公司造成损失的，移交人应承担赔偿责任。2.接收人责任接收人应认真核对印章及相关资料，确保接收的印章真实、完整、有效。接收后，接收人应按照规定的程序和要求保管和使用印章，如因接收人原因导致印章遗失、被盗用、冒用等情况，接收人应承担相应的法律责任。接收人应及时办理印章移交备案登记手续，如因接收人未及时办理备案登记手续，给公司造成损失的，接收人应承担赔偿责任。3.其他责任对于在印章移交过程中违反本办法规定的其他人员，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、印章移交后的使用管理（一）使用规定1.审批制度印章使用应严格执行审批制度，未经批准不得擅自使用印章。使用部门应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印时间等信息，并按照规定的审批权限提交审批。审批人应认真审核用印申请，确保用印事项合法、合规、真实，签字批准后方可用印。2.使用范围印章使用应严格按照规定的使用范围进行，不得超出范围使用印章。公章主要用于公司对外的正式文件、合同、协议等；合同专用章主要用于签订合同；财务专用章主要用于公司财务结算等相关业务；法定代表人章主要用于特定的授权事项。3.使用登记印章保管人应对印章使用情况进行详细登记，记录用印日期、用印部门、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。印章使用登记台账应妥善保管，以备查阅。（二）风险防范1.印章保管风险加强印章保管场所的安全防范措施，安装监控设备，确保印章存放安全。印章保管人应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管。定期对印章保管情况进行检查，发现问题及时整改。2.印章使用风险严格执行印章使用审批制度，加强对用印申请的审核，防止未经授权使用印章。对重要文件和合同，应进行双人用印或多人会签，确保用印的准确性和安全性。加强对印章使用登记台账的管理，定期进行核对和清理，防止登记错误或遗漏。六、附则（一）解释权本办法由公司综合管理部门负责解释。（二